Mengetahui cara menghitung gaji karyawan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan membantu perusahaan memenuhi hak pekerja sesuai koridor hukum.
Selain dalam hal kepatuhan, perhitungan gaji yang adil dan transparan juga akan mendorong motivasi karyawan dalam bekerja. Namun, perhitungan gaji karyawan hingga kini masih kerap menjadi polemik.
Di artikel ini, DataOn akan membahas cara menentukan gaji karyawan, komponen perhitungannya, serta cara hitung dan contohnya. Mari, ikuti pembahasan selengkapnya berikut ini!
Dasar Hukum Cara Menghitung Gaji Karyawan
Dalam pengelolaan SDM, termasuk terkait pengupahan, manajemen perusahaan wajib untuk selalu mengacu pada regulasi dan dasar hukum yang berlaku. Di Indonesia, pemerintah telah menetapkan standar gaji beserta ketentuan pemberiannya.
Peraturan ini diatur dalam Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. Perusahaan dapat mengacu pada peraturan ini untuk mengetahui komponen yang memengaruhi besaran gaji, cara hitung, perlindungan upah, serta sanksi administratif bagi pelanggar.
Terlebih lagi terkait dengan status karyawan yang berbeda-beda. Peraturan Pemerintah ini wajib dijadikan pedoman perhitungan, dengan mengacu pada komponen upah yang tercantum di dalamnya.
Baca Juga: DPP (Dasar Pengenaan Pajak): Pengertian dan Cara Menghitungnya
Komponen Perhitungan Gaji Karyawan
Dalam praktik cara menghitung gaji karyawan, memahami struktur dan komponennya merupakan hal pertama yang perlu diperhatikan terlebih dahulu.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, terdapat empat bentuk struktur upah yang sah dan dapat diterapkan, tergantung pada kebijakan perusahaan dan jenis pekerjaannya.
Berikut adalah komponen yang perlu Anda perhatikan dalam menentukan gaji karyawan:
1. Upah Tanpa Tunjangan
Ini merupakan bentuk upah yang paling sederhana, di mana perusahaan hanya memberikan kompensasi dalam bentuk gaji pokok tanpa adanya tambahan tunjangan apa pun. Umumnya, skema ini digunakan pada pekerjaan tertentu dengan struktur kerja yang tidak kompleks atau untuk karyawan dengan sistem pengupahan harian dan sementara.
Meski demikian, perusahaan tetap harus memastikan bahwa nilai upah yang diberikan telah sesuai dengan upah minimum yang berlaku.
2. Upah Pokok dan Tunjangan Tetap
Dalam struktur ini, selain upah pokok, karyawan juga menerima tunjangan tetap yang diberikan secara rutin setiap bulan dan nilainya tidak berubah. Tunjangan tetap dapat mencakup tunjangan jabatan, tunjangan transportasi, atau tunjangan makan yang dibayarkan setiap periode gaji.
Skema ini umum digunakan untuk posisi tetap atau fungsional yang memiliki struktur kerja konsisten dan membutuhkan kepastian penghasilan.
3. Upah Pokok, Tunjangan Tetap, dan Tunjangan Tidak Tetap
Struktur upah ini merupakan yang paling komprehensif, karena menggabungkan seluruh komponen penghasilan, yaitu: gaji pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap.
Tunjangan tidak tetap diberikan secara tidak rutin, tergantung pada kehadiran, produktivitas, atau faktor lain yang bersifat variabel, seperti insentif kehadiran atau tunjangan lembur.
Biasanya, model ini banyak digunakan oleh perusahaan yang ingin memberikan fleksibilitas dan insentif berbasis kinerja dari karyawan.
4. Upah Pokok dan Tunjangan Tidak Tetap
Pada skema ini, karyawan menerima gaji pokok ditambah tunjangan tidak tetap yang sifatnya fluktuatif dan tidak dijamin pembayarannya secara berkala. Struktur ini biasanya diterapkan pada pekerjaan dengan tingkat mobilitas tinggi atau yang memiliki sistem kerja berbasis hasil.
Karena sifatnya tidak tetap, perusahaan wajib menjelaskan mekanisme pemberian tunjangan ini secara transparan agar tidak menimbulkan kesalahpahaman di kemudian hari.
Dalam pelaksanaannya, mekanisme dan ketentuan pemberiannya perlu dituangkan dalam butir klausul kontrak perjanjian kerja.
Cara Menentukan Gaji Karyawan
Sebelum mengetahui cara menghitung gaji karyawan, Anda perlu memahami terlebih dahulu bagaimana cara menentukan besaran gaji yang sesuai agar struktur pengupahan yang diterapkan sah secara hukum dan mencerminkan strategi manajemen SDM yang berkelanjutan.
Dalam pelaksanaannya, menentukan gaji karyawan harus mencakup sejumlah pertimbangan yang bersifat legal, operasional, hingga strategis.
Berikut adalah beberapa faktor yang wajib diperhatikan dalam menyusun struktur gaji karyawan:
1. Mengacu pada Peraturan Perundang-Undangan
Langkah pertama adalah memastikan bahwa nilai gaji yang ditetapkan mengikuti ketentuan Upah Minimum Provinsi (UMP) atau Upah Minimum Kabupaten/Kota (UMK) sesuai lokasi operasional pekerjaan.
Sebagai contoh, jika perusahaan Anda beroperasi di wilayah Surabaya dengan UMK sebesar Rp4.725.479, maka karyawan yang bekerja di sana harus menerima gaji paling sedikit sesuai UMK tersebut.
Meskipun domisilinya berasal dari kota lain yang memiliki UMK lebih rendah, ini tidak menjadi dasar pengupahan.
2. Menyusun Struktur dan Skala Upah yang Transparan
Penyusunan struktur dan skala upah perlu didasarkan pada kriteria objektif, seperti jenjang jabatan, tingkat pendidikan, masa kerja, hingga tanggung jawab yang melekat pada posisi tersebut.
Misalnya, untuk posisi staf administrasi junior tanpa pengalaman kerja, perusahaan bisa menetapkan gaji awal Rp4.800.000. Sementara itu, staf administrasi senior dengan pengalaman kerja 5 tahun dan tanggung jawab membawahi tim bisa menerima Rp6.500.000.
3. Melakukan Evaluasi terhadap Standar Industri
Perusahaan dapat melakukan benchmarking terhadap standar gaji di industri sejenis untuk mengetahui apakah penawaran gaji yang diberikan masih kompetitif. Informasi ini biasanya tersedia dari survei gaji, laporan pasar tenaga kerja, atau asosiasi industri.
Katakanlah sebuah perusahaan bergerak di bidang teknologi dan ingin merekrut Software Engineer. Untuk menentukan gajinya, maka diperlukan melihat kisaran gaji dari perusahaan teknologi lain.
Misalnya, rata-rata gaji untuk posisi ini di Jakarta berada di angka Rp9–12 juta per bulan, maka perusahaan perlu menyesuaikan cara menghitung gaji karyawan agar tetap menarik bagi kandidat berkualitas.
4. Mempertimbangkan Kompetensi dan Pengalaman Karyawan
Faktor lain yang tidak kalah penting adalah latar belakang kompetensi dan pengalaman profesional yang dimiliki oleh kandidat atau karyawan. Semakin tinggi keahlian teknis dan pengalaman kerja seseorang, maka semakin besar pula nilai tambah yang ia bawa ke dalam organisasi.
Sebagai contoh, ada dua kandidat melamar sebagai Marketing Specialist. Kandidat A baru lulus kuliah, sedangkan Kandidat B memiliki pengalaman 3 tahun mengelola kampanye digital dengan ROI yang terbukti.
Dengan pertimbangan kompetensi tersebut, maka, meskipun posisi yang ditawarkan sama, perusahaan dapat menetapkan gaji awal yang berbeda. Misalnya, Rp5.000.000 untuk Kandidat A dan Rp7.000.000 untuk Kandidat B.
5. Memperhitungkan Beban Kerja dan Risiko Pekerjaan
Setiap jenis pekerjaan memiliki tingkat kesulitan, tanggung jawab, serta risiko kerja yang berbeda-beda. Untuk pekerjaan yang bersifat fisik, berisiko tinggi, atau memiliki beban kerja yang signifikan, perusahaan sebaiknya menyediakan kompensasi tambahan sebagai bentuk apresiasi.
Hal ini juga menjadi bagian dari strategi retensi untuk posisi-posisi yang sulit digantikan. Apalagi untuk karyawan lapangan yang pekerjaannya melibatkan risiko tinggi. Perusahaan dapat memberikan tunjangan risiko setiap bulannya serta memberikan jaminan perlindungan, seperti asuransi jiwa.
6. Menyertakan Komponen Pendukung Gaji
Terakhir, perusahaan perlu memasukkan tunjangan-tunjangan penunjang seperti tunjangan makan, transportasi, asuransi kesehatan, hingga bonus berbasis kinerja.
Misalnya, di luar gaji pokok sebagai staf operasional sebesar Rp4.500.000, perusahaan masih menambahkan tunjangan akomodasi Rp300.000 per bulan dan bonus kinerja kuartalan berdasarkan pencapaian target.
Cara Menghitung Gaji Karyawan serta Contohnya
Perhitungan gaji tidak bisa disamaratakan, karena tergantung pada status kerja, sistem kerja, dan pola kompensasi yang disepakati.
Berikut ini adalah panduan rinci dalam menghitung gaji dalam tiga skema:
1. Cara Hitung Gaji Karyawan Kontrak (PKWT)
Karyawan dengan status Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) biasanya dipekerjakan untuk menyelesaikan proyek tertentu. Mereka memiliki hak atas gaji yang setara dengan karyawan tetap, termasuk hak atas tunjangan dan perlindungan jaminan sosial, selama masa kontrak berlangsung.
a. Skema Perhitungan
Gaji karyawan PKWT dihitung berdasarkan gaji bulanan tetap ditambah tunjangan dan dikurangi potongan, sama seperti karyawan tetap. Namun, kontraknya memiliki jangka waktu tertentu yang ditetapkan dalam perjanjian.
b. Rumus
Gaji Bersih = Gaji Pokok + Tunjangan Tetap + Tunjangan Tidak Tetap – (Potongan)
c. Contoh Kasus
Seorang karyawan kontrak di bagian pemasaran memiliki:
- Gaji Pokok: Rp5.000.000
- Tunjangan Transportasi: Rp400.000
- Tunjangan Makan: Rp300.000
- Potongan BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan: Rp250.000
Maka, gaji bersih yang diterima:
= Rp5.000.000 + Rp400.000 + Rp300.000 – Rp250.000
= Rp5.450.000 setiap bulan selama kontraknya aktif.
Baca Juga: Apa itu PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu) dan Bagaimana Pengaturannya
2. Cara Hitung Gaji Karyawan Tetap (PKWTT)
Karyawan tetap atau PKWTT memiliki hubungan kerja jangka panjang tanpa batas waktu, dengan sistem pengupahan yang biasanya mencakup gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, serta potongan rutin.
Gaji mereka bersifat bulanan dan dihitung secara teratur sesuai kontrak kerja dan struktur penggajian internal.
a. Skema Perhitungan
Umumnya, perusahaan menetapkan gaji karyawan tetap berdasarkan struktur dan skala upah yang berlaku di perusahaan, termasuk tunjangan dan potongan yang bersifat tetap maupun variabel.
b. Rumus
Gaji Bersih = Gaji Pokok + Tunjangan Tetap + Tunjangan Tidak Tetap – (Potongan)
c. Contoh Kasus
Seorang staf akuntansi tetap memiliki:
- Gaji Pokok: Rp6.000.000
- Tunjangan Makan: Rp500.000
- Tunjangan Transportasi: Rp500.000
- Potongan BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan: Rp300.000
Perhitungan gaji bersih karyawan:
= Rp6.000.000 + Rp500.000 + Rp500.000 – Rp300.000
= Rp6.700.000
3. Cara Hitung Gaji Karyawan per Jam
Karyawan yang bekerja secara tidak tetap atau freelance sering kali menerima upah berdasarkan jumlah jam kerja. Sistem ini memberikan fleksibilitas, namun tetap harus mengikuti ketentuan UMP/UMK yang berlaku dan membaginya ke dalam jam kerja.
a. Skema Perhitungan
Upah per jam dihitung dari upah minimum bulanan dibagi 173 jam (standar jam kerja per bulan menurut ketentuan pemerintah).
b. Rumus
Upah per Jam = UMP atau UMK ÷ 173
Total Gaji = Upah per Jam × Jumlah Jam Kerja
c. Contoh Kasus
UMP Jakarta tahun berjalan adalah Rp5.067.381. Seorang freelancer bekerja 40 jam dalam satu bulan.
Perhitungannya menjadi:
Upah per Jam = Rp5.067.381 ÷ 173 = Rp29.284
Total Gaji = Rp29.284 × 40 = Rp1.171.360 untuk bulan itu, tergantung pada jumlah jam kerjanya.
Baca Juga: THR Lebaran: Cara Menghitung dan Aturan Pemberian yang Tepat
Memahami cara menghitung gaji karyawan menyangkut keseimbangan antara kesehatan operasional perusahaan dan kesejahteraan karyawan. Sayangnya, di banyak perusahaan, isu pengupahan masih dianggap tabu untuk dibicarakan secara terbuka. Minimnya transparansi inilah yang sering memicu ketidakpuasan, bahkan menyebabkan tingginya angka turnover karyawan.
Sebagai solusi, DataOn menghadirkan SunFish Benefits Management, sistem yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan mengelola tunjangan karyawan secara lebih personal, fleksibel, dan terintegrasi.
Siap beralih ke sistem pengupahan yang lebih efisien dan praktis? Hubungi DataOn sekarang!
