Dasar hukum payroll Indonesia menjadi acuan penting bagi perusahaan dalam menghitung, membayar, mencatat, dan melaporkan penghasilan karyawan secara akurat.
Di dalam proses payroll, HR perlu memperhatikan berbagai regulasi terkait gaji pokok, tunjangan, pajak, BPJS, lembur, THR, hingga potongan lainnya agar sistem penggajian tetap sesuai ketentuan.
Artikel ini merangkum berbagai aturan yang menjadi landasan praktik payroll perusahaan di Indonesia. Fokusnya adalah membantu HR, finance, dan manajemen memahami regulasi apa saja yang perlu diperhatikan agar proses penggajian berjalan transparan, tertib, dan dapat dipertanggungjawabkan.
1. UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
Aturan ini merupakan salah satu dasar utama hukum payroll di Indonesia yang mengatur hubungan kerja di Indonesia. Regulasi ini mencakup banyak aspek ketenagakerjaan, termasuk:
- Hubungan kerja
- Perlindungan pekerja
- Pengupahan
- Kesejahteraan
- Hubungan industrial, hingga
- Ketentuan pidana dan sanksi administratif di bidang ketenagakerjaan.
Dalam konteks payroll, undang-undang ini menjadi fondasi penting karena mengatur hak pekerja atas penghasilan dan perlindungan dalam hubungan kerja.
Perusahaan perlu memahami prinsip dasar dalam UU Ketenagakerjaan agar proses penggajian tidak hanya bersifat administratif, tetapi juga sesuai dengan hak-hak pekerja yang dilindungi hukum.
UU ini juga menjadi dasar bagi regulasi turunan lain yang lebih teknis, seperti aturan pengupahan, waktu kerja, lembur, dan pemutusan hubungan kerja.
2. UU No. 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja
UU Cipta Kerja turut memengaruhi praktik ketenagakerjaan dan pengupahan di Indonesia. Regulasi ini mengesahkan Perppu Cipta Kerja menjadi undang-undang dan menjadi dasar bagi beberapa aturan turunan yang berkaitan dengan hubungan kerja, waktu kerja, pengupahan, dan pemutusan hubungan kerja.
Bagi payroll, perubahan regulasi ini penting karena beberapa ketentuan teknis terkait pengupahan dan hubungan kerja tidak berdiri sendiri. Perusahaan perlu melihat aturan Cipta Kerja bersama regulasi turunan seperti PP tentang pengupahan dan PP tentang waktu kerja, waktu istirahat, serta PHK.
Dengan kata lain, UU Cipta Kerja menjadi salah satu payung hukum yang perlu diperhatikan dalam membaca aturan payroll modern di Indonesia.
3. PP No. 49 Tahun 2025 tentang Pengupahan
PP No. 49 Tahun 2025 merupakan dasar hukum payroll terbaru yang mengubah beberapa ketentuan dalam PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. PP ini mengatur:
- Kebijakan pengupahan
- Penetapan upah berdasarkan satuan waktu atau satuan hasil,
- Struktur dan skala upah,
- Upah minimum,
- Perlindungan upah,
- Bentuk dan cara pembayaran upah,
- Hal-hal yang dapat diperhitungkan dengan upah, serta
- Sanksi administratif.
Sebelumnya, PP No. 36 Tahun 2021 telah lebih dulu diubah melalui PP No. 51 Tahun 2023. Dengan adanya perubahan terbaru ini, perusahaan perlu menjadikan PP No. 49 Tahun 2025 sebagai acuan terkini dalam memahami ketentuan pengupahan di Indonesia.
Dasar hukum payroll ini penting dalam payroll di Indonesia karena berkaitan dengan pengupahan, terutama penyesuaian ketentuan upah minimum yang dapat berdampak langsung pada perhitungan gaji karyawan.
Bagi perusahaan yang memiliki banyak lokasi operasional di berbagai provinsi atau kabupaten/kota, pembaruan aturan upah minimum perlu dipantau secara berkala agar payroll tetap sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Sistem payroll yang baik perlu mampu mengakomodasi perubahan regulasi upah tanpa mengganggu akurasi perhitungan gaji, struktur upah, dan komponen penghasilan karyawan.
4. PP No. 35 Tahun 2021 tentang Waktu Kerja, Waktu Istirahat, dan PHK
Dasar hukum payroll ini mengatur Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, alih daya, waktu kerja, waktu istirahat, dan pemutusan hubungan kerja di Indonesia.
Regulasi ini relevan dengan payroll karena berhubungan dengan perhitungan waktu kerja, lembur, serta hak akhir kerja dalam kondisi tertentu.
Salah satu aspek penting dalam payroll adalah memastikan data kehadiran, jam kerja, dan lembur dihitung sesuai ketentuan.
Jika perusahaan menggunakan sistem attendance atau time management, data tersebut sebaiknya terhubung dengan payroll agar perhitungan upah lembur lebih akurat.
Selain itu, PP ini juga relevan dalam konteks final payroll ketika terjadi pemutusan hubungan kerja, karena beberapa hak pekerja dapat berkaitan dengan masa kerja, status hubungan kerja, dan kondisi berakhirnya hubungan kerja.
5. Permenaker No. 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah
Permenaker No. 1 Tahun 2017 mengatur struktur dan skala upah. Regulasi ini menjadi dasar bagi perusahaan dalam menyusun susunan tingkat upah berdasarkan faktor seperti:
- Jabatan
- Masa kerja
- Kompetensi
- Pendidikan, dan
- Faktor lain yang relevan
Dalam payroll, struktur dan skala upah membantu perusahaan menciptakan sistem penggajian yang lebih adil dan terukur. Tanpa struktur yang jelas, kenaikan gaji, perbedaan upah antarposisi, dan penyesuaian kompensasi dapat menjadi subjektif.
Bagi HR, aturan ini penting untuk memastikan bahwa payroll tidak hanya berjalan secara teknis, tetapi juga mencerminkan prinsip internal equity dan kepatuhan terhadap ketentuan pengupahan.
6. Permenaker No. 6 Tahun 2016 tentang THR Keagamaan
Dasar hukum payroll yang mengatur Tunjangan Hari Raya Keagamaan bagi pekerja atau buruh di perusahaan berlaku pada 8 Maret 2016 dan menjadi dasar utama pemberian THR kepada karyawan yang memenuhi syarat.
Dalam praktik payroll, THR biasanya menjadi salah satu proses pembayaran besar di luar payroll bulanan. Perusahaan perlu memastikan bahwa perhitungan THR dilakukan berdasarkan masa kerja, status hubungan kerja, dan komponen upah yang menjadi dasar perhitungan.
Karena THR memiliki batas waktu pembayaran yang diatur, HR dan finance perlu memastikan data karyawan selalu akurat agar proses pembayaran tidak terlambat atau salah hitung.
7. PP No. 58 Tahun 2023 tentang Tarif Pemotongan PPh 21
PP No. 58 Tahun 2023 mengatur tarif pemotongan Pajak Penghasilan Pasal 21 atas penghasilan sehubungan dengan pekerjaan, jasa, atau kegiatan wajib pajak orang pribadi. Regulasi ini menetapkan bahwa tarif pemotongan PPh 21 terdiri dari tarif berdasarkan:
- Pasal 17 ayat (1) huruf a UU Pajak Penghasilan dan
- Tarif efektif pemotongan PPh 21
Bagi payroll, regulasi ini sangat penting karena PPh 21 merupakan salah satu komponen utama dalam perhitungan take home pay karyawan. Kesalahan dalam menghitung PPh 21 dapat berdampak pada koreksi pajak, selisih potongan, dan ketidaksesuaian laporan pajak perusahaan.
Karena itu, sistem payroll perlu mampu mengikuti ketentuan tarif pajak yang berlaku dan menyesuaikan perhitungan berdasarkan status pajak, penghasilan bruto, pengurang, dan ketentuan perpajakan lainnya.
8. PMK No. 168 Tahun 2023 tentang Pemotongan PPh 21
PMK No. 168 Tahun 2023 menjadi dasar hukum teknis payroll di Indonesia yang mengatur petunjuk pelaksanaan pemotongan pajak atas penghasilan sehubungan dengan pekerjaan, jasa, atau kegiatan. Regulasi ini melengkapi ketentuan PPh 21 yang perlu diterapkan dalam proses payroll karyawan.
Dalam praktiknya, PMK ini membantu perusahaan memahami bagaimana pemotongan PPh 21 dilakukan untuk berbagai jenis penerima penghasilan. Untuk payroll karyawan tetap, aturan ini menjadi rujukan penting dalam menghitung pajak bulanan dan masa pajak terakhir.
Bagi HR dan finance, kepatuhan terhadap PMK ini penting agar proses payroll selaras dengan kewajiban pemotongan, penyetoran, dan pelaporan pajak.
9. Perpres No. 59 Tahun 2024 tentang Jaminan Kesehatan
Perpres No. 59 Tahun 2024 merupakan aturan terbaru yang mengubah Perpres No. 82 Tahun 2018 tentang Jaminan Kesehatan. Sebelumnya, Perpres No. 82 Tahun 2018 juga telah diubah melalui Perpres No. 75 Tahun 2019 dan Perpres No. 64 Tahun 2020.
Dengan perubahan dasar hukum payroll terbaru ini, perusahaan perlu menjadikan Perpres No. 59 Tahun 2024 sebagai salah satu acuan terkini dalam memahami kewajiban kepesertaan dan pengelolaan Jaminan Kesehatan bagi karyawan.
Dalam konteks payroll, aturan ini relevan karena perusahaan perlu menghitung iuran BPJS Kesehatan sesuai ketentuan yang berlaku. Perhitungan tersebut mencakup porsi iuran yang menjadi tanggungan perusahaan dan porsi yang dipotong dari gaji karyawan.
Selain itu, data payroll juga perlu selaras dengan data kepesertaan BPJS Kesehatan, status karyawan, dan komponen upah yang digunakan sebagai dasar perhitungan iuran.
Dengan data yang akurat, perusahaan dapat menjaga kepatuhan sekaligus mengurangi risiko selisih perhitungan dalam proses penggajian.
10. PP No. 49 Tahun 2023 tentang JKK dan JKM
PP No. 49 Tahun 2023 merupakan dasar hukum komponen payroll terbaru di Indonesia yang mengubah PP No. 44 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Program Jaminan Kecelakaan Kerja dan Jaminan Kematian.
Sebelumnya, PP No. 44 Tahun 2015 juga telah diubah melalui PP No. 82 Tahun 2019. Dengan perubahan terbaru ini, perusahaan perlu menjadikan PP No. 49 Tahun 2023 sebagai acuan terkini dalam memahami ketentuan JKK dan JKM dalam sistem jaminan sosial ketenagakerjaan.
Dalam konteks payroll, aturan ini relevan karena iuran JKK dan JKM menjadi bagian dari kewajiban perusahaan dalam program BPJS Ketenagakerjaan. Perusahaan perlu memastikan bahwa dasar perhitungan, data kepesertaan, dan pembayaran iuran dikelola sesuai ketentuan yang berlaku.
Selain untuk kepatuhan, pengelolaan JKK dan JKM yang tepat juga menunjukkan komitmen perusahaan dalam memberikan perlindungan terhadap risiko kecelakaan kerja dan kematian bagi karyawan.
11. PP No. 45 Tahun 2015 tentang Jaminan Pensiun
PP No. 45 Tahun 2015 masih menjadi acuan utama dasar hukum untuk penyelenggaraan program Jaminan Pensiun di Indonesia.
Berdasarkan status peraturan yang tercatat, belum terdapat perubahan terbaru atas PP No. 45 Tahun 2015 dalam database BPK. Regulasi ini berlaku sejak 1 Juli 2015 dan menjadi dasar pelaksanaan program pensiun dalam sistem jaminan sosial ketenagakerjaan.
Dalam payroll, Jaminan Pensiun berpengaruh terhadap perhitungan iuran perusahaan dan karyawan. HR perlu memastikan karyawan yang memenuhi ketentuan kepesertaan telah terdaftar dan iurannya dihitung secara akurat.
Karena iuran ini berkaitan dengan perlindungan jangka panjang karyawan, data payroll harus selalu selaras dengan data kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan.
12. PP No. 60 Tahun 2015 tentang Perubahan atas Jaminan Hari Tua
PP No. 60 Tahun 2015 merupakan perubahan atas PP No. 46 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Program Jaminan Hari Tua. Dengan demikian, untuk pembahasan JHT, perusahaan dapat menjadikan PP No. 60 Tahun 2015 sebagai acuan perubahan terbaru atas aturan Jaminan Hari Tua.
Dalam payroll, JHT menjadi salah satu komponen iuran penting yang melibatkan kontribusi perusahaan dan potongan dari karyawan. Karena perhitungannya berkaitan dengan upah, perusahaan perlu memastikan dasar upah, status kepesertaan, dan nominal iuran sudah sesuai ketentuan.
Pengelolaan JHT yang tepat membantu perusahaan menjaga kepatuhan sekaligus memberikan perlindungan finansial jangka panjang bagi karyawan.
Mengapa HR Perlu Memahami Dasar Hukum Payroll?
Memahami dasar hukum payroll di Indonesia membantu HR mengambil keputusan yang lebih akurat dalam proses penggajian. Tanpa pemahaman yang cukup, perusahaan dapat mengalami kesalahan dalam menghitung gaji, lembur, pajak, BPJS, THR, atau hak karyawan lainnya.
Selain itu, regulasi payroll tidak berdiri sendiri. Aturan pengupahan, perpajakan, jaminan sosial, dan ketenagakerjaan saling terhubung.
Satu perubahan regulasi dapat berdampak pada banyak aspek payroll. Misalnya, perubahan aturan PPh 21 dapat memengaruhi take home pay, sementara perubahan upah minimum dapat memengaruhi struktur gaji dan perhitungan iuran tertentu.
Karena itu, perusahaan membutuhkan proses payroll yang terdokumentasi, terintegrasi, dan mudah diperbarui sesuai perkembangan regulasi.
Bagaimana Sistem Payroll Membantu Kepatuhan Regulasi?
Memahami dasar hukum payroll Indonesia adalah langkah penting bagi perusahaan untuk memastikan setiap proses penggajian berjalan akurat, transparan, dan sesuai regulasi.
Mulai dari ketentuan upah, PPh 21, BPJS, lembur, THR, hingga final payroll, seluruh komponen tersebut harus dikelola berdasarkan aturan yang berlaku agar perusahaan dapat menjaga kepatuhan dan mengurangi risiko kesalahan perhitungan.
Namun, kepatuhan payroll tidak cukup hanya dengan memahami regulasi. Perusahaan juga membutuhkan sistem payroll yang terintegrasi agar data karyawan, komponen gaji, pajak, BPJS, absensi, tunjangan, dan potongan dapat dikelola dalam satu alur yang lebih akurat dan terdokumentasi.
Tanpa sistem yang tepat, perusahaan berisiko mengalami keterlambatan pembayaran, selisih perhitungan, kesalahan pelaporan, hingga sanksi pelanggaran yang dapat merugikan bisnis.
SunFish Payroll dari DataOn dirancang untuk mendukung perusahaan dalam mengelola proses payroll secara lebih efisien, akurat, dan sesuai regulasi. Sistem ini membantu perhitungan gaji, kompensasi, tunjangan, potongan pajak, serta pembayaran dilakukan secara otomatis, tepat waktu, dan transparan di setiap siklus payroll.
SunFish Payroll juga mendukung integrasi dengan sistem perpajakan, BPJS, dan tunjangan karyawan untuk membantu perusahaan menjaga proses payroll yang siap audit dan lebih terkendali.
Jika perusahaan Anda ingin memastikan proses payroll berjalan lebih tertib, terintegrasi, dan sesuai dengan dasar hukum payroll di Indonesia, diskusikan kebutuhan manajemen sistem payroll Anda bersama tim profesional DataOn.
Tim DataOn dapat membantu Anda memahami solusi payroll yang paling sesuai dengan skala bisnis, kompleksitas penggajian, dan kebutuhan kepatuhan perusahaan.
FAQ
UU yang mengatur gaji karyawan?
Gaji karyawan di Indonesia diatur melalui beberapa regulasi, terutama UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, UU No. 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja, dan PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan beserta perubahannya.
Bagaimana sistem penggajian payroll?
Sistem penggajian payroll adalah proses menghitung dan membayarkan gaji karyawan berdasarkan komponen upah, kehadiran, lembur, tunjangan, potongan pajak, BPJS, dan potongan lain yang berlaku di perusahaan.
Apakah ada undang-undang tentang gaji tidak dibayar?
Ada. Ketentuan mengenai pembayaran upah diatur dalam regulasi ketenagakerjaan dan pengupahan. Jika perusahaan tidak membayar gaji sesuai ketentuan atau perjanjian kerja, hal tersebut dapat menimbulkan konsekuensi hukum dan perselisihan hubungan industrial.
Minta slip gaji apakah hak karyawan?
Ya. Slip gaji merupakan bentuk transparansi pengupahan yang penting bagi karyawan. Melalui slip gaji, karyawan dapat melihat rincian gaji pokok, tunjangan, potongan pajak, BPJS, dan total gaji bersih yang diterima.
