Dalam praktik rekrutmen modern, penggunaan karyawan kontrak menjadi hal yang umum di berbagai industri. Namun, penerapan kontrak kerja tidak bisa hanya “berdasarkan kebiasaan.”
HR perlu memastikan bahwa penggunaan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) sesuai dengan aturan yang berlaku. Ini bertujuan agar tidak menimbulkan risiko kepatuhan, potensi sengketa hubungan kerja, hingga perubahan status hubungan kerja secara hukum.
Regulasi yang menjadi rujukan utama untuk pelaksanaan PKWT adalah PP No. 35 Tahun 2021. Di dalamnya, aturan PKWT dibahas secara spesifik mulai dari jenis pekerjaan yang boleh menggunakan PKWT, ketentuan durasi, syarat administrasi kontrak, kewajiban kompensasi, hingga risiko hukum apabila PKWT diterapkan tidak sesuai ketentuan.
Artikel ini membahas aturan PKWT berdasarkan kategori utama dan memberikan panduan langkah yang perlu dilakukan HR agar implementasinya patuh regulasi.
Pasal-pasal penting yang mengatur PKWT dalam PP No. 35 Tahun 2021
| Topik Aturan PKWT | Pasal | Ringkasan Isi Aturan |
| Jenis pekerjaan yang boleh menggunakan PKWT | Pasal 4–5 | PKWT hanya boleh digunakan untuk pekerjaan tertentu yang bersifat sementara, musiman, atau berbasis proyek; tidak untuk pekerjaan tetap |
| Durasi PKWT | Pasal 6 | PKWT berbasis jangka waktu untuk pekerjaan tertentu dapat dilaksanakan paling lama hingga batas waktu tertentu sesuai ketentuan regulasi |
| Larangan masa percobaan | Pasal 12 | PKWT tidak boleh mensyaratkan masa percobaan; jika ada, dianggap batal demi hukum |
| Isi minimal kontrak PKWT | Pasal 13 | Kontrak wajib memuat identitas para pihak, jabatan, upah, hak dan kewajiban, jangka waktu, dan tanda tangan |
| Pencatatan PKWT | Pasal 14 | PKWT wajib dicatatkan ke instansi ketenagakerjaan dalam batas waktu tertentu setelah ditandatangani |
| Kewajiban kompensasi | Pasal 15–17 | Pengusaha wajib memberikan uang kompensasi berdasarkan masa kerja, termasuk pada perpanjangan atau pengakhiran sebelum waktunya |
| Perjanjian kerja harian dan perubahan status | Pasal 10 | Jika pekerja harian bekerja ≥21 hari per bulan selama 3 bulan berturut-turut, hubungan kerja berubah menjadi PKWTT |
Aturan Jenis Pekerjaan yang Diperbolehkan dalam PKWT
Ketentuan pertama yang wajib dipahami HR adalah: PKWT tidak bisa digunakan untuk semua jenis pekerjaan. Regulasi menegaskan bahwa PKWT hanya boleh diterapkan untuk pekerjaan tertentu—bukan pekerjaan yang sifatnya permanen dan terus-menerus.
Dalam PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 4, ditegaskan bahwa PKWT didasarkan atas jangka waktu atau selesainya suatu pekerjaan tertentu. Ini artinya PKWT tidak dapat diadakan untuk pekerjaan yang bersifat tetap.
Selanjutnya, Pasal 5 menjelaskan kategori pekerjaan yang dapat menggunakan PKWT. Untuk PKWT berbasis jangka waktu, regulasi menyebut contoh pekerjaan yang penyelesaiannya tidak terlalu lama.
Pekerjaan musiman, atau pekerjaan yang berhubungan dengan produk/kegiatan baru yang masih dalam tahap percobaan/penjajakan juga termasuk di dalamnya. Sementara PKWT berbasis selesainya pekerjaan tertentu dapat digunakan untuk pekerjaan yang sekali selesai atau yang sifatnya sementara.
Apa yang harus HR lakukan untuk menjalankan kepatuhan atas regulasi ini?
- Lakukan job classification sebelum membuka lowongan: pastikan role memang sementara, musiman, berbasis proyek, atau terkait kegiatan baru (bukan pekerjaan tetap).
- Simpan dokumentasi alasan penggunaan PKWT (misalnya: “proyek implementasi 10 bulan” atau “peak season 3 bulan”) sebagai bukti good governance bila terjadi audit atau dispute.
- Pastikan jobdesc dan kontrak selaras—jangan sampai di dokumen disebut “sementara” tetapi realitanya pekerjaan inti yang berlangsung terus.
Aturan PKWT tentang Durasi Kontrak dan Perpanjangan
Setelah jenis pekerjaan, HR perlu memastikan durasi PKWT sesuai ketentuan. Di lapangan, kesalahan yang paling sering terjadi adalah kontrak berulang tanpa kontrol durasi sehingga praktiknya menjadi “kontrak permanen terselubung.”
Di PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 6, regulasi menyatakan bahwa pekerjaan yang diperkirakan penyelesaiannya dalam waktu tidak terlalu lama. Lebih lanjut merujuk pada Pasal 5 ayat (1) huruf a, pekerjaan dilaksanakan paling lama 5 (lima) tahun.
Ini menjadi rambu penting untuk HR ketika menyusun kontrak PKWT berbasis jangka waktu. Terutama untuk pekerjaan yang pada praktiknya sering berjalan lebih panjang dari estimasi awal.
Aturan tentang Syarat Administrasi dan Isi Kontrak PKWT
Dalam kepatuhan PKWT, administrasi kontrak bukan sekadar formalitas. Regulasi mengatur isi minimal PKWT, melarang masa percobaan, dan mewajibkan pencatatan kontrak. Tiga hal ini sering menjadi sumber masalah ketika HR tidak disiplin dokumentasi.
Pertama, PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 12 menegaskan bahwa PKWT tidak dapat mensyaratkan adanya masa percobaan kerja. Jika perusahaan tetap mencantumkan masa percobaan, ketentuan tersebut batal demi hukum, dan masa kerja tetap dihitung.
Ini penting karena sebagian perusahaan masih menggunakan “probation” sebagai kebiasaan administrasi. Padahal dalam aturan yang mengatur PKWT, hal tersebut dilarang.
Kedua, Pasal 13 mengatur isi minimal yang harus ada dalam PKWT, termasuk:
- Identitas perusahaan dan pekerja,
- Jabatan/jenis pekerjaan,
- Tempat kerja,
- Besaran dan cara pembayaran upah,
- Hak dan kewajiban para pihak,
- Mulai dan jangka waktu PKWT,
- Tempat dan tanggal dibuat,
- Serta tanda tangan para pihak.
Ketiga, Pasal 14 mewajibkan pencatatan PKWT: dicatatkan secara daring paling lama 3 hari kerja sejak penandatanganan. Atau jika fasilitas daring belum tersedia maka pencatatan tertulis di dinas ketenagakerjaan kabupaten/kota paling lama 7 hari kerja.
Aturan PKWT tentang Kompensasi dan Hak Karyawan
Bagian kompensasi adalah salah satu aspek aturan PKWT yang paling sering ditanyakan HR maupun karyawan. Regulasi secara eksplisit mewajibkan pengusaha memberikan uang kompensasi—dan mengatur kapan dibayarkan serta bagaimana dihitung.
Di PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 15 ayat (1), pengusaha wajib memberikan uang kompensasi kepada pekerja PKWT. Kompensasi tersebut dilaksanakan pada saat berakhirnya PKWT, dan diberikan kepada pekerja yang memiliki masa kerja paling sedikit 1 bulan secara terus-menerus.
Jika PKWT diperpanjang, kompensasi diberikan saat selesainya jangka waktu PKWT sebelum perpanjangan. Lalu kompensasi berikutnya untuk masa perpanjangan diberikan setelah perpanjangan berakhir.
Kemudian, Pasal 16 menjelaskan besaran kompensasi. Misalnya, PKWT 12 bulan terus-menerus mendapat 1 bulan upah; untuk masa kerja 1–<12 bulan atau >12 bulan, dihitung proporsional.
Pasal ini juga menegaskan bahwa dasar perhitungan upah untuk kompensasi terdiri atas upah pokok dan tunjangan tetap. Sementara Pasal 17 menegaskan bahwa bila salah satu pihak mengakhiri hubungan kerja sebelum jangka waktu PKWT berakhir, pengusaha tetap wajib memberikan uang kompensasi yang besarannya dihitung berdasarkan jangka waktu PKWT yang telah dilaksanakan.
Aturan PKWT tentang Perubahan Status dan Risiko Hukum
Selain ketentuan kontrak tertulis, PP No. 35 Tahun 2021 juga mengatur praktik “kerja harian.” Ini penting karena sebagian perusahaan menggunakan kerja harian sebagai solusi operasional, tetapi tanpa kontrol dapat berisiko pada status hubungan kerja.
Dalam potongan dokumen yang terlihat, aturan kerja harian memuat kewajiban membuat perjanjian kerja harian secara tertulis dan memuat elemen minimal tertentu.
Konteks ini berkaitan dengan pengendalian administrasi hubungan kerja jangka pendek agar tetap tercatat, jelas, dan memenuhi hak pekerja (termasuk hak atas program jaminan sosial).
Checklist Kepatuhan PKWT untuk HR
Agar penerapan aturan PKWT lebih mudah dieksekusi, HR dapat menggunakan checklist berikut sebagai panduan operasional.
1) Sebelum Rekrutmen
- Pastikan posisi memenuhi kriteria pekerjaan yang boleh menggunakan PKWT (rujuk Pasal 4–5).
- Dokumentasikan alasan penggunaan PKWT (misalnya proyek, musiman, kegiatan baru).
2) Saat Menyusun Kontrak
- Pastikan kontrak PKWT tidak memuat masa percobaan (Pasal 12).
- Pastikan semua elemen minimal kontrak tercantum lengkap (Pasal 13).
- Pastikan durasi kontrak selaras dengan ketentuan yang relevan (misalnya rujuk Pasal 6 untuk pekerjaan tertentu).
3) Setelah Kontrak Ditandatangani
- Lakukan pencatatan PKWT sesuai ketentuan waktu (Pasal 14).
- Simpan bukti pencatatan dan dokumen kontrak dengan rapi.
4) Saat Masa Kerja Berjalan
- Pantau masa kontrak dan siapkan keputusan perpanjangan lebih awal (hindari keputusan mendadak di akhir kontrak).
- Pastikan perubahan jobscope tidak “menggeser” pekerjaan menjadi bersifat tetap (kembali ke rujukan Pasal 4–5).
5) Saat Kontrak Berakhir
- Hitung dan bayarkan kompensasi sesuai ketentuan (Pasal 15–17).
- Dokumentasikan penyelesaian administrasi akhir kontrak.
Pentingnya Memiliki Sistem Rekrutmen Modern Terintegrasi
Mengelola proses rekrutmen dan hubungan kerja sesuai regulasi tidak hanya membutuhkan pemahaman aturan, tetapi juga sistem yang mampu mendukung administrasi dan pemantauan secara konsisten. Dalam praktiknya, banyak perusahaan menghadapi tantangan dalam mengelola dokumen kontrak, memantau masa kerja, serta memastikan keterkaitan data antara rekrutmen, payroll, kompensasi, dan evaluasi kinerja.
Fitur Recruitment SunFish membantu perusahaan menerapkan proses rekrutmen yang lebih terstruktur dan selaras dengan kepatuhan regulasi. Sistem ini tidak hanya mendukung pengelolaan kandidat dan dokumentasi kontrak, tetapi juga terintegrasi dengan modul payroll, compensation & benefits, serta performance management, sehingga data karyawan dapat dikelola secara menyeluruh dalam satu platform.
Jika perusahaan Anda ingin memahami bagaimana pendekatan ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan operasional dan kebijakan HR yang berlaku, Anda dapat berdiskusi dengan tim profesional DataOn untuk mendapatkan rekomendasi solusi yang tepat.
FAQ
Apa aturan PKWT terbaru di Indonesia?
Aturan PKWT diatur dalam PP No. 35 Tahun 2021, termasuk ketentuan jenis pekerjaan, durasi, administrasi kontrak, dan kompensasi.
Berapa lama maksimal kontrak PKWT?
Untuk pekerjaan tertentu yang diperkirakan selesai dalam waktu tidak terlalu lama, dapat dilaksanakan paling lama 5 tahun (Pasal 6).
Apakah PKWT wajib dicatatkan?
Ya, PKWT wajib dicatatkan sesuai ketentuan Pasal 14.
Apa risiko jika PKWT tidak sesuai aturan?
PKWT yang tidak sesuai ketentuan dapat menimbulkan risiko kepatuhan dan sengketa hubungan kerja, karena syarat penggunaan PKWT dibatasi untuk pekerjaan yang tidak bersifat tetap (Pasal 4).
