Update SunFish HR Q4 2025: Peningkatan HRIS untuk Payroll, Compliance, dan Operasional HR

Mengelola operasional HR di perusahaan modern bukan lagi sekadar mencatat data karyawan. HR saat ini harus mampu memastikan kepatuhan terhadap regulasi, mengelola payroll secara akurat, menghasilkan laporan strategis, serta menjaga keamanan data karyawan dalam satu sistem yang terintegrasi.

Untuk menjawab kebutuhan tersebut, SunFish HR menghadirkan pembaruan penting pada Q4 2025 yang berfokus pada peningkatan performa HRIS, fleksibilitas payroll, penguatan compliance regional, serta peningkatan keamanan dan manajemen dokumen.

Pembaruan ini dirancang untuk membantu organisasi menjalankan proses HR dengan lebih efisien sekaligus memberikan visibilitas yang lebih baik bagi manajemen dalam mengambil keputusan strategis.

Melalui berbagai peningkatan fitur ini, SunFish HR semakin memperkuat posisinya sebagai platform HR software yang mendukung transformasi digital HR di Asia Tenggara.

1. Dukungan Multi-Company dan Multi-Country yang Lebih Fleksibel

Perusahaan yang berkembang sering kali memiliki banyak entitas bisnis, cabang, atau operasi di beberapa negara sekaligus. Kondisi ini membuat pengaturan sistem HR menjadi lebih kompleks, terutama ketika harus menyesuaikan konfigurasi untuk setiap entitas baru.

Dalam update Q4 ini, SunFish HR meningkatkan kemampuan default data setup untuk organisasi yang memiliki struktur multi-company atau multi-country.

Dengan peningkatan ini, perusahaan dapat:

• Menyiapkan konfigurasi HR untuk entitas baru secara lebih cepat
• Mengurangi proses setup manual yang berulang
• Menjaga konsistensi struktur data HR di seluruh entitas perusahaan

Kemampuan ini sangat penting bagi organisasi yang terus berkembang atau melakukan ekspansi regional, karena sistem HR harus mampu mengikuti dinamika organisasi tanpa mengganggu operasional yang sudah berjalan.

Dengan konfigurasi yang lebih fleksibel, tim HR dapat fokus pada strategi pengelolaan SDM tanpa harus terhambat oleh proses administratif yang kompleks.

2. Peningkatan Regional Compliance untuk Payroll yang Lebih Akurat

Salah satu tantangan terbesar dalam mengelola HR di organisasi multinasional adalah memastikan bahwa sistem payroll selalu sesuai dengan regulasi di masing-masing negara.

Dalam update Q4 ini, SunFish HR memperkuat fitur local compliance dengan berbagai peningkatan pada pengelolaan payroll di Indonesia, Malaysia, dan Vietnam.

Peningkatan ini membantu perusahaan memastikan bahwa perhitungan payroll, kontribusi asuransi sosial, serta pelaporan pajak dapat dilakukan secara lebih akurat dan otomatis.

Peningkatan Payroll Malaysia: Automasi SOCSO dan EIS

Untuk perusahaan yang beroperasi di Malaysia, update ini menghadirkan berbagai penyempurnaan pada perhitungan payroll dan kontribusi asuransi sosial.

Beberapa peningkatan utama meliputi:

• Automasi perhitungan kontribusi SOCSO dan EIS berdasarkan kategori karyawan
• Penyesuaian kontribusi berdasarkan status kontrak atau tanggal resign
• Perhitungan pajak tax borne by company berbasis persentase
• Informasi tanggungan karyawan yang dapat ditampilkan dalam laporan payroll
• Pengaturan cabang untuk kebutuhan pajak dan asuransi

Selain itu, sistem reimbursement juga mengalami peningkatan dengan fitur:

• Auto-cap claim berdasarkan sisa limit klaim
• Mode per diem fleksibel yang dapat dihitung per hari atau per malam
• Validasi untuk mencegah pengajuan klaim dengan tanggal bukti di masa depan

Dengan peningkatan ini, tim HR dan payroll dapat mengurangi risiko kesalahan perhitungan serta meningkatkan efisiensi proses administrasi payroll.

Penyempurnaan Payroll Indonesia untuk Final Pay dan Perpajakan

Bagi perusahaan di Indonesia, proses payroll sering kali melibatkan berbagai komponen seperti BPJS, PPh 21, THR, dan perhitungan final pay ketika karyawan keluar dari perusahaan.

Update Q4 SunFish HR menghadirkan beberapa peningkatan penting untuk mendukung kebutuhan payroll di Indonesia, di antaranya:

• Logika baru untuk perhitungan prorata berdasarkan tanggal akhir kerja
• Fleksibilitas pengaturan BPJS dan THR dalam skenario tertentu
• Penyempurnaan perhitungan pajak ketika terjadi perpindahan cabang
• Dukungan laporan Benefit in Kind (BIK)
• Upload data pasangan NITKU untuk kebutuhan administrasi pajak
• Logika eligibility bulanan untuk insentif pajak DTP 2025

Dengan peningkatan ini, perusahaan dapat menjalankan proses payroll dengan lebih akurat sekaligus memastikan kepatuhan terhadap regulasi perpajakan yang berlaku.

Peningkatan Payroll Vietnam untuk Konfigurasi SHUI

Untuk organisasi yang memiliki operasi di Vietnam, update ini juga menghadirkan peningkatan pada pengaturan kontribusi asuransi sosial.

Beberapa peningkatan utama meliputi:

• Penyempurnaan mapping data statutory
• Konfigurasi baru untuk kontribusi SHUI (Social, Health, Unemployment Insurance)
• Dukungan konversi mata uang untuk kontribusi SHUI
• Pengaturan kontribusi serikat pekerja yang lebih fleksibel

Dengan dukungan konfigurasi yang lebih lengkap, perusahaan dapat mengelola payroll Vietnam secara lebih akurat dan sesuai dengan regulasi lokal.

3. Reporting HR yang Lebih Dinamis dan Fleksibel

Laporan HR merupakan komponen penting dalam mendukung pengambilan keputusan manajemen. Oleh karena itu, SunFish HR menghadirkan berbagai peningkatan pada modul SunFish Report untuk membuat proses pelaporan menjadi lebih fleksibel.

Beberapa fitur baru yang diperkenalkan meliputi:

• Dynamic Signature Rules: Sistem kini dapat menentukan penandatangan laporan secara otomatis berdasarkan aturan yang telah ditentukan dan data runtime.
• Kontrol Tampilan Total Laporan: Pengguna dapat memilih untuk menampilkan atau menyembunyikan subtotal dan grand total dalam laporan sesuai kebutuhan.
• Interface Modern dengan React: Modul laporan kini dibangun menggunakan framework React untuk meningkatkan stabilitas dan performa sistem.
• Export Chart ke PDF: Grafik dalam laporan kini dapat diekspor langsung ke format PDF, sehingga memudahkan pengguna dalam membuat laporan untuk kebutuhan audit atau presentasi manajemen.

4. Peningkatan Document Management System untuk HR

Manajemen dokumen merupakan bagian penting dari operasional HR, mulai dari kontrak kerja hingga dokumen kebijakan perusahaan.

Dalam update ini, SunFish HR menghadirkan berbagai peningkatan pada Document Management System (DMS) untuk mempermudah pengelolaan dokumen digital.

Beberapa fitur baru yang tersedia antara lain:

• Menyimpan URL sebagai referensi file, seperti link dari Google Drive atau OneDrive
• Kemampuan mengekstrak file ZIP langsung di dalam sistem
• Folder proyek yang dapat dibagikan untuk kolaborasi antar tim
• Sistem download file yang lebih aman
• Dukungan initial signature untuk persetujuan dokumen ringan

Dengan fitur ini, perusahaan dapat mengelola dokumen HR dengan lebih terstruktur dan aman.

5. Keamanan Sistem HRIS yang Lebih Kuat

InDalam sistem HR, keamanan data merupakan aspek yang sangat krusial karena menyangkut informasi sensitif karyawan dan perusahaan.

Update Q4 menghadirkan berbagai peningkatan keamanan sistem, di antaranya:

• Token-based file download untuk mencegah akses tidak sah
• Dashboard monitoring patch untuk memantau pembaruan database
• Authentication engine berbasis Golang untuk performa lebih stabil
• Progress window untuk proses sistem berskala besar
• Validasi untuk mencegah duplikasi klaim
• Field-level access control berdasarkan jabatan
• Penyederhanaan pengaturan role permission
• Peningkatan sistem tracking session pengguna

Dengan peningkatan ini, administrator sistem memiliki kontrol yang lebih baik dalam menjaga keamanan data HR perusahaan.

6. Integrasi Helpdesk untuk Customer Support

SunFish kini tidak hanya menjadi tempat Anda menjalankan operasional HR, tetapi juga menjadi platform untuk mengajukan dukungan teknis. Melalui pembaruan ini, kami menghentikan penggunaan sistem ticketing eksternal lama dan memindahkan seluruh layanan dukungan klien ke modul SunFish Helpdesk. Modul ini mendukung permintaan support baik dari tim internal maupun klien melalui dua jenis lisensi yang berbeda.

Apa yang Baru?

Akses Helpdesk Berbasis Lisensi

Kini klien dapat menggunakan modul Helpdesk yang sama dengan yang digunakan oleh tim internal. Sistem ini dipisahkan secara aman melalui pengaturan lisensi.

Model Helpdesk ini mencakup:

• Helpdesk Ticket License (Free Tier – Kode: SF117)
  Memungkinkan hingga 5 pengguna klien untuk mengirim tiket dukungan langsung ke tim support SunFish langsung dari dalam aplikasi.
• Helpdesk Internal License (Add-On Berbayar – Kode: SF131)
  Lisensi ini memperluas fungsi helpdesk untuk mendukung ticketing internal, dengan fitur tambahan seperti:
  • Pengiriman tiket antar karyawan
  • Kontrol admin untuk menentukan pengguna yang dapat melakukan eskalasi tiket ke SunFish
  • Pemantauan SLA, pengelolaan kategori, prioritas tiket, serta kontrol workflow yang lebih lengkap

Single Entry Point

Semua proses pengajuan, pelacakan, hingga penyelesaian masalah kini dapat dilakukan langsung dari dalam SunFish HRIS. Pengguna tidak lagi perlu berpindah platform atau khawatir kehilangan link tiket.

Penghentian Sistem Ticketing Lama

Seluruh interaksi support kini ditangani melalui SunFish Helpdesk yang terintegrasi di dalam sistem. Sistem ticketing eksternal yang sebelumnya digunakan akan dihentikan.

Navigasi yang Terintegrasi Sepenuhnya

Semua fitur helpdesk seperti daftar tiket, SLA, hingga FAQ dapat diakses langsung melalui menu standar di dalam aplikasi. Hal ini memberikan pengalaman yang konsisten baik bagi klien maupun tim internal.

7. Peningkatan Modul Attendance dan Time Off

Pengelolaan kehadiran dan cuti tidak terjadi secara terpisah. Keduanya memengaruhi tim, jadwal kerja, serta ketersediaan tenaga kerja. Melalui pembaruan Q4 ini, SunFish HR menghadirkan logika baru serta peningkatan fitur self-check yang memudahkan perencanaan cuti, validasi data, dan pencatatan timesheet dengan lebih akurat.

Dengan peningkatan ini, pengguna dapat mengurangi ketidakpastian dalam perencanaan cuti dan pengelolaan kehadiran.

Perencanaan Cuti (Leave Planning)

• Leave Eligibility Checker
  Karyawan kini dapat langsung mengetahui apakah mereka memenuhi syarat untuk mengajukan cuti. Sistem akan menampilkan informasi apakah sisa cuti mencukupi untuk tanggal yang dipilih serta apakah terdapat hari libur nasional yang beririsan. Peringatan juga akan muncul sebelum pengajuan dikirim, sehingga membantu menghindari penolakan permintaan cuti.
• Melihat Cuti Rekan Kerja yang Sudah Disetujui
  Jika diizinkan oleh kebijakan perusahaan, karyawan dapat melihat cuti rekan kerja yang telah disetujui dalam periode waktu tertentu. Hal ini membantu menghindari konflik jadwal dalam tim.
• Pengaturan Aturan Visibilitas Data
  Sistem menghormati aturan visibilitas berdasarkan tim, lokasi, atau struktur organisasi, sehingga data sensitif tetap terlindungi.
• Menghindari Periode Beban Kerja Tinggi
  Sistem memberikan panduan secara real-time untuk membantu mengurangi pengajuan cuti yang saling bertumpuk dan berpotensi mengganggu operasional.
• Logika Carry Forward Cuti
  Administrator dapat menentukan apakah pengurangan cuti diambil dari saldo carry forward terlebih dahulu atau dibatasi hanya pada periode rollover tertentu.

Akurasi Data Kehadiran (Time Attendance Precision)

• Validasi Kehadiran melalui Wi-Fi
  Untuk tim yang bekerja di kantor, perusahaan kini dapat mengharuskan karyawan terhubung ke jaringan Wi-Fi tertentu yang terdaftar untuk memvalidasi kehadiran mereka. Fitur ini memberikan lapisan keamanan tambahan untuk kebutuhan kehadiran di lokasi kerja.
• Pembulatan Saldo Cuti yang Fleksibel
  Pengaturan baru memungkinkan pembulatan saldo cuti ke nilai tertentu seperti 1, 0,5, atau 0,25 hari. Hal ini membantu perusahaan dengan kebijakan cuti khusus, seperti cuti setengah hari, agar perhitungan menjadi lebih otomatis dan akurat.
• Transparansi Proyek
  Halaman Time & Attendance kini menampilkan ringkasan Budgeted vs. Actual Man Days, sehingga manajer dapat memantau penggunaan anggaran tenaga kerja secara real-time.
• Laporan Kehadiran hingga Tanggal Terminasi
  Data kehadiran karyawan kini dapat difilter hingga tanggal terminasi, sehingga memudahkan proses audit dan pelaporan yang lebih rapi.

Validasi Entri Timesheet

Sistem kini dilengkapi dengan validasi yang lebih ketat pada klaim kehadiran, misalnya memastikan bahwa lembur hanya berlaku pada hari yang memenuhi syarat serta melakukan pengecekan silang dengan jadwal shift yang sebenarnya.

8.  Performance & Growth: Penyempurnaan Evaluasi dan Pelatihan

Perangkat manajemen talenta tidak hanya berfungsi untuk memantau kinerja, tetapi juga membentuk bagaimana karyawan belajar dan berkembang. Oleh karena itu, kami menyempurnakan berbagai fitur talent management agar menjadi lebih inklusif dan transparan, dengan fokus pada kualitas umpan balik serta kemudahan penggunaan.

• Peran Ganda bagi Penilai (Dual Roles for Raters)
  Kami telah mengatasi konflik umum ketika seorang pengguna dapat berperan sebagai penilai sekaligus approver dalam siklus evaluasi yang sama. Kini pengguna dapat memasukkan penilaian dengan lebih lancar tanpa hambatan dalam alur workflow.
• Pelacakan Penilaian Anonim dan Non-Anonim
  Untuk menyeimbangkan kejujuran dan akuntabilitas, administrator kini dapat memilih apakah daftar penilai bersifat anonim atau tidak. Hal ini memberikan tim HR visibilitas yang lebih baik terhadap perkembangan proses evaluasi.
• Pelatihan dengan Penyesuaian Zona Waktu (Localized Training)
  Penjadwalan sesi pelatihan global kini menjadi lebih mudah dengan dukungan multi-zona waktu dalam modul Training. Dengan demikian, peserta di Jakarta maupun Singapura dapat melihat waktu sesi pelatihan sesuai dengan zona waktu lokal mereka.

Selain peningkatan fitur di atas, beberapa pembaruan berbasis AI juga ditambahkan untuk mendukung modul ini:

• Pembuatan Kuis Otomatis dengan AI
  Kursus pelatihan kini dapat secara otomatis menghasilkan pertanyaan kuis berdasarkan materi atau modul pembelajaran yang diunggah.
• Evaluasi Pre-Test dan Post-Test
  Sistem memungkinkan perbandingan tingkat pemahaman peserta sebelum dan sesudah pelatihan, sehingga hasil pembelajaran dapat diukur secara lebih nyata.
• Ringkasan Umpan Balik dengan AI
  Umpan balik peserta kini dapat dirangkum secara otomatis menggunakan AI, membantu tim Learning & Development meningkatkan kualitas program pelatihan dengan lebih cepat.

9. Efisiensi Kerja Admin: Lebih Sedikit Klik, Lebih Banyak Produktivitas

Setiap HR admin pasti pernah merasakan hal ini: harus melakukan satu klik lebih banyak dari yang seharusnya. Seiring waktu, bahkan sistem terbaik pun dapat mengalami berbagai “hambatan kecil” seperti field tambahan, logika lama yang kurang relevan, fitur auto-fill yang belum optimal, atau dropdown yang tidak konsisten dan memperlambat pekerjaan.

Melalui pembaruan ini, SunFish HR menyederhanakan berbagai proses di banyak modul untuk mengurangi hambatan tersebut dan meningkatkan efisiensi kerja sehari-hari.

• CRM Admin untuk Non-Sales
  Kini karyawan non-sales dapat ditetapkan sebagai CRM Admin. Fitur ini sangat membantu tim HR atau Finance yang perlu mengelola data CRM atau melakukan audit tanpa memerlukan lisensi penuh untuk tim sales.
• Surat Kenaikan Gaji Otomatis
  Sistem kini dapat secara otomatis mengirimkan surat kenaikan gaji ke email pribadi maupun email perusahaan karyawan berdasarkan parameter yang telah ditentukan.
• Pengingat Clearance
  Untuk mempermudah proses offboarding dan meningkatkan akurasi onboarding, SunFish kini mendukung pengelolaan clearance multi-perusahaan serta filter “outstanding items” yang lebih baik. Selain itu, pengguna pasif dan pengguna ESS kini dapat melihat pengingat clearance yang masih tertunda langsung dari dashboard mereka.
• Tab Dinamis pada Pengaturan Evaluasi
  Tab dan bagian dalam pengaturan evaluasi kini hanya akan muncul jika relevan pada evaluasi kinerja maupun onboarding. Hal ini membuat proses konfigurasi lebih cepat dan mengurangi potensi kesalahan.
• Upload Dokumen Sistem dengan Judul Otomatis
  Saat mengunggah dokumen internal seperti kontrak atau SOP, sistem kini dapat mengisi judul dokumen dan kategori secara otomatis berdasarkan pola nama file atau tag HRIS.
• Persetujuan Foto Profil Karyawan
  HR kini dapat mengatur workflow untuk menyetujui atau menolak perubahan foto profil karyawan.
• Penerapan Otomatis Rekening Bank
  Detail rekening bank dapat diterapkan secara otomatis ke metode pembayaran payroll hanya dengan satu klik, sehingga mengurangi duplikasi data dan meminimalkan kesalahan.
• Tanggal Offboarding Terisi Otomatis
  Ketika proses offboarding dilakukan, sistem akan secara otomatis mengisi perkiraan tanggal kerja terakhir serta periode pembayaran berdasarkan notice period dan ketentuan kontrak.
• Peningkatan Mapping Field pada Workflow Penting
  Baik pada formulir evaluasi, alur persetujuan, maupun template dokumen, nilai field kini dapat terbawa secara lebih cerdas. Hal ini mengurangi kebutuhan untuk memilih ulang informasi seperti job grade, departemen, atau level jabatan berulang kali.

Terus Bertumbuh Tanpa Menghambat Kecepatan

Pembaruan Q4 mungkin tidak terlihat mencolok pada pandangan pertama, namun di baliknya terdapat peningkatan yang sangat berarti. Setiap perbaikan, baik besar maupun kecil, mencerminkan pemahaman mendalam terhadap tantangan yang dihadapi tim HR setiap hari. Pembaruan ini menunjukkan komitmen kami untuk terus mendukung para profesional HR yang menggunakan SunFish dalam menjalankan operasional mereka, bukan hanya agar pekerjaan selesai, tetapi agar prosesnya menjadi lebih baik, lebih lancar, dan lebih manusiawi.

Tanpa sensasi berlebihan. Tanpa gimmick. Hanya perangkat lunak yang terus berkembang bersama kebutuhan Anda.

Terima kasih kepada seluruh pelanggan dan mitra kami atas kepercayaan serta masukan yang terus diberikan. Kami tidak sabar untuk menghadirkan inovasi berikutnya bagi Anda di tahun 2026.

Let’s build better HR together!