Bagaimana menciptakan struktur organisasi yang tepat bergantung pada tujuan bisnis dan pekerjaan yang mendukungnya. Pembagian tanggung jawab yang tidak selaras dapat menunda keputusan dan membuat pekerjaan antarunit tumpang tindih.
Struktur organisasi yang tepat memperjelas kontribusi setiap fungsi tanpa menambah jenjang manajemen yang tidak perlu. Karena itu, penyusunannya perlu dimulai dari analisis pekerjaan sebelum posisi dan jalur pelaporan ditentukan.
Apa yang Perlu Dianalisis Sebelum Menyusun Struktur Organisasi?
Analisis awal menunjukkan pekerjaan yang harus ditangani dan masalah dalam susunan saat ini. Temuannya menjadi dasar untuk menjawab bagaimana menciptakan struktur organisasi yang tepat, bukan alasan mempertahankan jabatan yang sudah ada.
Tetapkan Tujuan dan Prioritas Bisnis
Tujuan bisnis menjadi acuan awal untuk menentukan bagaimana menciptakan struktur organisasi yang tepat dalam periode tertentu. Ekspansi wilayah, misalnya, dapat meningkatkan kebutuhan akan pengambilan keputusan yang dekat dengan lokasi operasional.
Prioritas dalam proses perencanaan SDM membantu membedakan kebutuhan mendesak dari rencana jangka panjang. Dengan begitu, rancangan struktur dapat mendukung target saat ini, sementara unit baru dibentuk setelah tugas dan skalanya jelas.
Petakan Proses Kerja yang Harus Berjalan
Pemetaan dimulai dengan menelusuri pekerjaan utama dari permintaan awal hingga hasil diterima pelanggan atau unit terkait. Catat aktivitas yang harus dilakukan, informasi yang dibutuhkan, dan titik perpindahan pekerjaan di sepanjang alur tersebut.
Peta kerja dapat menunjukkan tahapan yang belum memiliki penanggung jawab atau justru dikerjakan oleh beberapa tim. Bedakan pula fungsi yang menghasilkan layanan utama dari fungsi pendukungnya untuk menilai kebutuhan tiap unit sebelum posisi ditetapkan.
Identifikasi Kesenjangan Peran dan Beban Kerja
Setelah alur kerja terlihat, bandingkan tanggung jawab yang dibutuhkan dengan pembagian tugas saat ini. Perhatikan pekerjaan yang menumpuk pada satu posisi, terabaikan, atau berpindah-pindah karena batas perannya belum jelas.
Beban kerja perlu dibandingkan dengan kapasitas tim berdasarkan volume, kesulitan, dan frekuensi tugas. Analisis ini menjadi dasar saat memutuskan bagaimana menciptakan struktur organisasi yang tepat, termasuk posisi mana yang perlu dibentuk, digabung, atau dipisahkan.
Bagaimana Merancang Susunan Unit dan Posisi?
Hasil analisis pekerjaan digunakan untuk menentukan cara mengelompokkan unit, membentuk posisi, dan menyusun jenjang manajemen. Ketiga keputusan ini perlu saling selaras agar rancangan dapat dijalankan dengan sumber daya yang tersedia.
Pilih Dasar Pengelompokan Unit
Unit dapat dikelompokkan berdasarkan fungsi, produk, atau wilayah sesuai kebutuhan koordinasi. Pilihan ini menentukan bagaimana menciptakan struktur organisasi yang tepat bagi bisnis yang mengutamakan spesialisasi, lini produk, atau kedekatan dengan lokasi operasional.
Ketika keahlian dari beberapa fungsi perlu digunakan dalam proyek atau unit bisnis yang sama, struktur matriks dapat dipertimbangkan. Dalam model ini, satu posisi dapat melapor kepada lebih dari satu pimpinan sehingga batas kewenangannya perlu dijelaskan.
Tentukan Posisi Berdasarkan Kebutuhan Pekerjaan
Gunakan volume, kompleksitas, dan kesinambungan tugas untuk menentukan pekerjaan yang memerlukan posisi tersendiri. Tugas yang saling berkaitan dapat digabung selama kapasitas dan keahlian yang dibutuhkan masih realistis untuk satu posisi.
Pemisahan posisi menjadi relevan ketika tanggung jawab yang berbeda mulai mengganggu fokus atau kualitas hasil kerja. Jumlah dan tingkat spesialisasi posisi dapat berbeda menurut skala bisnis, sebagaimana tergambar dalam contoh susunan jabatan.
Atur Jenjang Manajemen dan Jalur Pelaporan
Tentukan atasan utama setiap posisi dan, pada struktur matriks, jelaskan hubungan pelaporan kepada pimpinan proyek. Jumlah lapisan manajemen perlu disesuaikan dengan kebutuhan pengawasan agar jalur keputusan tidak terlalu panjang.
Rentang kendali, yaitu jumlah bawahan langsung per atasan, perlu dipertimbangkan saat menentukan bagaimana menciptakan struktur organisasi yang tepat. Tim yang memerlukan arahan intensif biasanya membutuhkan lebih sedikit anggota per atasan agar pendampingan tetap memadai.
Bagaimana Mengatur Tanggung Jawab dalam Struktur Organisasi?
Setelah unit dan posisi tersusun, setiap peran perlu memiliki hasil kerja dan batas keputusan yang jelas. Aturan koordinasi kemudian menghubungkan pekerjaan yang melibatkan lebih dari satu unit.
Tetapkan Tanggung Jawab dan Hasil Kerja Tiap Posisi
Jelaskan tugas utama serta hasil yang diharapkan dari setiap posisi. Ukuran keberhasilannya perlu cukup spesifik agar kontribusi dapat dinilai dari pekerjaan yang selesai, bukan sekadar aktivitas harian.
Untuk menjawab bagaimana menciptakan struktur organisasi yang tepat pada pekerjaan bersama, tetapkan penanggung jawab akhir di antara posisi yang terlibat. Posisi lain dapat memberi masukan atau menangani bagian tertentu tanpa mengaburkan kepemilikan hasil.
Tentukan Batas Kewenangan Pengambilan Keputusan
Kewenangan perlu ditetapkan menurut jenis keputusan dan dampaknya terhadap anggaran atau kebijakan. Pembagian ini menentukan siapa yang dapat bertindak langsung dan kapan alur persetujuan harus dilalui.
Tetapkan pula kondisi yang mengharuskan suatu persoalan dieskalasikan. Aturan eskalasi ini membantu tim menangani kebutuhan harian sesuai kewenangannya.
Rancang Mekanisme Koordinasi Antarunit
Untuk menjawab bagaimana menciptakan struktur organisasi yang tepat bagi pekerjaan lintas unit, tetapkan waktu serah terima, informasi yang disertakan, dan penerimanya. Aturan ini mencegah tugas tertahan di antara unit yang terlibat.
Ketika beberapa unit perlu mengambil keputusan bersama, tentukan pihak yang memimpin pembahasan dan menyampaikan hasilnya. Forum rutin dapat membantu jika ketergantungan antarunit sering membuat keputusan tertunda.
Bagaimana Menerapkan dan Meninjau Struktur Organisasi?
Rancangan perlu diterjemahkan menjadi dokumen dan perubahan kerja yang dapat dijalankan tim. Setelah diterapkan, hasilnya ditinjau untuk melihat apakah susunan tersebut masih sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Tuangkan Rancangan ke dalam Bagan dan Dokumen Peran
Setelah menentukan bagaimana menciptakan struktur organisasi yang tepat, gambarkan susunan unit, posisi, dan hubungan pelaporan dalam sebuah bagan. Dokumen peran kemudian merinci tanggung jawab serta kewenangan agar rancangan dapat dijalankan.
Pastikan nama posisi dan hubungan pelaporan pada bagan dan dokumen peran konsisten. Perbedaan informasi dapat menimbulkan kebingungan saat pembagian tugas, orientasi, atau perubahan personel.
Komunikasikan Perubahan kepada Tim Terkait
Sampaikan alasan perubahan, peran yang terdampak, dan tanggal mulai berlakunya susunan baru. Tim juga perlu mengetahui kepada siapa pekerjaan yang sedang berjalan harus diserahkan selama masa transisi.
Berikan ruang untuk menanyakan tugas atau jalur pelaporan yang belum jelas. Pertanyaan tersebut dapat menunjukkan bagian rancangan yang perlu diperjelas sebelum perubahan berlaku penuh.
Evaluasi Struktur Berdasarkan Hambatan Kerja dan Perubahan Bisnis
Tinjau apakah keputusan sering tertunda, pekerjaan berpindah tanpa penanggung jawab, atau beban pengawasan terlalu besar. Temuan ini menunjukkan bagian yang perlu diperbaiki saat meninjau kembali bagaimana menciptakan struktur organisasi yang tepat, tanpa otomatis merombak seluruh susunan.
Evaluasi juga diperlukan ketika lini bisnis, wilayah operasi, atau cara kerja berubah secara berarti. Penyesuaian dilakukan pada fungsi yang terdampak agar struktur tetap mendukung kebutuhan yang nyata.
Checklist Sebelum Struktur Organisasi Ditetapkan
Periksa rancangan akhir sebelum menetapkan susunan unit dan posisi. Libatkan pimpinan unit terkait untuk menguji apakah pembagiannya dapat dijalankan dalam pekerjaan sehari-hari.
Gunakan empat pertanyaan berikut sebagai pemeriksaan akhir:
- Kelengkapan fungsi
Apakah seluruh pekerjaan penting sudah memiliki unit penanggung jawab? - Tanggung jawab dan kewenangan
Apakah hasil kerja serta batas keputusan tiap posisi sudah ditetapkan? - Pelaporan dan koordinasi
Apakah jalur pelaporan dan serah terima pekerjaan antarunit sudah jelas? - Jumlah posisi
Apakah jumlah dan pembagian posisi sesuai dengan volume serta kompleksitas pekerjaan?
Kelola Perubahan Struktur Organisasi dengan SunFish HR
Jika bagan dan catatan jabatan dikelola di file terpisah, perubahan posisi bisa terlambat tercermin dalam hubungan pelaporan. Akibatnya, tim dapat merujuk susunan yang berbeda dan mengirim persetujuan kepada atasan yang sudah berganti.
SunFish HR membantu memperbarui bagan organisasi sekaligus mencatat mutasi dan promosi melalui Administrasi Karir. Fitur Otomatisasi Alur Kerja membantu menyesuaikan alur persetujuan saat susunan unit atau jabatan berubah.
Kebutuhan penerapan dapat berbeda menurut jumlah unit, pola pelaporan, dan tahapan persetujuan di tiap organisasi. Diskusikan rancangan Anda dengan tim profesional DataOn untuk menentukan pendekatan yang sesuai dengan skala dan kompleksitas bisnis.
FAQ
- Apa saja isi struktur organisasi?
Struktur organisasi biasanya menampilkan nama unit, posisi, pemegang jabatan jika diperlukan, serta garis pelaporan. Rincian tugas dan batas kewenangan lebih tepat dicatat dalam dokumen peran agar bagan tetap mudah dibaca.
- Apa langkah menyusun bagan organisasi?
Mulailah dari unit pimpinan, lalu tempatkan unit dan posisi di bawahnya sesuai hubungan pelaporan yang telah disetujui. Periksa kembali setiap garis penghubung, terutama bila ada penugasan lintas unit atau hubungan kerja matriks.
- Struktur organisasi PT apa saja?
Organ PT terdiri atas RUPS, Direksi, dan Dewan Komisaris. Unit kerja di bawah Direksi, seperti operasional, keuangan, dan SDM, disusun sesuai kebutuhan bisnis.
- Bikin struktur organisasi pakai aplikasi apa?
PowerPoint atau Canva dapat digunakan untuk membuat bagan yang perlu ditampilkan dalam dokumen dan presentasi. Jika posisi serta jalur pelaporan sering berubah, sistem HRIS dengan fitur struktur organisasi memudahkan pembaruannya.
