Di DataOn, setiap kuartal adalah kesempatan untuk membentuk ulang peran teknologi HR, bukan hanya bagi tim HR, tetapi juga bagi karyawan, manajer, dan pemimpin perusahaan yang bergantung pada mereka.

Rilis Q1 2026 menjadi salah satu pembaruan SunFish HR yang paling menyeluruh, dengan peningkatan yang mencakup keamanan tingkat enterprise, alur kerja berbasis mobile, produktivitas berbasis AI, serta dukungan kepatuhan yang lebih mendalam di Asia Tenggara.

Di seluruh platform, kami menyempurnakan alur kerja utama, memperkuat fondasi sistem, dan menghadirkan peningkatan terarah yang membantu mengurangi hambatan dalam operasional sehari-hari. Baik saat mengelola kepatuhan payroll, menyetujui permintaan melalui mobile, maupun mengoordinasikan pelatihan lintas tim, pembaruan ini dirancang untuk membuat pekerjaan HR berjalan lebih lancar.

Berikut pembaruan terbaru dan mengapa hal ini penting bagi organisasi Anda.

1. Memperkuat Fondasi: Keamanan, Performa, dan Kontrol Sistem

Seiring pertumbuhan organisasi dan semakin banyaknya data sensitif yang dikelola dalam sistem HR, fondasi sistem menjadi sama pentingnya dengan fitur yang tersedia. Rilis kali ini menghadirkan sejumlah peningkatan keamanan pada cara SunFish HR bekerja, berkembang, dan melindungi data.

• Two-Factor Authentication atau 2FA

Pengguna kini dapat mengaktifkan 2FA melalui Time-based One-Time Password menggunakan aplikasi autentikasi mobile seperti Google Authenticator. Opsi tambahan berupa tombol “Automated Login” memungkinkan perangkat tepercaya melewati proses autentikasi ulang setelah terverifikasi.

• Pembatasan Akses Khusus Mobile

Administrator kini dapat menetapkan akun tertentu agar hanya dapat diakses melalui aplikasi SunFish Mobile. Jika pengguna mencoba login melalui desktop, sistem akan menampilkan pesan “Access Restricted” beserta tautan langsung untuk mengunduh aplikasi. Fitur ini sangat berguna untuk staf lapangan atau kontraktor yang tidak memerlukan akses desktop.

Di balik layar, performa sistem juga diperkuat melalui migrasi selektif beberapa system endpoint ke Golang. Langkah ini membantu meningkatkan kecepatan dan skalabilitas, terutama pada lingkungan dengan penggunaan tinggi.

Pada saat yang sama, administrator mendapatkan kontrol yang lebih baik melalui:

• Pemantauan patch yang lebih terstruktur dengan status yang jelas, seperti Applied, Pending, dan Incoming
• Peningkatan tools konfigurasi untuk mengelola lingkungan multi-entity
• Validasi secure link yang lebih baik untuk lampiran Inbox, Avatar, dan aset pengguna lainnya

2. Pengalaman Mobile dan Frontline: Keputusan Lebih Cepat, Hambatan Lebih Sedikit

Keputusan HR sering kali terjadi di luar kantor, melalui perangkat mobile, secara real-time, dan dalam situasi yang membutuhkan respons cepat. Di sinilah sebagian besar manajer dan karyawan frontline benar-benar menggunakan SunFish HR. Pada Q1 ini, kami menghadirkan peningkatan produktivitas yang signifikan bagi keduanya, terutama pada proses approval dan absensi eksternal.

Berikut pembaruan yang dirancang ulang dan ditingkatkan, bukan hanya agar tampil lebih rapi, tetapi juga agar mampu menangani volume penggunaan yang lebih tinggi secara efisien.

• Redesigned Request Inbox

Inbox mobile kini menyediakan filter berbasis tab untuk status Inbox, Completed, dan Awaiting. Untuk pencarian yang lebih spesifik, tersedia advanced filter dan full-text search agar approver dapat menemukan request berdasarkan nomor, pemohon, tipe, tanggal, atau unit organisasi dengan lebih cepat.

• Claim Group Approval

Klaim reimbursement yang diajukan secara berkelompok kini dapat ditinjau sebagai satu grup. Approver dapat melihat item berdasarkan Item, Date, atau Balance, membuka detail masing-masing klaim, lalu menyetujui, merevisi, atau menolak setiap item sebelum mengirim keputusan batch dalam satu tindakan.

• Dynamic QR Scan untuk Karyawan Eksternal

Sebelumnya, hanya karyawan terdaftar yang dapat melakukan clock attendance melalui SunFish PORT Dynamic QR. Kini, peserta eksternal seperti kontraktor, tamu acara, atau partner dapat mencatat kehadiran hanya dengan memindai QR code dari login screen, tanpa perlu memiliki akun SunFish.

Alur ini dapat menangani pengguna yang sudah terdaftar maupun belum terdaftar secara otomatis, lengkap dengan face capture untuk verifikasi.

3. Kapabilitas Dokumen dan Reporting: Dari Penyimpanan Menjadi Workflow

Dokumen HR jarang bersifat statis. Dokumen dibuat, ditinjau, disetujui, dan digunakan kembali secara berkelanjutan. Karena itu, kami mulai mengintegrasikan Document Management ke dalam SunFish pada Q1 2025 dan terus mengembangkannya sepanjang tahun. Pada Q1 2026, fokus kami adalah menjadikannya benar-benar siap untuk kebutuhan enterprise.

Fokus kuartal ini berada pada pembuatan dokumen yang lebih terstruktur, approval yang lebih terkontrol, serta visibilitas terhadap penggunaan storage.

• Create From Template

Pengguna kini dapat membuat dokumen dari template siap pakai yang dilengkapi placeholder untuk data karyawan, tanggal, dan nomor dokumen. Fitur ini berguna untuk kebutuhan seperti permintaan passcode, formulir perubahan IT, atau surat onboarding.

• Document Approval Workflow

Aksi baru “Request for Approval” pada dokumen memungkinkan pengguna mengirim dokumen melalui formula approval yang telah ditentukan, lengkap dengan catatan. Approver dapat melihat request tersebut di inbox dan menyetujui atau menolaknya dari satu tempat.

• Smart Watermarks untuk Report

Report kini dapat dilengkapi dynamic watermark, baik berbasis gambar seperti cap “Confidential”, maupun berbasis teks menggunakan variabel seperti [EMP_NAME] dan timestamp pembuatan report. Setiap report yang diunduh dapat ditelusuri kembali ke pengguna yang mengunduhnya.

• Peningkatan DMS lainnya mencakup:
  • Rename folder di direktori Projects tanpa mengganggu isi folder
  • Upload dokumen melalui URL, termasuk Google Docs dan external links
  • Payroll Report Document Management untuk upload, rename, dan bulk-delete di dalam payroll groups
  • Edit dan full activity logging untuk dokumen payroll
  • Informasi storage pada “My Document” yang menampilkan total file dan kapasitas yang digunakan

Seluruh pembaruan ini menunjukkan perubahan perspektif: dokumen dan report bukan lagi sekadar output, melainkan bagian dari proses kerja itu sendiri.elf.

4. SunFish PORT, Fleksibilitas Sistem, dan Integrasi: Dapat Dikonfigurasi Sesuai Kebutuhan

Setiap organisasi bekerja dengan cara yang berbeda. Karena itu, sistem HR harus mampu beradaptasi tanpa menjadi rumit untuk dikelola. Rilis ini menghadirkan beberapa peningkatan yang memperkuat konfigurasi dan integrasi sistem.

SunFish PORT, perangkat on-premise untuk absensi dan Dynamic QR, terus berkembang sebagai jembatan antara aktivitas fisik dan pelacakan digital. Kini, SunFish PORT memiliki tempat khusus di menu Utilities. Menu baru ini menggabungkan kebutuhan tim operasional dalam tiga tab utama: Device, Activity, dan External Employee.

• Device Tab: Tab ini memungkinkan administrator untuk mengaktifkan PORT, mengatur batas akses, menentukan metode identifikasi seperti ID Card atau Face Detection, menyesuaikan face-detection threshold, serta menyinkronkan data dasar karyawan ke perangkat.
• Activity Tab: Tab ini menampilkan seluruh aktivitas Dynamic QR, seperti makan, sesi training, dan event, lengkap dengan waktu mulai, waktu selesai, jadwal, serta perangkat yang terdaftar.
• External Employee Tab: Tab ini menyimpan daftar non-karyawan yang memiliki izin menggunakan fitur Dynamic QR, termasuk informasi afiliasi perusahaan dan detail kontak.

Pada saat yang sama, kemampuan baru seperti konfigurasi gamification menghadirkan lapisan engagement yang lebih menyenangkan dan terstruktur. Administrator kini dapat menentukan periode gamification, mission, level, kategori, dan badge untuk mendorong engagement pada attendance maupun KPI lainnya.

Peningkatan yang terlihat kecil, seperti form customization yang lebih baik, juga memegang peran penting. Melalui pembaruan seperti:

• Struktur field dan ikon yang lebih jelas
• Atribut yang dikelompokkan agar konfigurasi lebih mudah
• Kemampuan menerapkan customization pada standard fields

sistem menjadi lebih mudah disesuaikan tanpa memerlukan intervensi teknis.

5. Reimbursement Reimagined

Pengalaman reimbursement balance, baik untuk karyawan maupun HR, telah didesain ulang secara menyeluruh pada kuartal ini. Pembaruan ini menjawab dua tantangan lama: load time yang lambat dan pemisahan yang kurang jelas antara balance karyawan dan keluarga.

• Balance kini dikelompokkan berdasarkan Family dan Employee, dengan periode validitas yang jelas serta indikator remaining balance untuk setiap grup.
• Active balance akan dimuat secara default, sementara data disamarkan hingga pengguna memasukkan password login. Hal ini membantu mencegah shoulder-surfing di area kerja bersama.
• Filter baru berdasarkan Balance Status, seperti Active, Inactive, dan All, serta Balance Period, memudahkan proses audit atas entitlement historis.
• Dari sisi performa, proses page rendering dan backend response time telah dioptimalkan secara substansial.

Di balik layar, Reimbursement Settings telah dimigrasikan ke framework Settings SF7 yang baru dengan interface yang lebih bersih. Pembaruan ini membuatnya selaras dengan arah konfigurasi platform ke depan. Menu lama akan dihentikan pada rilis mendatang. with the platform’s future configuration direction. The old menu will be retired in a future release.

6. Employee Lifecycle dan HR Governance

Seiring matangnya operasional HR, kompleksitas sering kali muncul dari kasus-kasus khusus. Proses offboarding dapat berbeda di setiap perusahaan. Akses reporting perlu dikontrol lintas entity. Struktur organisasi pun tidak selalu mengikuti hierarki yang sederhana. Rilis ini menghadirkan peningkatan yang membuat sistem lebih sesuai dengan realitas tersebut.

Proses offboarding kini menjadi lebih fleksibel:

• Perusahaan dapat mengaktifkan atau menonaktifkan pengelolaan severance berdasarkan kebijakan internal
• Outstanding approval ditangani dengan lebih rapi untuk mengurangi kebingungan dan beban administratif

Data organisasi juga menjadi lebih terstruktur melalui kemampuan baru untuk:

• Menyimpan data posisi berdasarkan level organisasi
• Meningkatkan akurasi reporting dan pemetaan hierarki

Kontrol akses juga diperkuat. Report seperti headcount dan turnover kini:

• Mengikuti batas otorisasi pengguna
• Mencegah visibilitas data lintas perusahaan yang tidak disengaja

Kebijakan workforce jarang bersifat sederhana, sehingga sistem time management juga harus mampu mencerminkan kompleksitas tersebut. Rilis ini menghadirkan:

• Singapore Update: dukungan untuk struktur leave bertingkat, yang memungkinkan hubungan parent-child antar leave type
• Opsi baru untuk perhitungan leave entitlement berdasarkan full join date, sehingga kebijakan dapat diterapkan dengan lebih akurat

Fitur-fitur ini mungkin bukan headline utama, tetapi perubahan seperti inilah yang membantu mencegah masalah operasional sehari-hari.es.

7. Continuous Compliance: Localization yang Menjaga Payroll Tetap Andal

Regulasi pajak dan payroll tidak menunggu siklus rilis software, begitu pula SunFish HR. Q1 2026 menghadirkan pembaruan compliance besar untuk Indonesia dan Vietnam, sekaligus peningkatan struktur pada payroll history.

Peningkatan di Indonesia dan Vietnam memastikan perhitungan statutory, tax reporting, dan proses payroll tetap selaras dengan regulasi yang berlaku. Mulai dari pembaruan tax forms hingga penanganan contribution dan exemption yang lebih baik, perubahan ini membantu mengurangi kebutuhan penyesuaian manual.

• Indonesia
  • Coretax Integration. SunFish kini dapat menghasilkan dan mengunggah filing yang sesuai Coretax secara langsung.
  • Pengguna dapat mengunduh tax forms dalam format BPMP, BP21, BP26, dan BPA1 sebagai XML, Excel, atau PDF, yang dikelompokkan berdasarkan lokasi pajak atau KPP.

• Vietnam
  • PIT Final Declaration dan Statutory Data
  • Tab baru PIT Final Declaration mendukung form 05 QTT TNCN, 05-1 BK QTT TNCN, 05-2 BK QTT TNCN, dan 05-3 BK QTT TNCN, lengkap dengan layout form yang dapat disesuaikan.
  • Employee Statutory Data dan Employee Union management juga telah ditambahkan untuk mencatat tax type, social security type, SHUI region, dan union membership. Seluruh data ini diperlukan untuk memenuhi standar pelaporan Vietnam saat ini.
  • Statutory Reports for Labor Department. Format report baru 01/PLI dan 07/PLI kini tersedia dengan variable mapping yang dapat dikonfigurasi untuk qualification, allowance, social insurance, dan unemployment insurance.
  • Payroll History: Generate YTD by Month. Administrator kini dapat membuat ulang snapshot payroll year-to-date untuk bulan dan kelompok karyawan tertentu. Fitur ini sangat berguna untuk menangani koreksi tengah tahun atau audit pajak.
  • Tax Exemption with Backpay. Allowance bebas pajak seperti meal stipend kini mendukung backpay reference code, sehingga penyesuaian retroaktif dapat mengalir ke periode yang tepat.
  • Formula Payroll Component kini menyediakan variabel baru untuk UNIONCONTRIBUTIONEMPLOYEE, UNIONCONTRIBUTIONEMPLOYER, dan SHUIBASEWAGES agar perhitungan union Vietnam menjadi lebih rapi.

8. Mendukung Pertumbuhan: Dari Task Management hingga Learning and Development

HR semakin terhubung dengan eksekusi, yaitu bagaimana pekerjaan dilakukan, dilacak, dan ditingkatkan. Project dan task management, serta learning and development, merupakan bagian penting dari SunFish. Pada rilis ini, workflow yang digunakan organisasi untuk mengelola performa dan pertumbuhan talenta semakin diperkuat.

Tools project management telah disempurnakan agar lebih sesuai dengan alur kerja nyata, melalui struktur task dan filter yang lebih jelas:

• Task kini dapat dihubungkan ke epic
• Status update menjadi lebih fleksibel
• Filtering mendukung tampilan multi-category
• Project dapat memiliki visual identifier seperti logo

Training dan Learning terus berkembang dari fungsi pendukung menjadi kapabilitas strategis. Rilis ini memperkuat aspek delivery dan management melalui peningkatan berikut:

• Bulk attendance upload untuk mengurangi pencatatan manual
• Adaptive video streaming untuk pengalaman belajar yang lebih lancar
• Format quiz dan keterbacaan yang lebih baik
• CC recipients pada email training serta visibilitas supervisor dalam training reminder
• Training Course Information kini muncul di Request Inbox, sehingga approver mendapatkan konteks yang lebih lengkap
• E-Learning skip control untuk mendukung kebutuhan compliance training

Pada saat yang sama, kapabilitas AI mulai diperkenalkan secara praktis dan terarah. AI tidak menggantikan workflow, melainkan membantu di dalamnya, mulai dari menyempurnakan input, menghasilkan konten, hingga meningkatkan komunikasi.

Hal ini paling terlihat pada training, di mana AI kini dapat menghasilkan konten siap presentasi. Peningkatan lainnya juga memperbaiki cara training disampaikan, dilacak, dan dievaluasi.d.

9. Recruitment dan Career Development yang Lebih Cerdas

Recruitment dan career development merupakan bagian integral dari SunFish enterprise suite. Pada Q1 2026, SunFish menghadirkan tools yang lebih tajam untuk shortlisting kandidat dan perencanaan pengembangan setelah mereka bergabung.

Proses hiring sering kali memiliki volume tinggi dan tekanan besar. Karena itu, peningkatan kecil sekalipun dapat mengurangi beban kerja secara signifikan.

• Pre-Screening Filter: Advanced filter baru pada recruitment overview memungkinkan recruiter mempersempit daftar pelamar berdasarkan Job Fit Score, lini bisnis pengalaman kerja, minimum periode pengalaman, usia, dan pendidikan. Recruiter juga dapat memilih untuk hanya menampilkan pelamar yang memenuhi threshold Job Fit yang telah dikonfigurasi.

• Compare Applicants: Recruiter kini dapat memilih dua atau lebih pelamar dari tahap mana pun dan membandingkannya secara berdampingan. Informasi seperti current step, match percentage, skills, education, work history, dan language proficiency dapat dibandingkan tanpa perlu meninggalkan layar.
• Tools penulisan berbasis AI kini juga mendukung:
  • Job descriptions
  • Recruitment requests
  • Candidate notes

• Career planning kini lebih terintegrasi langsung ke dalam profil karyawan, sehingga pelacakan pengembangan menjadi bagian dari proses HR sehari-hari.
  • Career plan dapat dibuat dan dikelola langsung di bagian profil karyawan, termasuk readiness, competency match, dan impact-of-leaving assessment.

• Data interface integration memungkinkan performance tracking yang lebih dinamis.

• AI-assisted text refinement membantu meningkatkan kejelasan evaluasi dan input.

10. AI di Dalam Workflow: Praktis, Bukan Sekadar Teori

Di seluruh platform SunFish, satu pola semakin terlihat jelas: artificial intelligence terus bergerak lebih dalam ke workflow sehari-hari. AI tidak hadir sebagai kapabilitas terpisah, melainkan diperluas ke modul tempat tim HR sudah bekerja. AI mendukung pembuatan konten, penyempurnaan teks, dan pengambilan keputusan tanpa mengubah cara pengguna bekerja.

Dalam rilis ini, ekspansi tersebut hadir pada training dan recruitment.

AI-Generated Training Content

Trainer dan tim L&D kini dapat menghasilkan presentation deck lengkap untuk Training Course langsung di dalam SunFish. Pengguna cukup mengunggah dokumen referensi, menulis deskripsi singkat dalam bahasa yang didukung, termasuk Bahasa Indonesia, memilih style seperti Professional, Creative, atau Modern, menentukan jumlah slide, lalu SunFish akan menghasilkan deck yang siap diedit.

Setiap proses generation menggunakan shared AI credit pool dengan transparansi penuh atas penggunaannya.

• AI-Generated Training Content: Trainer dan tim L&D kini dapat menghasilkan presentation deck lengkap untuk Training Course langsung di dalam SunFish. Pengguna cukup mengunggah dokumen referensi, menulis deskripsi singkat dalam bahasa yang didukung, termasuk Bahasa Indonesia, memilih style seperti Professional, Creative, atau Modern, menentukan jumlah slide, lalu SunFish akan menghasilkan deck yang siap diedit. Setiap proses generation menggunakan shared AI credit pool dengan transparansi penuh atas penggunaannya.
• AI Text Paraphrasing di Recruitment: Tombol baru “Improve” kini tersedia di berbagai form recruitment, seperti Manpower Plan remarks, recruitment request descriptions, applicant notes, dan video interview feedback. Dengan satu klik, teks dapat ditulis ulang menjadi lebih jelas dan profesional tanpa mengubah makna aslinya. Fitur ini berguna bagi pengguna yang bukan penutur asli Bahasa Inggris dan untuk menjaga konsistensi bahasa internal di ratusan requisition.

Penutup: Satu Kuartal dengan Dampak yang Terasa di Banyak Titik

Update Q1 2026 tidak ditentukan oleh satu fitur besar, melainkan oleh bagaimana pembaruan ini meningkatkan sistem secara menyeluruh. Ini adalah rilis berlapis, di mana setiap peningkatan membuat pembaruan lainnya menjadi lebih bernilai.

AI pada training dan recruitment menjadi lebih berdampak ketika platform dasarnya lebih cepat dan aman. Peningkatan produktivitas mobile menjadi lebih terasa ketika reimbursement dan PORT juga berjalan lebih cepat. Localization untuk Indonesia dan Vietnam pun menjadi lebih berarti karena didukung oleh framework yang membuat fitur tersebut tetap performan.

Inilah jenis peningkatan yang mungkin tidak selalu terlihat besar secara individu, tetapi secara keseluruhan memberi perbedaan nyata pada cara tim HR bekerja setiap hari.

Kami terus dipandu oleh hal yang paling sering disampaikan klien kami: lebih sedikit waktu untuk administrasi, lebih banyak waktu untuk manusia. Setiap bagian dari rilis ini mencerminkan feedback dari tim HR dan leadership yang bekerja bersama kami, dan kami sudah mempersiapkan pembaruan berikutnya.

Terima kasih telah mempercayai kami untuk terus bertumbuh bersama Anda. Bersama-sama, kita tidak hanya membangun software HR yang lebih baik, tetapi juga workplace yang lebih baik, tempat setiap orang dapat berkembang.