Aturan pengupahan di Indonesia menjadi acuan penting bagi perusahaan dalam menentukan, menghitung, membayar, dan menyesuaikan upah karyawan. Di dalam praktik payroll, pengupahan tidak hanya berkaitan dengan gaji pokok, tetapi juga mencakup upah minimum, struktur dan skala upah, waktu kerja, lembur, hingga hak tertentu yang muncul saat hubungan kerja berakhir.
Bagi HR dan finance, memahami dasar hukum payroll termasuk di dalamnya komponen pengupahan membantu perusahaan menjaga akurasi, transparansi, serta kepatuhan terhadap ketentuan ketenagakerjaan.
Terlebih, perubahan aturan pengupahan dapat berdampak langsung pada perhitungan gaji, komponen upah, payroll budget, dan proses administrasi SDM.
Artikel ini membahas aturan pengupahan di Indonesia secara lebih detail, terutama berdasarkan regulasi utama yang relevan dalam sistem payroll perusahaan.
PP No. 49 Tahun 2025
Dalam konteks payroll, pengupahan menjadi fondasi utama karena menentukan komponen awal dalam perhitungan gaji karyawan.
Jika dasar upah tidak dikelola dengan benar, maka komponen lain seperti lembur, tunjangan, potongan, pajak PPh 21, BPJS, dan final payroll juga dapat terdampak.
Karena itu, sistem pengupahan di Indonesia perlu dipahami bukan hanya sebagai aturan hukum, tetapi juga sebagai bagian dari tata kelola payroll perusahaan.
HR perlu memastikan bahwa data upah, struktur gaji, jabatan, lokasi kerja, dan perubahan kompensasi tercatat dengan rapi agar proses penggajian berjalan akurat.
Salah satu regulasi penting dalam aturan pengupahan di Indonesia adalah PP No. 49 Tahun 2025. Regulasi ini merupakan perubahan kedua atas PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, yang sebelumnya telah diubah melalui PP No. 51 Tahun 2023. PP No. 49 Tahun 2025 ditetapkan dan diundangkan pada 17 Desember 2025.
PP No. 49 Tahun 2025 diterbitkan untuk mengubah beberapa ketentuan dalam PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. Dalam catatan BPK, perubahan tersebut mempertimbangkan kebutuhan untuk menjaga daya beli pekerja, menjaga kelangsungan usaha, menjaga stabilitas ekonomi nasional, serta mempertimbangkan Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 168/PUU-XXI/2023.
Dalam praktik perusahaan, regulasi ini penting karena pengupahan merupakan salah satu komponen dasar dalam payroll.
Ketika aturan pengupahan berubah, HR perlu memastikan sistem payroll dapat menyesuaikan data gaji, upah minimum, struktur upah, dan komponen lain yang menggunakan upah sebagai dasar perhitungan.
PP No. 36 Tahun 2021 sendiri mengatur kebijakan pengupahan, penetapan upah berdasarkan satuan waktu atau satuan hasil, struktur dan skala upah, upah minimum, perlindungan upah, bentuk dan cara pembayaran upah, hal-hal yang dapat diperhitungkan dengan upah, upah sebagai dasar perhitungan hak dan kewajiban lainnya, dewan pengupahan, serta sanksi administratif.
Artinya, PP No. 49 Tahun 2025 perlu dibaca sebagai pembaruan atas kerangka aturan pengupahan yang sudah ada.
Bagi HR, pembaruan seperti ini menunjukkan pentingnya sistem payroll yang mampu menyesuaikan regulasi tanpa mengganggu akurasi perhitungan gaji.
Upah Minimum dan Dampaknya pada Payroll
Upah minimum adalah salah satu bagian paling penting dalam sistem pengupahan. Bagi perusahaan, upah minimum menjadi acuan dasar dalam menentukan batas bawah pembayaran upah kepada pekerja sesuai ketentuan yang berlaku.
Dalam payroll, perubahan upah minimum dapat berdampak pada banyak hal:
- Pertama, perusahaan perlu memastikan gaji pokok karyawan yang relevan tidak berada di bawah ketentuan minimum yang berlaku.
- Kedua, perusahaan perlu meninjau ulang struktur gaji agar tidak terjadi ketimpangan internal setelah penyesuaian upah minimum.
- Ketiga, perubahan upah minimum dapat memengaruhi payroll budget, terutama bagi perusahaan dengan jumlah karyawan besar atau lokasi kerja yang tersebar di beberapa wilayah.
Bagi perusahaan multi-lokasi, tantangannya bisa lebih kompleks. Setiap wilayah dapat memiliki ketentuan upah minimum yang berbeda, sehingga HR harus memastikan data lokasi kerja dan basis pengupahan setiap karyawan tercatat dengan benar. Jika data lokasi tidak sesuai, payroll dapat menghasilkan perhitungan gaji yang tidak akurat.
Karena itu, aturan pengupahan di Indonesia perlu dikelola bersama sistem data karyawan yang rapi. Upah minimum bukan hanya angka tahunan yang perlu diperbarui, tetapi juga bagian dari strategi kompensasi perusahaan.
PP No. 35 Tahun 2021 tentang Waktu Kerja, Lembur, dan PHK
Selain aturan pengupahan secara langsung, perusahaan juga perlu memperhatikan PP No. 35 Tahun 2021 karena regulasi ini berkaitan dengan waktu kerja, waktu istirahat, waktu kerja lembur, upah kerja lembur, serta pemutusan hubungan kerja.
PP No. 35 Tahun 2021 mengatur antara lain:
- PKWT
- Alih daya
- Waktu kerja
- Waktu istirahat
- Waktu kerja lembur
- Upah kerja lembur
- Tata cara PHK, serta
- Pemberian uang pesangon
- Uang penghargaan masa kerja, dan
- Uang penggantian hak.
Dalam konteks pengupahan, PP No. 35 Tahun 2021 penting karena waktu kerja dan lembur dapat berdampak langsung pada gaji karyawan.
Data jam kerja, jadwal kerja, cuti, izin, dan lembur perlu dikelola dengan akurat agar upah yang dibayarkan sesuai dengan kondisi kerja aktual.
Misalnya, jika karyawan bekerja melebihi waktu kerja yang ditentukan dan lembur tersebut telah disetujui, perusahaan perlu menghitung upah lembur sebagai bagian dari payroll.
Sebaliknya, jika data lembur tidak melalui approval yang jelas, perusahaan dapat mengalami perbedaan antara data attendance, data atasan, dan hasil payroll.
PP No. 35 Tahun 2021 juga relevan untuk kondisi akhir hubungan kerja. Ketika terjadi resign atau PHK, perusahaan perlu menghitung hak akhir kerja berdasarkan kondisi yang berlaku, termasuk komponen yang berkaitan dengan masa kerja, status hubungan kerja, dan ketentuan pembayaran tertentu.
Karena itu, aturan waktu kerja dan PHK tidak dapat dipisahkan sepenuhnya dari sistem pengupahan perusahaan.
Hubungan Waktu Kerja dan Upah Lembur dalam Payroll
Waktu kerja menjadi salah satu data operasional yang paling berpengaruh terhadap payroll. Dalam praktiknya, data kehadiran digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja sesuai jadwal, mengambil cuti, mengalami keterlambatan, menjalani shift tertentu, atau melakukan lembur.
Upah lembur perlu dihitung berdasarkan data yang valid. HR harus memastikan jam lembur sudah tercatat, disetujui, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Finance kemudian menggunakan data tersebut untuk memastikan pembayaran lembur masuk ke payroll periode yang tepat.
Kesalahan dalam data waktu kerja dapat membuat payroll menjadi tidak akurat. Contohnya, lembur yang belum disetujui tetapi sudah masuk perhitungan, cuti yang belum diperbarui, atau shift yang tidak sesuai dengan jadwal aktual. Karena itu, pengelolaan waktu kerja sebaiknya terhubung dengan sistem payroll agar proses perhitungan lebih konsisten.
Permenaker No. 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah
Selain upah minimum dan waktu kerja, perusahaan juga perlu memahami aturan pengupahan Permenaker No. 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah di Indonesia.
Regulasi ini mengatur struktur dan skala upah sebagai pedoman perusahaan dalam menyusun tingkat upah. Dalam catatan Kemnaker, Permenaker No. 1 Tahun 2017 ditetapkan dan diundangkan pada 21 Maret 2017.
Struktur upah merupakan susunan tingkat upah dari yang terendah sampai tertinggi, sedangkan skala upah menunjukkan kisaran nilai nominal upah dari yang terkecil sampai terbesar untuk setiap golongan jabatan.
Dalam Permenaker tersebut, upah yang tercantum dalam struktur dan skala upah merupakan upah pokok, yaitu imbalan dasar yang dibayarkan kepada pekerja menurut tingkat atau jenis pekerjaan berdasarkan kesepakatan.
Bagi perusahaan, struktur dan skala upah membantu menciptakan dasar penggajian yang lebih adil. Dengan struktur yang jelas, perusahaan dapat membedakan tingkat upah berdasarkan jabatan, tanggung jawab, kompetensi, masa kerja, pendidikan, dan faktor lain yang relevan.
Tanpa struktur dan skala upah, pengelolaan gaji dapat menjadi subjektif. Kenaikan gaji bisa sulit dijelaskan, perbedaan gaji antarposisi dapat menimbulkan pertanyaan, dan perusahaan bisa kesulitan menyusun strategi kompensasi jangka panjang.
Mengapa Struktur dan Skala Upah Penting bagi Perusahaan?
Struktur dan skala upah penting karena membantu perusahaan menjaga konsistensi dalam pemberian gaji. Dalam organisasi yang terus berkembang, jumlah jabatan, level pekerjaan, dan variasi tanggung jawab biasanya semakin kompleks. Jika tidak ada struktur yang jelas, HR akan kesulitan memastikan bahwa kompensasi yang diberikan sudah proporsional.
Dari sisi HR, struktur dan skala upah membantu dalam proses rekrutmen, promosi, kenaikan gaji, mutasi, dan evaluasi kompensasi. Dari sisi finance, struktur tersebut membantu perusahaan memperkirakan biaya tenaga kerja dan merencanakan anggaran payroll dengan lebih baik.
Struktur upah juga mendukung transparansi internal. Perusahaan tidak harus membuka seluruh nominal gaji secara publik, tetapi perlu memiliki dasar internal yang jelas mengenai bagaimana tingkat upah ditentukan. Dengan begitu, keputusan kompensasi dapat lebih mudah dipertanggungjawabkan.
Mengapa Aturan Pengupahan Penting dalam Payroll?
Aturan pengupahan di Indonesia penting karena menjadi dasar perusahaan dalam memastikan hak karyawan atas upah terpenuhi secara tepat. Aturan pengupahan di Indonesia membantu perusahaan menentukan standar pembayaran, menyesuaikan upah minimum, menyusun struktur gaji, menghitung lembur, dan mengelola hak karyawan dalam situasi tertentu.
Tanpa pemahaman yang tepat, perusahaan berisiko mengalami kesalahan dalam menetapkan gaji, salah menghitung lembur, tidak menyesuaikan upah minimum, atau tidak memiliki struktur upah yang terdokumentasi. Kesalahan ini dapat berdampak pada payroll, hubungan industrial, hingga kepatuhan perusahaan.
Di sisi lain, pengelolaan pengupahan yang baik juga membantu perusahaan membangun transparansi. Karyawan dapat memahami dasar perhitungan gaji mereka, sementara perusahaan memiliki acuan yang jelas dalam menentukan kenaikan gaji, penyesuaian jabatan, dan evaluasi kompensasi.
Sebagai bagian dari sistem payroll yang lebih luas, aturan pengupahan juga terhubung dengan dasar hukum payroll Indonesia, terutama karena payroll mencakup banyak komponen seperti upah, pajak, BPJS, THR, lembur, dan hak akhir kerja.
Tantangan Perusahaan dalam Mengelola Pengupahan
Mengelola pengupahan tidak selalu sederhana karena perusahaan perlu memastikan setiap komponen upah sesuai dengan regulasi, kebijakan internal, dan kondisi operasional karyawan. Beberapa tantangan yang sering dihadapi HR antara lain:
1. Perubahan Regulasi Pengupahan
Aturan pengupahan dapat berubah dari waktu ke waktu, termasuk ketentuan upah minimum, struktur upah, atau kebijakan terkait kompensasi. Ketika terjadi pembaruan regulasi, HR perlu memastikan sistem payroll dapat menyesuaikan perubahan tersebut dengan cepat agar perhitungan gaji tetap akurat.
2. Perbedaan Lokasi Kerja
Perusahaan yang memiliki cabang di berbagai provinsi atau kabupaten/kota perlu memperhatikan ketentuan upah minimum yang berbeda di setiap wilayah. Jika basis upah tidak disesuaikan dengan lokasi operasional karyawan, perusahaan berisiko mengalami selisih perhitungan atau ketidaksesuaian payroll.
3. Data Waktu Kerja dan Lembur Tidak Sinkron
Data attendance, jadwal kerja, approval lembur, dan payroll harus saling terhubung. Jika data waktu kerja tidak sinkron, perhitungan upah lembur, tunjangan tidak tetap, atau potongan terkait kehadiran dapat menjadi tidak akurat.
4. Struktur Upah Tidak Terdokumentasi
Tanpa struktur dan skala upah yang jelas, HR dapat kesulitan menjelaskan perbedaan gaji antarposisi, dasar kenaikan gaji, atau penyesuaian kompensasi. Struktur upah yang terdokumentasi membantu perusahaan menjaga konsistensi, transparansi, dan keadilan dalam pengelolaan pengupahan.
5. Komponen Upah yang Beragam
Setiap perusahaan dapat memiliki komponen upah yang berbeda, seperti gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, lembur, insentif, atau penyesuaian tertentu. Jika setiap komponen tidak dikategorikan dengan benar, proses payroll dapat menjadi lebih kompleks dan rentan salah hitung.
Bagaimana Sistem Payroll Membantu Kepatuhan Pengupahan?
Sistem payroll yang terintegrasi dapat membantu perusahaan mengelola pengupahan dengan lebih tertib. Melalui sistem yang terpusat, HR dapat mengatur komponen gaji, tunjangan, lembur, penyesuaian upah, serta histori perubahan upah dalam satu platform.
Sistem payroll juga membantu mengurangi risiko manual error. Perusahaan dapat mengatur formula perhitungan, menghubungkan data attendance, memvalidasi lembur, dan memastikan perubahan komponen upah melewati approval yang jelas.
Bagi perusahaan dengan struktur organisasi besar, sistem payroll juga memberikan audit trail yang lebih baik. Setiap perubahan gaji, koreksi payroll, atau penyesuaian komponen upah dapat ditelusuri kembali, sehingga perusahaan lebih siap menghadapi proses audit internal maupun kebutuhan pelaporan.
Untuk mendukung pengelolaan pengupahan yang lebih akurat dan terintegrasi, perusahaan membutuhkan sistem payroll yang mampu mengelola komponen upah, data kehadiran, lembur, tunjangan, pajak, BPJS, hingga perubahan struktur gaji dalam satu alur kerja yang terdokumentasi.
SunFish Payroll Enterprise dari DataOn dapat membantu perusahaan mengelola proses penggajian dengan lebih efisien, akurat, transparan, dan sesuai kebutuhan operasional.
Jika perusahaan Anda ingin memastikan pengelolaan upah berjalan lebih tertib dan terintegrasi dengan sistem payroll modern, konsultasikan kebutuhan payroll perusahaan Anda bersama tim profesional DataOn.
Tim DataOn dapat membantu memahami kompleksitas pengupahan di perusahaan Anda dan merekomendasikan solusi payroll yang sesuai dengan skala bisnis, struktur organisasi, dan kebutuhan kepatuhan.
FAQ
Apa aturan pengupahan di Indonesia?
Aturan pengupahan di Indonesia mencakup regulasi yang mengatur upah minimum, struktur dan skala upah, waktu kerja, lembur, cara pembayaran upah, serta hak tertentu yang berkaitan dengan hubungan kerja.
Apa dasar hukum pengupahan terbaru?
Salah satu dasar hukum pengupahan terbaru adalah PP No. 49 Tahun 2025, yaitu perubahan kedua atas PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan yang sebelumnya telah diubah melalui PP No. 51 Tahun 2023.
Apa hubungan pengupahan dengan payroll?
Pengupahan menjadi dasar penting dalam payroll karena menentukan gaji pokok, tunjangan, upah lembur, penyesuaian upah minimum, serta beberapa komponen lain yang perlu dihitung dalam sistem penggajian.
Apa itu struktur dan skala upah?
Struktur dan skala upah adalah pedoman perusahaan dalam menyusun tingkat upah berdasarkan jabatan, masa kerja, kompetensi, pendidikan, dan faktor lain yang relevan. Permenaker No. 1 Tahun 2017 menjadi salah satu regulasi yang mengaturnya.
Mengapa perusahaan perlu memahami aturan pengupahan?
Perusahaan perlu memahami aturan pengupahan agar perhitungan gaji, lembur, struktur upah, penyesuaian upah minimum, dan payroll berjalan akurat, transparan, serta sesuai ketentuan yang berlaku.
