Skala dan struktur upah menjadi dasar penting bagi perusahaan dalam menyusun gaji yang adil, konsisten, dan dapat dipertanggungjawabkan. Perusahaan membutuhkan dasar yang jelas untuk menentukan mengapa satu posisi memiliki tingkat upah tertentu, bagaimana kenaikan gaji dilakukan, dan bagaimana perbedaan tanggung jawab antarjabatan tercermin dalam kompensasi.
Bagi perusahaan yang sedang berkembang, penyusunan struktur gaji sering kali terasa sederhana di awal. Namun, ketika jumlah karyawan bertambah, level jabatan semakin beragam, dan proses payroll menjadi lebih kompleks, perusahaan mulai membutuhkan kerangka pengupahan yang lebih tertata.
Tanpa struktur yang jelas, risiko ketimpangan gaji, ketidakpuasan karyawan, kesulitan audit, hingga potensi masalah kepatuhan dapat meningkat.
Apa Itu Skala dan Struktur Upah?
Skala dan struktur upah adalah susunan tingkat upah dalam perusahaan yang menunjukkan rentang gaji dari level terendah hingga tertinggi berdasarkan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, kompetensi, dan faktor lain yang relevan.
Dalam praktik HR, struktur upah membantu perusahaan mengelompokkan posisi berdasarkan nilai jabatan, sementara skala upah menunjukkan rentang kompensasi yang berlaku untuk setiap kelompok tersebut.
Secara sederhana, struktur upah menjawab pertanyaan: posisi ini berada di level mana dalam organisasi? Sementara skala upah menjawab: berapa rentang gaji yang wajar untuk level tersebut?
Ketentuan Skala dan Struktur Upah Menurut Permenaker No. 1 Tahun 2017
Di Indonesia, ketentuan mengenai skala dan struktur upah diatur dalam Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah. Regulasi ini menjadi dasar penting bagi perusahaan dalam menyusun kebijakan pengupahan yang lebih tertib, objektif, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Berdasarkan ketentuan tersebut, perusahaan wajib menyusun struktur dan skala upah dengan memperhatikan beberapa faktor utama, yaitu golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi.
Selain itu, informasi struktur dan skala upah wajib diberitahukan secara perorangan kepada pekerja. Pemberitahuan ini penting agar karyawan memahami dasar penetapan upahnya, tanpa harus berarti perusahaan membuka seluruh rentang gaji setiap jabatan kepada semua pihak.
Dalam dokumen regulasi yang tercatat pada sumber resmi BPK, Permenaker No. 1 Tahun 2017 menjelaskan bahwa penyusunan struktur dan skala upah dilakukan melalui tahapan seperti analisa jabatan, evaluasi jabatan, serta penentuan struktur dan skala upah.
Tahapan ini menunjukkan bahwa penyusunan upah perlu dilakukan secara sistematis, bukan sekadar menetapkan nominal gaji berdasarkan perkiraan atau keputusan ad hoc.
Jenis Struktur dan Skala Upah yang Umum Digunakan
Dalam praktiknya, perusahaan dapat menggunakan beberapa jenis struktur dan skala upah sesuai kebutuhan organisasi, kompleksitas jabatan, kemampuan perusahaan, dan kondisi pasar tenaga kerja.
Tidak semua perusahaan harus menggunakan model yang sama. Yang terpenting, struktur tersebut mampu memberikan dasar pengupahan yang adil, konsisten, dan mudah dikelola dalam proses payroll.
1. Struktur Upah Berbasis Jabatan
Struktur upah berbasis jabatan menyusun rentang gaji berdasarkan level atau nilai jabatan. Semakin tinggi tanggung jawab, kompleksitas pekerjaan, dan dampak jabatan terhadap bisnis, semakin tinggi pula posisi jabatan tersebut dalam struktur upah.
Model ini umum digunakan oleh perusahaan yang memiliki struktur organisasi cukup jelas, seperti staff, senior staff, supervisor, manager, senior manager, hingga director. Dengan pendekatan ini, HR dapat lebih mudah menghubungkan jabatan dengan grade, rentang gaji, dan kebijakan kenaikan upah.
2. Struktur Upah Berbasis Golongan atau Grade
Pada struktur berbasis grade, beberapa jabatan yang memiliki nilai atau bobot kerja serupa dikelompokkan ke dalam satu golongan. Setiap golongan memiliki rentang upah minimum hingga maksimum yang menjadi acuan dalam penetapan gaji.
Pendekatan ini membantu perusahaan menjaga konsistensi kompensasi antarposisi. Misalnya, beberapa posisi dari divisi berbeda dapat berada dalam grade yang sama jika memiliki tingkat tanggung jawab dan kompleksitas pekerjaan yang setara.
3. Struktur Upah Berbasis Kompetensi
Struktur upah berbasis kompetensi mempertimbangkan kemampuan, keahlian, sertifikasi, atau tingkat penguasaan karyawan terhadap suatu pekerjaan. Model ini sering relevan untuk posisi yang membutuhkan keahlian teknis tertentu atau jenjang profesional yang kuat.
Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat memberikan ruang kompensasi yang lebih jelas bagi karyawan yang meningkatkan kompetensinya. Namun, perusahaan juga perlu memiliki standar kompetensi yang terukur agar penetapan upah tetap objektif.
4. Struktur Upah Berbasis Pasar
Struktur upah berbasis pasar menggunakan data kompensasi eksternal sebagai salah satu acuan dalam menentukan rentang gaji. Tujuannya adalah menjaga agar kompensasi perusahaan tetap kompetitif di pasar tenaga kerja.
Model ini dapat membantu perusahaan menarik dan mempertahankan talenta, terutama untuk posisi yang memiliki persaingan tinggi. Namun, perusahaan tetap perlu menyesuaikannya dengan kemampuan internal, struktur organisasi, dan kebijakan kompensasi perusahaan.
5. Struktur Masa Kerja
Masa kerja dapat menjadi salah satu faktor dalam skala penyusunan upah, terutama jika perusahaan ingin menghargai pengalaman dan loyalitas karyawan. Namun, masa kerja sebaiknya tidak menjadi satu-satunya dasar kenaikan gaji. Perusahaan tetap perlu mempertimbangkan performa, kompetensi, dan kontribusi aktual karyawan.
Dengan struktur upah yang baik, karyawan dengan masa kerja lebih panjang dapat memiliki ruang pertumbuhan kompensasi yang jelas, tanpa membuat perusahaan kehilangan kontrol atas biaya payroll.
6. Struktur Nilai Jabatan bagi Organisasi
Setiap jabatan memiliki nilai yang berbeda terhadap pencapaian tujuan perusahaan. Ada posisi yang berperan langsung terhadap pendapatan, ada yang menjaga operasional tetap berjalan, dan ada yang memastikan kepatuhan serta tata kelola perusahaan tetap terjaga.
Penilaian nilai jabatan membantu HR menyusun struktur upah yang tidak hanya mengikuti nama posisi, tetapi juga memahami kontribusi posisi tersebut bagi organisasi. Ini penting agar struktur kompensasi tidak hanya terlihat rapi di atas kertas, tetapi juga relevan dengan kebutuhan bisnis.
7. Struktur Upah Broadbanding
Broadbanding adalah struktur upah dengan rentang gaji yang lebih lebar dalam setiap level atau kelompok jabatan. Model ini memberi fleksibilitas lebih besar bagi perusahaan dalam mengelola kompensasi, terutama untuk organisasi yang ingin mengurangi terlalu banyak level jabatan.
Namun, broadbanding membutuhkan tata kelola yang kuat. Jika tidak dikelola dengan baik, rentang gaji yang terlalu lebar dapat menimbulkan ketidakjelasan dalam penetapan upah dan menyulitkan HR dalam menjaga konsistensi payroll.
Struktur Upah dan Kepatuhan Payroll
Di Indonesia, payroll tidak dapat dipisahkan dari aspek kepatuhan terhadap dasar hukum payroll di Indonesia. Perusahaan perlu memperhatikan regulasi ketenagakerjaan, aturan pengupahan, pajak, BPJS, dan kewajiban administratif lainnya.
Skala dan struktur upah membantu perusahaan membangun dasar pengupahan yang lebih tertib, sehingga proses payroll tidak hanya efisien, tetapi juga lebih siap menghadapi kebutuhan audit dan pemeriksaan.
Ketika perusahaan tidak memiliki dokumentasi upah yang jelas, HR akan lebih sulit menjelaskan dasar perbedaan gaji antarjabatan. Hal ini dapat menimbulkan risiko, terutama jika terjadi pertanyaan dari karyawan, audit internal, atau pemeriksaan ketenagakerjaan.
Karena itu, struktur upah sebaiknya tidak dipandang sebagai dokumen statis. Perusahaan perlu meninjau ulang struktur tersebut secara berkala, terutama ketika ada perubahan organisasi, penyesuaian upah minimum, perubahan jabatan, atau transformasi bisnis.
Tantangan dalam Menyusun Skala dan Struktur Upah
Meskipun penting, penyusunan struktur upah sering kali tidak mudah. Banyak perusahaan menghadapi tantangan karena data jabatan belum rapi, struktur organisasi sering berubah, atau proses kompensasi masih banyak dilakukan secara manual.
Beberapa tantangan yang sering muncul antara lain:
- Data Jabatan Tidak Konsisten: Perusahaan mungkin memiliki jabatan dengan nama berbeda tetapi tanggung jawab serupa. Sebaliknya, ada juga jabatan dengan nama yang sama tetapi memiliki beban kerja berbeda di setiap divisi. Kondisi ini membuat HR sulit menentukan grade jabatan secara objektif.
- Kenaikan Gaji Tidak Memiliki Pola Jelas: Tanpa struktur upah, kenaikan gaji bisa terjadi berdasarkan negosiasi, kebutuhan mendesak, atau keputusan ad hoc. Dalam jangka panjang, pola seperti ini dapat menciptakan ketimpangan dan membuat payroll semakin sulit dikendalikan.
- Promosi Tidak Selalu Diikuti Penyesuaian yang Tepat: Ketika karyawan naik jabatan, perusahaan perlu memastikan bahwa penyesuaian gaji sesuai dengan grade baru. Jika tidak ada struktur yang jelas, promosi bisa menimbulkan gap antara tanggung jawab baru dan kompensasi yang diterima.
- Sulit Mengelola Multi-Entity atau Multi-Location: Perusahaan dengan banyak entitas, cabang, atau lokasi kerja biasanya memiliki variasi kebijakan, tunjangan, dan kebutuhan payroll. Tanpa sistem yang kuat, struktur upah bisa terfragmentasi dan sulit dikonsolidasikan.
- Terlalu Banyak Proses Manual: Spreadsheet mungkin cukup untuk perusahaan kecil, tetapi akan menjadi tantangan ketika jumlah karyawan dan komponen payroll bertambah. Kesalahan input, formula yang tidak konsisten, dan data yang tersebar dapat menghambat akurasi payroll.
Dalam konteks ini, penggunaan payroll software menjadi semakin penting. Artikel tentang pentingnya payroll software dapat membantu perusahaan memahami mengapa sistem payroll terintegrasi dibutuhkan untuk mengurangi pekerjaan manual dan meningkatkan akurasi penggajian.
Metode Penyusunan Skala dan Struktur Upah
Setelah memahami jenis struktur upah yang dapat digunakan, perusahaan juga perlu menentukan metode penyusunan yang sesuai. Metode ini membantu HR menilai jabatan, mengelompokkan posisi, dan menentukan rentang upah dengan cara yang lebih terukur.
Dalam praktiknya, terdapat beberapa metode yang sering digunakan dalam penyusunan skala dan struktur upah.
1. Metode Ranking Sederhana
Metode ranking sederhana dilakukan dengan mengurutkan jabatan dari yang paling rendah hingga paling tinggi berdasarkan nilai atau bobot jabatan. HR menilai posisi berdasarkan tingkat tanggung jawab, kompleksitas pekerjaan, risiko, dan kontribusi terhadap organisasi.
Metode ini relatif mudah digunakan, terutama untuk perusahaan dengan jumlah jabatan yang belum terlalu banyak. Namun, karena penilaiannya cenderung lebih sederhana, perusahaan perlu memastikan proses ranking dilakukan secara objektif dan melibatkan data jabatan yang memadai.
Contohnya, perusahaan dapat mengurutkan jabatan mulai dari admin, staff, senior staff, supervisor, manager, hingga director. Setelah urutan jabatan ditentukan, perusahaan dapat menetapkan rentang upah untuk setiap level.
2. Metode Dua Titik
Metode dua titik dilakukan dengan menentukan dua jabatan sebagai titik acuan, biasanya jabatan dengan nilai terendah dan tertinggi dalam struktur organisasi. Dari dua titik tersebut, perusahaan kemudian menyusun rentang upah untuk jabatan lain di antara keduanya.
Metode ini membantu perusahaan membuat struktur upah yang lebih sistematis dibandingkan ranking sederhana. Dengan adanya dua titik pembanding, HR dapat menyusun rentang upah secara lebih proporsional dari level bawah hingga level atas.
Metode ini cocok digunakan ketika perusahaan sudah memiliki gambaran yang jelas mengenai jabatan kunci dan ingin membangun rentang upah yang lebih terstruktur tanpa menggunakan sistem penilaian yang terlalu kompleks.
3. Metode Point Factor
Metode point factor adalah metode yang lebih analitis karena setiap jabatan dinilai berdasarkan beberapa faktor tertentu, seperti tanggung jawab, kompetensi, pengalaman, kompleksitas pekerjaan, risiko kerja, dan dampak terhadap bisnis. Setiap faktor diberi bobot atau poin, lalu total poin digunakan untuk menentukan posisi jabatan dalam struktur upah.
Metode ini biasanya lebih cocok untuk perusahaan dengan struktur organisasi yang lebih kompleks. Hasilnya dapat lebih objektif karena penilaian jabatan dilakukan berdasarkan faktor yang terukur.
Namun, metode point factor membutuhkan data jabatan yang rapi, kriteria penilaian yang jelas, dan proses evaluasi yang konsisten. Jika diterapkan dengan baik, metode ini dapat membantu perusahaan menyusun skala dan struktur upah yang lebih akurat dan siap mendukung proses payroll, promosi, serta evaluasi kompensasi.
Langkah Praktis Menyusun Skala dan Struktur Upah
Agar struktur upah dapat digunakan secara efektif, perusahaan perlu menyusunnya dengan pendekatan yang sistematis. Berikut langkah yang dapat dilakukan HR.
1. Rapikan Data Jabatan
Mulailah dengan mengumpulkan daftar seluruh jabatan di perusahaan. Pastikan setiap jabatan memiliki deskripsi pekerjaan, tanggung jawab utama, reporting line, dan kualifikasi yang jelas. Ini menjadi dasar untuk melakukan analisis jabatan.
2. Kelompokkan Jabatan ke dalam Grade
Setelah data jabatan rapi, kelompokkan posisi berdasarkan tingkat tanggung jawab, kompleksitas pekerjaan, dan kontribusi terhadap bisnis. Grade jabatan membantu perusahaan menyusun hierarki kompensasi secara lebih terstruktur.
3. Tentukan Rentang Gaji
Untuk setiap grade, tentukan rentang gaji minimum, midpoint, dan maksimum. Rentang ini membantu HR mengelola penawaran gaji, kenaikan berkala, promosi, dan penyesuaian kompensasi tanpa keluar dari kerangka yang telah ditetapkan.
4. Sesuaikan dengan Kebijakan Perusahaan
Struktur upah harus selaras dengan strategi kompensasi perusahaan. Apakah perusahaan ingin membayar sesuai median pasar, sedikit di atas pasar, atau menyesuaikan dengan kemampuan internal? Keputusan ini akan memengaruhi desain rentang gaji.
5. Hubungkan dengan Payroll
Pastikan struktur upah dapat diterjemahkan ke dalam sistem payroll. Setiap perubahan jabatan, promosi, adjustment salary, atau perubahan komponen gaji harus tercatat dengan jelas agar proses payroll berjalan akurat.
6. Evaluasi Secara Berkala
Struktur upah perlu ditinjau secara berkala. Perubahan upah minimum, kondisi pasar tenaga kerja, restrukturisasi organisasi, dan pertumbuhan bisnis dapat membuat struktur lama tidak lagi relevan.
Kelola Struktur Upah dan Payroll Lebih Akurat dengan SunFish Payroll
Skala dan struktur upah membantu perusahaan membangun penggajian yang lebih adil, konsisten, dan dapat dipertanggungjawabkan. Dengan struktur yang jelas, HR dapat mengelola kompensasi berdasarkan jabatan, kompetensi, masa kerja, dan nilai kontribusi secara lebih objektif.
Lebih dari itu, struktur upah juga membantu payroll berjalan lebih akurat. Ketika data jabatan, grade, rentang gaji, dan komponen kompensasi tersusun rapi, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan perhitungan, mempercepat proses approval, dan meningkatkan kesiapan audit.
Bagi perusahaan yang sedang tumbuh, struktur upah bukan lagi sekadar kebutuhan administratif. Ini adalah fondasi untuk membangun sistem kompensasi yang lebih sehat, transparan, dan siap mendukung pertumbuhan organisasi.
SunFish Payroll dapat menjadi solusi mengelola proses penggajian secara lebih terintegrasi, mulai dari komponen gaji, tunjangan, potongan, pajak, BPJS, hingga kebutuhan pelaporan payroll.
Dengan sistem yang dirancang untuk kebutuhan perusahaan di Indonesia, SunFish Payroll mendukung HR dan finance dalam menjalankan payroll yang lebih akurat, efisien, dan sesuai kebutuhan operasional perusahaan.
Ketika struktur upah sudah tertata, SunFish Payroll membantu memastikan setiap perubahan data kompensasi dapat diproses dengan lebih terkontrol dan terdokumentasi.
Jika perusahaan Anda ingin memperkuat proses penggajian agar lebih tertib, transparan, dan siap menghadapi kompleksitas payroll modern, konsultasikan kebutuhan sistem payroll perusahaan Anda bersama tim profesional DataOn.
FAQ
Apa saja 3 jenis sistem upah yang digunakan di Indonesia?
Tiga jenis sistem upah yang umum digunakan adalah upah berdasarkan waktu, upah berdasarkan hasil, dan upah borongan. Sistem ini dapat disesuaikan dengan jenis pekerjaan, pola kerja, dan kebijakan perusahaan.
Apa yang dimaksud dengan skala gaji ke-7?
Skala gaji ke-7 biasanya merujuk pada tingkat atau grade gaji tertentu dalam struktur upah perusahaan. Artinya, posisi atau karyawan yang masuk dalam skala tersebut memiliki rentang gaji yang sudah ditentukan berdasarkan jabatan, tanggung jawab, kompetensi, atau masa kerja.
Apa itu struktur upah?
Struktur upah adalah susunan tingkat upah dari yang terendah hingga tertinggi dalam perusahaan. Struktur ini digunakan sebagai dasar untuk menentukan gaji karyawan secara lebih adil, konsisten, dan sesuai dengan nilai jabatan.
Apa contoh dari struktur upah?
Contoh struktur upah adalah pembagian gaji berdasarkan level jabatan, seperti Staff, Senior Staff, Supervisor, Manager, dan Director. Setiap level memiliki rentang gaji minimum hingga maksimum yang berbeda sesuai tanggung jawab dan kontribusinya.
