Banyak perusahaan masih keliru dalam menghitung cost per hire karena terlalu berfokus pada biaya iklan lowongan. Padahal, pengeluaran internal yang tidak terlihat juga dapat memengaruhi akurasi perhitungan serta evaluasi efisiensi rekrutmen dan anggaran perusahaan.
Oleh karena itu, tim HR perlu memastikan setiap komponen biaya selama proses hiring tercatat dengan tepat. Pengukuran cost per hire (CPH) yang akurat membantu manajemen mengambil keputusan yang lebih strategis dalam memperoleh tenaga kerja sesuai kebutuhan bisnis.
Kesalahan Umum dalam Menghitung Cost Per Hire
Kesalahan dalam mengukur metrik ini sering kali terjadi karena tim HR melewatkan detail pengeluaran yang dianggap sepele. Akibatnya, hasil akhir kalkulasi menjadi tidak akurat dan gagal mencerminkan kondisi finansial yang sebenarnya di dalam perusahaan.
Tidak Memasukkan Seluruh Biaya yang Relevan
Banyak organisasi hanya mencatat pengeluaran utama seperti iklan lowongan dan mengabaikan komponen lain selama proses hiring berlangsung. Padahal, biaya asesmen kandidat maupun administrasi onboarding juga sering menjadi bagian dari CPH.
Kesalahan ini biasanya terjadi karena tim HR hanya berfokus pada pengeluaran utama yang terlihat di laporan awal. Dalam praktiknya, menghitung cost per hire sering dilakukan tanpa memasukkan seluruh komponen biaya yang sebenarnya digunakan.
Menyamakan Semua Posisi dalam Satu Perhitungan
Menggabungkan biaya hiring level staf dengan posisi eksekutif ke dalam satu rata-rata umum merupakan kekeliruan yang masih sering ditemukan. Setiap posisi memiliki tingkat kesulitan pencarian, durasi seleksi, dan kebutuhan sourcing yang berbeda.
Kesalahan ini umumnya muncul ketika perusahaan menggunakan satu format laporan untuk seluruh kebutuhan rekrutmen. Oleh karena itu, strategi mengurangi cost per hire perlu disesuaikan dengan kebutuhan setiap posisi.
Tidak Memisahkan Biaya Internal dan Eksternal
Kekeliruan lain yang sering terjadi adalah mencampurkan biaya internal HR dengan pengeluaran vendor eksternal dalam satu kelompok data. Pencatatan seperti ini membuat rincian CPH menjadi kurang jelas sejak awal proses perhitungan.
Kesalahan tersebut biasanya muncul ketika seluruh transaksi langsung dikumpulkan ke dalam satu laporan tanpa pengelompokan kategori biaya. Proses menghitung cost per hire pun akhirnya sering hanya berfokus pada total pengeluaran di setiap periode.
Tidak Mengecek Duplikasi Data Kandidat atau Invoice
Banyak tim HR langsung memasukkan data invoice dari vendor atau platform lowongan kerja tanpa melakukan pengecekan ulang. Kondisi ini juga sering terjadi ketika data kandidat yang sama tercatat lebih dari satu kali dalam tahap seleksi.
Kesalahan tersebut umumnya muncul ketika pencatatan biaya hiring dilakukan di banyak file atau sistem yang berbeda. Proses validasi data pun sering tidak dilakukan secara menyeluruh sebelum tim HR mulai menghitung cost per hire.
Mencampur Biaya dari Periode yang Berbeda
Kesalahan ini sering terjadi ketika biaya iklan lowongan bulan sebelumnya digabung dengan data kandidat yang baru bergabung pada periode berjalan. Ketidaksesuaian waktu tersebut membuat data biaya hiring tercatat dalam periode yang berbeda.
Situasi seperti ini biasanya muncul ketika perusahaan melakukan rekap data secara bertahap dari beberapa laporan yang belum diperbarui secara bersamaan. Proses pencatatan pun sering dilakukan sebelum seluruh data rekrutmen pada periode tersebut benar-benar selesai dikumpulkan.
Menganggap Cost Per Hire Rendah Selalu Lebih Baik
Sebagian perusahaan menganggap CPH yang rendah sebagai tanda keberhasilan tanpa melihat proses hiring yang dijalankan. Padahal, setiap perusahaan dapat memiliki cost per hire ideal yang berbeda tergantung kebutuhan posisi dan strategi pencarian kandidat.
Dalam praktiknya, beberapa komponen justru sengaja tidak dimasukkan agar hasil menghitung cost per hire terlihat lebih rendah. Pengeluaran seperti administrasi onboarding atau biaya pendukung lainnya sering dianggap tidak perlu dicatat dalam laporan utama.
Menggunakan Data Manual Tanpa Validasi
Mengandalkan pencatatan manual masih rentan menyebabkan human error dalam laporan rekrutmen. Kesalahan input angka, duplikasi data, atau rumus spreadsheet yang berubah sering kali terjadi tanpa disadari.
Selain memakan waktu lebih lama, pencatatan manual juga membuat pembaruan data harus dilakukan satu per satu setiap kali ada perubahan dalam proses hiring. Tim HR pun sering perlu memperbarui laporan secara berulang ketika jumlah kandidat terus bertambah.
Mengapa Kesalahan Perhitungan Cost Per Hire Masih Sering Terjadi?
Meskipun CPH merupakan metrik yang penting, banyak perusahaan masih mengalami kesalahan dalam melakukan perhitungannya. Situasi ini biasanya terjadi karena pencatatan pengeluaran belum dilakukan secara terstruktur dan konsisten saat menghitung cost per hire.
Data Rekrutmen Masih Tersebar di Banyak Sumber
Informasi mengenai pengeluaran sering kali tersimpan secara terpisah di tim HR, divisi keuangan, hingga vendor eksternal. Pemisahan data seperti ini membuat proses pengumpulan menjadi lebih lambat dan rentan tidak lengkap.
Dalam praktiknya, tim HR sering perlu mencocokkan kembali data invoice, laporan vendor, dan status kandidat sebelum perhitungan dilakukan. Proses tersebut biasanya memakan waktu lebih lama ketika pencatatan belum menggunakan satu sistem yang terpusat.
Standar Pencatatan antar Tim Belum Konsisten
Perbedaan pemahaman mengenai komponen CPH yang harus dihitung sering memicu ketidaksesuaian hasil akhir. Sebagai contoh, satu tim mungkin mencatat biaya perjalanan kandidat, sementara tim lain menganggapnya di luar kebutuhan pengeluaran rekrutmen.
Kondisi ini biasanya muncul ketika perusahaan belum memiliki format pencatatan yang seragam antar-divisi. Perbedaan format tersebut membuat proses menghitung cost per hire lebih sulit dilakukan secara konsisten.
Perhitungan Masih Dilakukan Secara Manual
Banyak perusahaan masih mengandalkan pencatatan pengeluaran rekrutmen secara manual di berbagai spreadsheet yang terpisah. Situasi ini membuat proses pengumpulan, pembaruan, dan pengecekan data menjadi lebih sulit dilakukan secara konsisten.
Ketika jumlah kandidat dan kebutuhan tenaga kerja terus bertambah, metode manual juga akan semakin sulit dikelola secara efektif. Oleh karena itu, perusahaan perlu menggunakan sistem otomasi untuk membantu pengelolaan data perekrutan agar perhitungan CPH dapat dilakukan secara lebih terstruktur.
Tips Menghindari Kesalahan dalam Menghitung Cost Per Hire
Agar hasil perhitungan CPH lebih akurat, tim HR perlu memastikan proses pencatatan dilakukan secara konsisten sejak awal pencarian kandidat. Langkah sederhana dalam pengelolaan data dapat membantu mengurangi risiko kesalahan saat proses kalkulasi berlangsung.
Berikut beberapa tips yang dapat dilakukan tim HR:
- Gunakan Data Hiring yang Sudah Final: Pastikan data kandidat yang digunakan berasal dari tahap seleksi yang sudah selesai sepenuhnya.
- Pisahkan Pengeluaran Rekrutmen Berdasarkan Posisi: Kelompokkan biaya hiring berdasarkan level jabatan atau kebutuhan tiap departemen.
- Catat Seluruh Pengeluaran dalam Periode yang Sama: Hindari penggabungan data rekrutmen pada periode yang berbeda.
- Periksa Kembali Data Invoice dan Pengeluaran: Pastikan seluruh data invoice dan pengeluaran operasional sudah tercatat sebelum laporan dibuat.
- Gunakan Format Pencatatan yang Konsisten: Terapkan format pencatatan yang sama selama proses hiring berlangsung.
Tingkatkan Akurasi Perhitungan Cost Per Hire dengan HRIS Terintegrasi
Menjaga akurasi perhitungan CPH akan lebih sulit jika tim HR masih mengandalkan pencatatan manual di berbagai file yang terpisah. Oleh karena itu, perusahaan sangat memerlukan HRIS untuk dapat membantu mengelola data dan pengeluaran rekrutmen secara lebih terstruktur dan konsisten.
SunFish Recruitment hadir sebagai solusi teknologi untuk menyederhanakan manajemen rekrutmen. Melalui fitur Perencanaan Tenaga Kerja, Sistem ini mampu menghitung estimasi pengeluaran rekrutmen berdasarkan rencana kebutuhan staf, lalu membandingkannya dengan anggaran HR agar strategi perekrutan tetap seimbang secara finansial.
Segera diskusikan bersama tim profesional DataOn untuk mendapatkan solusi yang sesuai dengan kebutuhan HR Anda. Jangan tunda lagi dan segera bangun ekosistem rekrutmen yang jauh lebih akurat serta bernilai strategis bagi perusahaan Anda.
FAQ
- Kapan waktu yang tepat untuk menghitung cost per hire?
CPH sebaiknya dihitung secara berkala, misalnya setiap kuartal atau setelah proses rekrutmen untuk posisi tertentu selesai dilakukan. Penghitungan yang rutin membantu tim HR menggunakan data biaya hiring dari periode yang lebih jelas dan konsisten.
- Seberapa sering perusahaan sebaiknya mengevaluasi metrik cost per hire?
Evaluasi metrik ini idealnya dilakukan secara berkala setiap kuartal atau setelah kampanye rekrutmen besar selesai dilaksanakan. Peninjauan rutin membantu tim HR menemukan ketidaksesuaian data lebih cepat sebelum kesalahan pencatatan menumpuk.
