Tentang Carsurin
PT Carsurin Tbk merupakan salah satu perusahaan terdepan di industri Testing, Inspection, and Certification (TIC), yang melayani berbagai sektor strategis, termasuk pertambangan, energi, agrikultur, dan sumber daya kelautan.
Dengan jangkauan operasional yang mencakup lebih dari 20 kantor dan 18 laboratorium terakreditasi di seluruh Indonesia, Carsurin mengelola lebih dari 1.200 tenaga profesional dengan mobilitas tinggi. Untuk menjaga kredibilitas dan kualitas layanannya, Carsurin membutuhkan infrastruktur digital yang mampu mendukung presisi, kepatuhan, serta keunggulan operasional di seluruh lini bisnis.
Tantangan: Kompleksitas Proses Manual yang Terfragmentasi
Sebelum mengimplementasikan SunFish HR, Carsurin menghadapi sejumlah tantangan operasional akibat sistem HR yang belum saling terhubung.
Pengelolaan operasional di beberapa entitas legal membuat data HR tersebar di berbagai sumber. Kondisi ini membuat tim harus bergantung pada banyak spreadsheet dan proses input data berulang, yang tidak hanya memakan waktu, tetapi juga rentan terhadap human error.
Tantangan tersebut turut berdampak pada kemampuan perusahaan dalam menjalankan enam nilai inti Carsurin, yaitu Integrity, Trust, Determination, Discipline, Stretch, dan Speed. Ary Khristiani menjelaskan bahwa proses manual membuat:
- Speed menjadi terhambat karena proses approval berbasis dokumen fisik dapat memakan waktu hingga satu bulan.
- Integrity and Trust menghadapi risiko karena pencatatan data masih dilakukan secara manual.
- Determination tim banyak tersita untuk pekerjaan administratif berulang, sehingga ruang untuk inisiatif yang lebih strategis menjadi terbatas.
Titik Perubahan: Memilih Integrasi Dibanding Fragmentasi
Carsurin menyadari bahwa untuk mendukung pertumbuhan yang berkelanjutan, perusahaan perlu beralih dari pendekatan administratif yang reaktif menuju model kerja yang lebih proaktif dan berbasis sistem.
Melalui SunFish HR, Carsurin ingin menggantikan berbagai tools yang terpisah dengan satu single source of truth yang mampu mengonsolidasikan data payroll, attendance, dan recruitment dari seluruh entitas ke dalam satu platform yang terpadu.
Perjalanan Transformasi HR Carsurin
Transformasi digital Carsurin difokuskan pada adopsi yang kuat melalui strategi implementasi yang mobile-first dan mudah diikuti oleh karyawan di berbagai lokasi.
1. Mendorong Adopsi Melalui Mobile-First dan Change Champions
Untuk memastikan karyawan di berbagai lokasi, termasuk area remote, dapat menggunakan sistem dengan baik, Devi selaku Head of HCMS menerapkan program Change Champions.
Dalam program ini, para team leader di lapangan berperan sebagai pionir dalam penggunaan SunFish Mobile App. Di saat yang sama, tim HR juga menyediakan materi pembelajaran singkat melalui podcast dan video tutorial yang dapat diakses langsung melalui ponsel.
Pendekatan ini membantu proses adopsi berjalan lebih praktis, dekat dengan kebutuhan pengguna, dan sesuai dengan pola kerja karyawan Carsurin yang memiliki mobilitas tinggi.
2. Mendukung Operasional Lapangan dengan Attendance yang Lebih Presisi
Mengelola workforce yang tersebar di banyak lokasi membutuhkan visibilitas yang akurat dan real-time. Melalui sistem baru, Carsurin kini dapat menggunakan validasi lokasi dan face recognition untuk memastikan karyawan benar-benar hadir di lokasi kerja.
- Real-Time Monitoring: Supervisor dapat memverifikasi kehadiran tim secara langsung tanpa harus menunggu laporan fisik berbasis kertas.
- Automated Payroll: Dengan integrasi antara Activity Records (RA) dan Time Records (RW), sistem dapat menghitung tunjangan on-duty dan uang saku secara otomatis, sekaligus mengurangi kebutuhan pengecekan manual.
3. Mempercepat Proses Talent Acquisition
Peralihan ke online recruitment mengubah proses hiring yang sebelumnya bergantung pada alur dokumen fisik menjadi workflow digital yang lebih cepat dan terstruktur.
Elisabeth Novitallya, Talent Acquisition Lead Carsurin, menyampaikan bahwa teknologi membantu mempercepat proses approval dan memusatkan pengelolaan data kandidat dalam satu sistem.
- Peningkatan Efisiensi: Waktu approval karyawan baru berhasil dipangkas dari 7–30 hari menjadi hanya 1–3 hari.
- Seamless Onboarding: Formulir lamaran digital kini dapat langsung terhubung dan dikonversi menjadi data karyawan.
4. Mendorong Pertumbuhan Organisasi dan Employee Empowerment
Transformasi ini juga membantu Carsurin membangun budaya kerja yang lebih terbuka terhadap feedback berkelanjutan dan kemandirian karyawan.
Stephen Raye dari Org Development dan Hendra Pangawan dari L&D menekankan bahwa ketersediaan data secara real-time memungkinkan perusahaan melakukan perencanaan yang lebih proaktif, bukan sekadar mengambil keputusan secara reaktif.
- Self-Service Empowerment: Karyawan kini dapat memantau perkembangan mereka sendiri dan mengeksplorasi peluang pengembangan secara lebih mandiri.
- Agile Alignment: Manager dapat memberikan feedback dengan lebih rutin, sehingga tim tetap selaras dengan kebutuhan bisnis dan tujuan organisasi.
Dampak Terukur: Efisiensi dalam Skala Nasional
Transisi Carsurin menuju platform HR terintegrasi telah memberikan peningkatan yang terukur di berbagai aspek operasional perusahaan.
- Peningkatan employee motivation, karena karyawan memiliki kontrol yang lebih besar terhadap perkembangan karier melalui self-service tools.
- Pengurangan waktu New Hire approval hingga lebih dari 90% dari sekitar satu bulan menjadi 1–3 hari.
- Verifikasi tunjangan secara otomatis, dengan berkurangnya proses administrasi manual untuk biaya on-duty.
- Real-Time Governance, melalui penyimpanan terpusat untuk dokumen hiring dan data karyawan.
Kesimpulan
Dengan beralih dari tools yang terfragmentasi ke ekosistem HR yang lebih terpadu, Carsurin berhasil menyelaraskan pengelolaan workforce dengan visi perusahaan untuk terus menjaga excellence dan integrity.
Melalui implementasi SunFish HR, Carsurin kini memiliki fondasi operasional HR yang lebih efisien, transparan, dan siap mendukung pertumbuhan bisnis perusahaan di masa depan.
Sebagaimana disampaikan oleh pimpinan Carsurin, perusahaan kini menjadi “lebih efisien, lebih transparan, dan siap untuk terus bertumbuh.”
