Seiring dengan meningkatnya fleksibilitas kerja dan kompleksitas operasional di berbagai industri, pengelolaan absensi menjadi salah satu area yang membutuhkan ketelitian dan sistem yang mampu beradaptasi.
Melihat kebutuhan tersebut, SunFish Academy kembali menghadirkan Refresher Training Time & Attendance Module Batch III pada Mei 2026, yang diikuti oleh 75 peserta dari berbagai organisasi. Sesi ini bertujuan membantu tim HR memahami bagaimana sistem absensi dapat dikelola secara lebih presisi dalam berbagai skenario operasional.
Pelatihan ini dipandu oleh Ageng Ayu, Implementation Consultant PT Indodev Niaga Internet, dengan pendekatan berbasis demonstrasi langsung melalui SunFish Demo Instance, sehingga peserta dapat memahami implementasi fitur secara praktis dalam konteks nyata.
Dari Pencatatan ke Kontrol Operasional
Dalam sesi ini, peserta diajak untuk melihat absensi bukan hanya sebagai data kehadiran, tetapi sebagai mekanisme kontrol operasional yang berdampak langsung pada akurasi payroll, produktivitas, dan kepatuhan kebijakan perusahaan.
Berdasarkan materi pelatihan, terdapat tiga pilar utama dalam pengelolaan absensi yang dibahas secara komprehensif:
1. Struktur Absensi yang Konsisten
Pengelolaan absensi dimulai dari konfigurasi dasar yang tepat, meliputi:
- Pengaturan shift dan jadwal kerja karyawan
- Konfigurasi hari libur (holiday)
- Penentuan lokasi absensi
- Pengelolaan status kehadiran
- Pengelolaan dan upload data absensi
Struktur ini memastikan bahwa setiap data yang tercatat dalam sistem memiliki standar yang konsisten dan dapat digunakan sebagai referensi operasional.
2. Workflow Absensi yang Terintegrasi
Selain pencatatan kehadiran, sistem juga mengelola berbagai proses yang berkaitan dengan aktivitas karyawan, seperti:
- Pengelolaan cuti (leave type & leave balance)
- Mass leave management
- Pengelolaan lembur (overtime)
- Proses on duty request
Pendekatan ini memungkinkan setiap perubahan aktivitas karyawan tercatat secara otomatis dan terintegrasi dalam sistem HRIS.
3. Integrasi Data dan Validasi Sistem
Salah satu tantangan utama dalam absensi adalah memastikan data dari berbagai sumber tetap akurat dan sinkron.
Dalam pelatihan ini dibahas bagaimana sistem mengelola:
- Proses attendance interface
- Upload dan validasi data
- Monitoring hasil integrasi
- Penanganan data yang perlu diperbaiki
Dengan pengelolaan interface yang tepat, organisasi dapat memastikan bahwa data absensi tetap akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.
Partisipasi Lintas Industri dalam Skala Lebih Besar
Batch III diikuti oleh 75 peserta dari berbagai industri, termasuk pertambangan, finansial, manufaktur, energi, hospitality, hingga sektor pemerintahan dan internasional.
Beberapa organisasi yang berpartisipasi antara lain Aneka Tambang (ANTAM), Askrindo, Australian Embassy Indonesia, East West Seed Indonesia, FKS Group, Multipolar Technology Tbk, NYK Line Indonesia, Panasonic Industrial Devices Batam, hingga Pullman Bali Legian Beach.
Skala partisipasi yang lebih besar ini menunjukkan bahwa kebutuhan akan sistem absensi yang akurat dan fleksibel semakin menjadi prioritas di berbagai sektor industri.
Sesi Diskusi: Fleksibilitas vs Kontrol dalam Sistem Absensi
Sesi diskusi menjadi salah satu bagian penting dalam pelatihan ini, di mana peserta membahas berbagai skenario operasional yang sering terjadi di lapangan.
Salah satu topik yang dibahas adalah perbedaan antara grace for late dan let out dalam pengaturan absensi. Dijelaskan bahwa grace for late memberikan toleransi keterlambatan saat karyawan melakukan check-in, sedangkan let out mengatur batas maksimal waktu karyawan masih dapat melakukan absensi masuk. Perbedaan ini menjadi penting dalam memastikan kebijakan absensi diterapkan secara konsisten.
Peserta juga menanyakan bagaimana sistem dapat mendukung karyawan dengan pola kerja dengan mobilitas tinggi atau jarang berada di kantor. Dalam sesi ini dijelaskan bahwa absensi melalui SunFish Mobile dapat dikonfigurasi secara fleksibel, baik dibatasi pada lokasi tertentu maupun dibuka secara lebih luas. Selain itu, fitur monitoring seperti attendance list dan visualisasi lokasi membantu atasan dalam memantau aktivitas karyawan secara real-time.
Topik lain yang dibahas adalah kemungkinan membuka akses absensi mendekati jam kerja. Dalam diskusi dijelaskan bahwa sistem mendukung activity recording, yang memungkinkan karyawan, terutama yang bekerja di luar kantor atau dalam skema WFH, untuk mencatat aktivitas kerja secara berkala. Hal ini memberikan visibilitas tambahan terhadap produktivitas karyawan di luar mekanisme absensi konvensional.
Diskusi ini menunjukkan bahwa pengelolaan absensi modern tidak hanya membutuhkan sistem yang akurat, tetapi juga fleksibel untuk menyesuaikan dengan dinamika cara kerja saat ini.
Melalui pelatihan ini, peserta tidak hanya memperdalam pemahaman teknis, tetapi juga mendapatkan perspektif strategis mengenai bagaimana sistem absensi dapat mendukung operasional HR yang lebih adaptif.
SunFish Academy terus berperan sebagai platform pembelajaran yang membantu organisasi mengoptimalkan penggunaan teknologi HR untuk menciptakan proses yang lebih akurat, transparan, dan relevan dengan kebutuhan bisnis.
Tentang DataOn
PT Indodev Niaga Internet (DataOn) adalah perusahaan teknologi HR terkemuka di Asia Tenggara dan pengembang SunFish HR, sebuah sistem Human Resource Information System (HRIS) terintegrasi yang dirancang untuk membantu organisasi mengelola tenaga kerja secara lebih efisien.
SunFish HR menyediakan rangkaian modul lengkap mulai dari Core HR, Time & Attendance, Payroll, Recruitment, Talent Management, hingga Workforce Analytics, yang memungkinkan organisasi mengelola seluruh siklus hidup karyawan dalam satu platform.
Selain implementasi teknologi, DataOn juga menyediakan layanan konsultasi, pelatihan, serta dukungan berkelanjutan untuk membantu organisasi memaksimalkan pemanfaatan sistem HR mereka.
Untuk informasi lebih lanjut mengenai solusi SunFish Academy Refreshing Training dan layanan DataOn, silakan menghubungi:
Marketing Komunikasi DataOn
