Dalam proses rekrutmen modern, perusahaan tidak hanya perlu menemukan kandidat yang tepat, tetapi juga melakukannya secara efisien. Salah satu indikator yang sering digunakan oleh tim HR untuk mengukur efisiensi proses perekrutan adalah time to hire.
Metrik ini membantu perusahaan memahami berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memilih kandidat sejak mereka pertama kali masuk ke proses seleksi hingga menerima tawaran kerja. Dengan memahami cara menghitung time to hire, organisasi dapat mengevaluasi apakah proses rekrutmen berjalan efektif atau justru terlalu lambat.
Artikel ini akan membahas rumus time to hire, contoh perhitungannya, serta strategi yang dapat dilakukan perusahaan untuk mengoptimalkan metrik ini.
Rumus Cara Menghitung Time to Hire
Sebelum membahas cara menghitungnya, penting untuk memahami kembali konsep dasar metrik ini.
Time to hire adalah ukuran waktu yang dibutuhkan sejak seorang kandidat memasuki proses seleksi hingga kandidat tersebut menerima tawaran kerja dari perusahaan. Metrik ini sering digunakan untuk menilai kecepatan proses rekrutmen serta efisiensi koordinasi antara tim HR dan hiring manager.
Jika time to hire terlalu lama, perusahaan berisiko kehilangan kandidat berkualitas yang mungkin menerima tawaran dari organisasi lain. Karena itu, memonitor metrik ini menjadi bagian penting dari strategi recruitment management.
Secara sederhana, rumus time to hire adalah selisih antara tanggal kandidat masuk ke proses seleksi dan tanggal kandidat menerima tawaran kerja.
Time to Hire = Tanggal Kandidat Masuk Proses Seleksi – Tanggal Kandidat Menerima Offer
Namun dalam praktiknya, perusahaan biasanya menghitung rata-rata time to hire dari beberapa proses rekrutmen dalam periode tertentu.
Rumus rata-rata:
Average Time to Hire =
Total Hari Proses Rekrutmen ÷ Jumlah Kandidat yang Direkrut
Pendekatan ini membantu HR mendapatkan gambaran yang lebih realistis mengenai efisiensi proses perekrutan dalam organisasi.
Contoh Perhitungan Time to Hire
Agar konsep ini lebih mudah dipahami, berikut contoh sederhana bagaimana HR dapat menghitung time to hire dalam proses rekrutmen sehari-hari.
Misalkan sebuah perusahaan sedang membuka posisi Marketing Specialist. Proses rekrutmen berjalan melalui beberapa tahap seperti screening CV, interview HR, interview user, hingga pemberian penawaran kerja.
Berikut kronologi proses seleksi kandidat:
| Tahapan | Tanggal |
| Kandidat melamar pekerjaan | 1 Mei |
| HR melakukan screening dan menghubungi kandidat | 3 Mei |
| Interview HR dilakukan | 7 Mei |
| Interview dengan hiring manager | 10 Mei |
| Kandidat menerima offer kerja | 15 Mei |
Dalam konteks time to hire, perhitungan dimulai sejak kandidat masuk ke proses seleksi hingga kandidat menerima tawaran kerja.
Dengan demikian:
- Tanggal kandidat masuk proses seleksi: 3 Mei
- Tanggal kandidat menerima offer: 15 Mei
Maka perhitungannya adalah:
Time to Hire = 15 Mei – 3 Mei = 12 hari
Artinya, perusahaan membutuhkan waktu 12 hari untuk menyelesaikan proses seleksi kandidat tersebut.
Contoh Perhitungan Rata-Rata Time to Hire
Biasanya HR tidak hanya menghitung satu kandidat saja, tetapi menghitung rata-rata time to hire dari beberapa proses rekrutmen dalam periode tertentu agar mendapatkan gambaran yang lebih akurat.
Misalnya dalam satu bulan perusahaan berhasil merekrut tiga kandidat dengan data berikut:
| Kandidat | Tanggal Masuk Seleksi | Tanggal Offer | Time to Hire |
| Kandidat A | 2 Mei | 16 Mei | 14 hari |
| Kandidat B | 5 Mei | 20 Mei | 15 hari |
| Kandidat C | 8 Mei | 22 Mei | 14 hari |
Total waktu rekrutmen dari ketiga kandidat adalah:
14 + 15 + 14 = 43 hari
Rata-rata time to hire dapat dihitung dengan rumus:
Average Time to Hire = Total Hari Proses Rekrutmen ÷ Jumlah Kandidat
Sehingga:
43 ÷ 3 = 14,3 hari
Ini berarti rata-rata perusahaan membutuhkan sekitar 14 hari untuk memilih kandidat sejak mereka memasuki proses seleksi.
Apa yang Bisa Dipelajari dari Data Ini?
Dengan data tersebut, HR dapat mulai melakukan evaluasi terhadap proses rekrutmen yang berjalan.
Jika rata-rata time to hire terlalu lama, HR dapat menelusuri tahapan mana yang menjadi penyebab keterlambatan, misalnya:
- Jadwal interview yang sulit disinkronkan dengan hiring manager
- Terlalu banyak tahapan seleksi
- Proses approval yang memakan waktu lama
- Kandidat membutuhkan waktu lama untuk memberikan keputusan
Sebaliknya, jika time to hire relatif cepat tetapi tingkat turnover karyawan tinggi, HR juga perlu mengevaluasi apakah proses seleksi terlalu terburu-buru sehingga kualitas keputusan rekrutmen menurun.
Dengan kata lain, time to hire bukan hanya angka, tetapi indikator penting untuk memahami efisiensi sekaligus kualitas proses rekrutmen dalam organisasi.
Faktor yang Mempengaruhi Time to Hire
Dalam praktiknya, time to hire tidak hanya dipengaruhi oleh kecepatan tim HR. Ada beberapa faktor lain yang juga berperan, antara lain:
- Kompleksitas Posisi: Posisi yang membutuhkan keahlian khusus atau pengalaman tertentu biasanya memerlukan waktu seleksi yang lebih lama dibanding posisi entry-level.
- Jumlah Tahapan Interview: Semakin banyak tahapan interview yang harus dilalui kandidat, semakin panjang pula waktu rekrutmen yang dibutuhkan.
- Koordinasi antara HR dan Hiring Manager: Jika jadwal interview atau proses evaluasi kandidat tidak terkoordinasi dengan baik, time to hire dapat menjadi lebih lama dari yang seharusnya.
- Ketersediaan Kandidat Berkualitas: Untuk beberapa bidang pekerjaan, kandidat yang memiliki keahlian yang sangat spesifik mungkin sulit ditemukan sehingga proses seleksi memerlukan waktu lebih lama.
Cara Mengoptimalkan Time to Hire
Setelah memahami cara menghitung time to hire, langkah berikutnya adalah mencari cara untuk mengoptimalkan metrik ini tanpa mengorbankan kualitas kandidat.
Beberapa strategi yang dapat dilakukan perusahaan antara lain:
- Menyederhanakan Tahapan Rekrutmen: Evaluasi kembali jumlah tahapan interview yang digunakan dalam proses seleksi. Terlalu banyak tahapan dapat memperpanjang waktu rekrutmen tanpa memberikan informasi tambahan yang signifikan.
- Menggunakan Sistem Recruitment Management: Penggunaan sistem recruitment software dapat membantu HR mengelola proses seleksi kandidat secara lebih terstruktur dan transparan.
- Meningkatkan Koordinasi dengan Hiring Manager: Menetapkan jadwal interview dan proses evaluasi yang jelas sejak awal dapat mempercepat pengambilan keputusan rekrutmen.
- Membangun Talent Pool: Menyimpan data kandidat potensial dari proses rekrutmen sebelumnya dapat membantu perusahaan mempercepat proses pencarian kandidat ketika posisi baru dibuka.
Optimalkan Proses Rekrutmen dengan SunFish Recruitment Software
Mengelola proses seleksi kandidat secara manual sering kali membuat pemantauan metrik rekrutmen menjadi sulit. Tanpa sistem yang terintegrasi, HR dapat kesulitan melacak tahapan seleksi kandidat, memonitor waktu proses rekrutmen, serta mengidentifikasi hambatan yang memperlambat proses hiring.
SunFish Recruitment Software dari DataOn membantu perusahaan mengelola recruitment management secara terstruktur dalam satu platform terintegrasi. Sistem ini memungkinkan HR memonitor seluruh tahapan proses seleksi kandidat secara real-time, termasuk metrik penting seperti time to hire.
Dengan visibilitas data yang lebih jelas, perusahaan dapat mempercepat pengambilan keputusan rekrutmen sekaligus memastikan proses seleksi berjalan lebih objektif dan efisien.
Jika Anda ingin mengoptimalkan proses rekrutmen dan meningkatkan efisiensi manajemen talenta di perusahaan Anda, konsultasikan kebutuhan HRIS organisasi Anda bersama tim profesional DataOn dan temukan bagaimana SunFish dapat membantu mendukung strategi HR perusahaan Anda.
FAQ Seputar Time to Hire
Bagaimana cara menghitung time to hire?
Cara menghitung time to hire adalah dengan mengukur selisih waktu antara tanggal kandidat masuk ke proses seleksi dan tanggal kandidat menerima tawaran kerja dari perusahaan.
Berapa time to hire yang ideal bagi perusahaan?
Time to hire ideal biasanya berkisar antara 2 hingga 4 minggu untuk sebagian besar posisi non-eksekutif, tergantung pada kompleksitas posisi dan proses seleksi perusahaan.
Apakah time to hire sama dengan time to fill?
Tidak. Time to hire mengukur waktu sejak kandidat masuk proses seleksi hingga menerima tawaran kerja, sedangkan time to fill mengukur seluruh durasi sejak posisi dibuka hingga posisi tersebut terisi.
