Dalam operasional HR modern, pengelolaan absensi tidak lagi sekadar mencatat kehadiran, tetapi menjadi fondasi penting dalam memastikan akurasi data tenaga kerja, kepatuhan kebijakan, serta efektivitas perhitungan payroll.
Melihat kompleksitas tersebut, SunFish Academy kembali menghadirkan Refresher Training Time & Attendance Module Batch II pada 15 April 2026, yang dirancang untuk membantu tim HR memperkuat kontrol operasional absensi melalui pemahaman sistem yang lebih terstruktur.
Sesi ini dipandu oleh Angelina Dinar Puteri Dewi dari tim Software Maintenance, dengan pendekatan berbasis demonstrasi langsung melalui SunFish Demo Instance, sehingga peserta dapat memahami implementasi fitur secara praktis dalam konteks operasional sehari-hari.
Dalam sesi ini, peserta diajak untuk meninjau kembali bagaimana Time & Attendance Module dalam SunFish HR berperan sebagai sistem yang menghubungkan berbagai aspek operasional HR, mulai dari jadwal kerja hingga validasi data absensi.
Fokus Utama
Fokus utama SunFish Refresher Training – Time & Attendance Modul kali ini mencakup tiga area penting:
1. Attendance Management
Pengelolaan absensi dimulai dari konfigurasi yang tepat, termasuk:
- Pengaturan shift dan jadwal kerja karyawan
- Konfigurasi hari libur (holiday)
- Penentuan lokasi absensi
- Pengelolaan status kehadiran
- Proses upload dan pengelolaan data absensi
Pendekatan ini memastikan bahwa setiap data absensi yang tercatat memiliki struktur yang konsisten dan dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan HR.
2. Attendance Request & Workflow
Selain data absensi, pelatihan juga menekankan pentingnya pengelolaan request yang berkaitan dengan kehadiran, seperti:
- Manajemen jenis cuti (leave type)
- Konfigurasi dan pengelolaan saldo cuti karyawan
- Pengelolaan mass leave
- Proses overtime (lembur)
- Pengelolaan on duty request
Dengan workflow yang terintegrasi, organisasi dapat memastikan bahwa setiap perubahan status kehadiran tercatat secara akurat dalam sistem.
3. Attendance Interface & Data Integration
Aspek penting lainnya adalah bagaimana sistem mengelola integrasi data dari perangkat eksternal, seperti mesin fingerprint.
Materi mencakup:
- Proses attendance interface
- Upload dan validasi data
- Monitoring hasil interface
- Pengelolaan data yang perlu diperbaiki atau dihapus
Hal ini menjadi krusial untuk memastikan bahwa data yang masuk ke dalam sistem HRIS tetap konsisten dan dapat dipertanggungjawabkan.
Pelatihan ini diikuti oleh berbagai organisasi dari lintas industri, termasuk hospitality, manufaktur, energi, hingga layanan profesional. Beberapa peserta berasal dari Alila Seminyak, Hyatt Place Makassar, Daikin Industries Indonesia, Multipolar Technology Tbk, hingga Sodexo Indonesia.
Keberagaman industri ini menunjukkan bahwa tantangan dalam pengelolaan absensi bersifat universal, namun membutuhkan pendekatan sistem yang fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan operasional masing-masing organisasi.
Sesi Diskusi
Sesi pelatihan ditutup dengan diskusi interaktif yang membahas berbagai skenario nyata yang dihadapi peserta dalam pengelolaan absensi.
Salah satu pertanyaan yang muncul adalah mengenai kondisi ketika grace time untuk jam keluar (grace time out) bersinggungan dengan jam kerja berikutnya. Dalam diskusi dijelaskan bahwa sistem umumnya akan mengaitkan jam keluar tersebut dengan hari sebelumnya, karena proses pengolahan data absensi dilakukan berdasarkan urutan waktu yang lebih awal. Jika tidak dilakukan penyesuaian, maka jam tersebut akan tetap dianggap sebagai bagian dari hari sebelumnya.
Peserta juga menanyakan bagaimana sistem menghitung lembur ketika opsi “calculate after productive minutes fulfilled” diaktifkan, terutama dalam kondisi di mana karyawan tidak memiliki data check-in. Dijelaskan bahwa lembur tidak akan dihitung apabila tidak terdapat data productive hours, karena sistem membutuhkan data tersebut sebagai dasar perhitungan.
Pertanyaan lain berkaitan dengan penggunaan grace period untuk keterlambatan (late) dan apakah hal tersebut juga berlaku untuk kondisi pulang lebih cepat. Dalam sesi dijelaskan bahwa grace period umumnya hanya berlaku untuk keterlambatan masuk, sedangkan untuk pulang lebih awal tetap akan tercatat sebagai leave early, bukan bagian dari toleransi keterlambatan.
Diskusi ini memberikan pemahaman yang lebih mendalam mengenai bagaimana konfigurasi sistem memengaruhi hasil perhitungan absensi serta pentingnya pengaturan yang tepat sesuai kebijakan perusahaan.
Melalui pelatihan ini, peserta tidak hanya memahami kembali fitur dalam Time & Attendance Module, tetapi juga mendapatkan perspektif baru mengenai bagaimana data absensi dapat dikelola secara lebih strategis.
SunFish Academy terus berkomitmen untuk menghadirkan sesi pembelajaran yang tidak hanya berfokus pada penggunaan sistem, tetapi juga pada bagaimana sistem tersebut dapat digunakan untuk meningkatkan akurasi, transparansi, dan efisiensi operasional HR secara menyeluruh.
Tentang DataOn
PT Indodev Niaga Internet (DataOn) adalah perusahaan teknologi HR terkemuka di Asia Tenggara dan pengembang SunFish HR, sebuah sistem Human Resource Information System (HRIS) terintegrasi yang dirancang untuk membantu organisasi mengelola tenaga kerja secara lebih efisien.
SunFish HR menyediakan rangkaian modul komprehensif mulai dari Core HR, Time & Attendance, Payroll, Recruitment, Talent Management, hingga Workforce Analytics, yang memungkinkan organisasi mengelola seluruh siklus hidup karyawan dalam satu platform.
Selain implementasi teknologi, DataOn juga menyediakan layanan konsultasi, pelatihan, serta dukungan berkelanjutan untuk membantu organisasi memaksimalkan pemanfaatan sistem HR mereka.
Melalui inisiatif seperti SunFish Academy, DataOn mendorong pertukaran pengetahuan di antara para profesional HR sekaligus membantu organisasi memperkuat kapabilitas HR mereka di tengah dinamika dunia kerja yang terus berkembang.
Untuk informasi lebih lanjut mengenai solusi SunFish Academy Refreshing Training dan layanan DataOn, silakan menghubungi:
Marketing Komunikasi DataOn
