Cara menghitung gaji prorata perlu dipahami saat karyawan mulai bekerja di tengah periode penggajian. Dengan dasar perhitungan yang jelas, tim payroll dapat menentukan upah yang dibayarkan sesuai tanggal mulai kerja.
Perhitungan dapat menggunakan hari kerja, hari kalender, atau jam kerja sesuai metode penggajian perusahaan. Artikel ini membahas rumus, contoh dalam berbagai kondisi payroll, serta THR prorata yang menggunakan dasar hitung tersendiri.
Cara Menghitung Gaji Prorata: Rumus dan Komponennya
Dalam perhitungan gaji karyawan, nilai prorata bergantung pada periode kerja dan komponen upah yang menjadi haknya. Keduanya perlu ditetapkan sebelum rumus diterapkan.
Tentukan Komponen Upah dan Periode Penggajian
Mulailah dengan menetapkan periode payroll, tanggal efektif kerja, dan jenis hari yang digunakan dalam rumus. Setelah itu, pisahkan dasar upah dari pembayaran berbasis kehadiran dan potongan.
Perhatikan perlakuan setiap unsur penggajian:
- Gaji pokok dan tunjangan tetap
Proratakan kedua komponen ini menurut tanggal efektif kerja dan ketentuan perusahaan. - Tunjangan berbasis kehadiran
Hitung uang makan atau transportasi sesuai syarat pembayaran masing-masing komponen. - Pajak dan iuran jaminan sosial
Hitung masing-masing menurut dasar dan ketentuannya; iuran tidak otomatis mengikuti nilai hasil prorata.
Rumus Gaji Prorata Berdasarkan Hari dan Jam Kerja
Untuk gaji sebagian periode, bagi hari yang dibayar dengan total hari sejenis dalam periode. Pasal 17 PP 36/2021 memakai pembagi 21 (lima hari kerja seminggu) atau 25 (enam hari kerja seminggu) untuk menghitung gaji per hari, bukan pembagi wajib prorata bulanan.
Gaji prorata = (jumlah hari yang diperhitungkan ÷ total hari dalam periode) × gaji bulanan yang menjadi dasar perhitungan
Untuk metode per jam, kalikan tarif upah per jam dengan jumlah jam yang dibayar. Angka 1/173 dalam Pasal 32 PP Nomor 35 Tahun 2021 digunakan untuk menghitung upah sejam pada lembur dan tidak otomatis menjadi pembagi untuk semua metode prorata.
Gaji prorata per jam = tarif upah per jam × jumlah jam yang dibayar
Rumus THR Prorata
Menurut Pasal 3 Permenaker 6/2016, THR prorata berlaku untuk masa kerja satu bulan hingga kurang dari 12 bulan; karyawan dengan masa kerja 12 bulan atau lebih menerima THR sebesar satu bulan upah. Dasarnya adalah upah tanpa tunjangan atau upah pokok beserta tunjangan tetap.
THR prorata = (masa kerja dalam bulan ÷ 12) × satu bulan upah
Contoh: Masa kerja 5 bulan dengan dasar upah Rp6.000.000 menghasilkan 5 ÷ 12 × Rp6.000.000 = Rp2.500.000.
Cara Menghitung Gaji Prorata Karyawan Baru
Gaji bulan pertama bergantung pada tanggal masuk dan periode payroll. Empat langkah ini membantu menentukan hari yang dibayar hingga nominal akhirnya.
1. Tetapkan periode payroll
Catat tanggal masuk, rentang penggajian, dan cut-off sebagai batas data untuk pembayaran terdekat.
2. Hitung hari yang dibayar
Ikuti metode penggajian; jangan samakan libur resmi atau cuti berbayar dengan ketidakhadiran tanpa upah.
3. Terapkan rumus prorata
Masukkan jumlah hari dan gaji bulanan ke rumus, lalu catat hasil bruto untuk periode tersebut.
4. Verifikasi pembayaran
Periksa tanggal dan hasilnya; catat hari setelah cut-off agar dibayar sesuai jadwal tanpa dihitung dua kali.
Contoh Perhitungan Gaji Prorata dalam Berbagai Skenario
Contoh di bawah menggunakan nilai bruto sebelum pembayaran berbasis kehadiran dan potongan. Angka dan dasar perhitungan pada setiap simulasi dicantumkan agar hasilnya dapat diperiksa.
Karyawan Baru dengan Metode Hari Kerja
Seorang karyawan mulai bekerja di tengah periode dengan gaji bulanan sebesar Rp6.300.000. Dalam periode tersebut terdapat 21 hari kerja, dan 9 hari diperhitungkan sejak tanggal ia mulai bekerja.
Gaji prorata = 9 ÷ 21 × Rp6.300.000 = Rp2.700.000
Dengan metode hari kerja, gaji bruto untuk bagian periode tersebut adalah Rp2.700.000. Pembilang dan pembaginya sama-sama menggunakan hari kerja.
Karyawan Baru dengan Metode Hari Kalender
Seorang karyawan memiliki gaji bulanan sebesar Rp6.000.000 dan mulai bekerja ketika tersisa 12 hari dari periode 30 hari kalender. Perusahaan menggunakan hari kalender sebagai dasar perhitungan gaji prorata.
Gaji prorata = 12 ÷ 30 × Rp6.000.000 = Rp2.400.000
Dalam metode hari kalender, akhir pekan termasuk dalam jumlah hari pada periode yang dihitung. Jika panjang periode payroll berubah, jumlah hari yang digunakan sebagai pembagi juga menyesuaikan.
Karyawan Masuk Setelah Cut-Off Payroll
Karyawan bergaji Rp6.300.000 per bulan mulai bekerja setelah cut-off, sehingga empat hari kerjanya belum masuk pembayaran terdekat. Pada bulan masuk terdapat 21 hari kerja.
Gaji prorata = 4 ÷ 21 × Rp6.300.000 = Rp1.200.000
Nominal Rp1.200.000 tetap menjadi hak karyawan untuk bulan masuk. Saat diproses pada siklus berikutnya, pisahkan dari perhitungan gaji bulan tersebut.
Karyawan Resign di Tengah Periode
Seorang karyawan dengan gaji bulanan sebesar Rp8.400.000 berhenti sebelum periode payroll berakhir. Dari total 21 hari kerja dalam periode tersebut, 7 hari diperhitungkan sampai tanggal efektif ia berhenti.
Gaji prorata = 7 ÷ 21 × Rp8.400.000 = Rp2.800.000
Gaji bruto untuk bagian periode terakhirnya adalah Rp2.800.000. Nominal ini belum mencakup tunjangan berbasis kehadiran atau potongan yang berlaku pada penggajian terakhir.
Perhitungan Berdasarkan Jam Kerja
Dalam contoh metode per jam, tarif upah yang berlaku adalah Rp30.000 per jam. Sebanyak 50 jam diperhitungkan untuk pembayaran dalam periode tersebut.
Gaji prorata per jam = 50 × Rp30.000 = Rp1.500.000
Tarif Rp30.000 per jam merupakan asumsi untuk simulasi ini. Dalam penggajian nyata, gunakan tarif per jam yang berlaku bagi karyawan tersebut.
Perubahan Gaji karena Promosi di Tengah Periode
Seorang karyawan mendapat promosi yang menaikkan gaji bulanannya dari Rp6.300.000 menjadi Rp8.400.000. Kenaikan berlaku setelah 10 dari 21 hari kerja dalam periode payroll, sehingga 11 hari berikutnya dihitung dengan upah baru.
Upah sebelum promosi = 10 ÷ 21 × Rp6.300.000 = Rp3.000.000
Upah setelah promosi = 11 ÷ 21 × Rp8.400.000 = Rp4.400.000
Total gaji bruto = Rp7.400.000
Upah sebelum dan setelah promosi dihitung terpisah menurut jumlah hari berlakunya. Simpan rincian keduanya agar hasil penggajian dapat ditelusuri.
Dokumen yang Perlu Dicek Sebelum Memproses Gaji Prorata
Hasil hitung perlu didukung data yang menunjukkan kapan upah dan periode kerja berlaku. Pemeriksaan dokumen juga membantu tim payroll menjelaskan selisih nominal jika karyawan meminta rincian gajinya.
Gunakan dokumen dan data pendukung ini sebagai acuan:
- Perjanjian kerja atau keputusan perubahan upah
Cocokkan tanggal efektif dan nominal upah, termasuk jika ada promosi di tengah periode. - Jadwal kerja dan kalender payroll
Pastikan periode penggajian, tanggal cut-off, serta dasar hari kerja atau hari kalender yang digunakan. - Data kehadiran dan cuti
Bedakan hari kerja, cuti berbayar, dan ketidakhadiran tanpa upah saat menetapkan hari yang dibayar. - Rincian perhitungan dan persetujuan payroll
Simpan dasar pembagi, hasil prorata, komponen tambahan, potongan, dan hasil verifikasinya.
Tingkatkan Akurasi Perhitungan Gaji Prorata dengan SunFish Payroll
Saat tanggal masuk, perubahan upah, dan batas cut-off ditangani dalam satu siklus payroll, verifikasi manual dapat menyita waktu dan meningkatkan risiko kekeliruan. Tim payroll membutuhkan alur yang menyatukan perubahan data dan pemeriksaan sebelum pembayaran.
SunFish Payroll menyediakan Konfigurasi Komponen Gaji untuk mengatur tunjangan dan potongan, serta Otomatisasi dengan Variabel untuk menentukan nilai dasar perhitungan. Fitur Panduan Payroll membantu tim memperbarui data, memproses absensi, dan memeriksa kelengkapan setiap tahap penggajian.
Seiring bertambahnya jumlah karyawan dan variasi skema penggajian, proses verifikasi yang konsisten membantu menjaga akurasi payroll. Diskusikan kebutuhan perusahaan Anda bersama tim ahli DataOn untuk membangun alur penggajian yang terstruktur, transparan, dan mudah ditelusuri.
FAQ
- Apa arti dari prorata?
Prorata berarti menghitung pembayaran secara proporsional terhadap bagian periode yang berlaku. Dalam penggajian, metode ini digunakan ketika karyawan tidak menerima upah untuk satu periode penuh, misalnya karena baru masuk atau resign di tengah periode.
- Bagaimana cara menghitung gaji prorata menurut Depnaker?
Tidak ada pembagi tunggal untuk semua gaji prorata. Angka 1/173 dalam PP 35/2021 digunakan untuk menghitung upah sejam lembur; gaji prorata mengikuti metode dan periode penggajian perusahaan.
- Bagaimana cara menghitung gaji prorata karyawan yang resign?
Hitung hari yang dibayar sampai tanggal efektif berhenti, lalu terapkan rumus prorata dengan gaji bulanan yang berlaku. Periksa juga komponen pembayaran dan potongan dalam penggajian terakhirnya.
- Gaji Rp2 juta berarti sehari berapa?
Sebagai ilustrasi, Rp2.000.000 dibagi 21 hari kerja menghasilkan sekitar Rp95.238 per hari kerja. Jika menggunakan 30 hari kalender, hasilnya sekitar Rp66.667 per hari kalender; pembagi mengikuti metode yang dipakai perusahaan.
