40% Jam Kerja Diisi Kegiatan Tidak Produktif, Bagaimana Cara Perusahaan Mengatasinya?

Dinamika bisnis di era globalisasi ini menuntut perusahaan untuk terus memperbaharui model bisnis dan menciptakan strategi-strategi baru yang inovatif. Tidak hanya untuk meningkatkan kualitas produk dan layanan yang diberikan kepada konsumen, tetapi juga untuk mengoptimalkan proses-proses internal dan mengeliminasi inefisiensi. Salah satu kunci untuk mewujudkan hal tersebut adalah dengan meningkatkan produktivitas karyawan.

Pada awal tahun 2024, PwC merilis sebuah statistik meresahkan yang menunjukkan bahwa 40% jam kerja dihabiskan secara tidak efisien. Artinya, 4 dari 10 jam kerja hilang karena aktivitas yang tidak produktif! Tantangan ini tidak terbatas pada tingkat eksekutif; tapi pada semua semua aspek organisasi sehingga menghambat inisiatif-inisiatif baru karena tugas-tugas administratif yang sangat menghabiskan waktu kerja.

Dalam artikel ini, kami akan membahas inefisiensi yang mengganggu operasional perusahaan dan mengeksplorasi kekuatan transformatif teknologi HR sebagai solusi bagi bisnis untuk menyelesaikan permasalahan tersebut.

Hambatan Produktivitas – Tantangan Terbesar Perusahaan

Berada di tengah-tengah lanskap bisnis yang kompetitif dapat memotivasi para manajer dan direktur dalam menyusun strategi bisnis baru yang dapat mengakomodasi kebutuhan pelanggan yang meningkat. Namun, pada kenyataannya, tidak jarang mereka malah menemukan diri mereka tenggelam dalam pekerjaan administratif yang menumpuk. Akhirnya, mereka hanya memiliki sedikit waktu untuk mengimplementasikan keputusan strategis dan solusi kreatif. Skenario ini menekankan pada fakta bahwa kemampuan perusahaan untuk berinovasi tidak hanya bergantung pada keputusan strategis tingkat tinggi, tetapi juga pada seberapa efisien waktu kerja yang digunakan di setiap tingkat organisasi.

Inti dari masalah ini menjadi jelas: mengidentifikasi dan mengatasi hambatan produktivitas sangat penting untuk mencapai efisiensi yang diinginkan. Survei PwC pada tahun 2024 mengungkapkan bahwa sejumlah besar eksekutif mengaitkan 40% inefisiensi mereka dengan waktu yang dihabiskan untuk rapat, proses administratif, dan email.

Sumber: PwC Annual Global CEO Survey 2024

Studi lain yang dilakukan oleh ActivTrack pada 2023 juga menunjukkan setiap bulan terdapat penurunan waktu fokus karyawan dari 4,47 jam menjadi 4,36 jam antara awal dan akhir tahun.

Sumber: Data olahan dari ActivTrack State of the Workplace Report 2023

Data tersebut belum termasuk kehilangan produktivitas karena faktor-faktor seperti pergantian karyawan, kurangnya pemanfaatan keterampilan karyawan, kejenuhan, ketidakpuasan karyawan terhadap peluang pertumbuhan, atau kurangnya fleksibilitas.

Data-data di atas menjadi relevan karena dapat menunjukkan berbagai hal yang harus ditindaklanjuti demi meningkatkan produktivitas. Implementasi platform dan teknologi HR, termasuk AI, dapat memfasilitasi peningkatan kapabilitas institusi. Sarana ini dapat mempermudah akses informasi, merapikan dokumentasi dan alur kerja, serta proses administrasi secara keseluruhan. Hal ini tentunya juga membantu organisasi memahami aspirasi para pekerjanya sehingga dapat memberikan peluang yang relevan dan pada akhirnya berujung pada peningkatan produktivitas.

Saatnya untuk melihat bagaimana kekuatan transformatif dari teknologi HR dapat meningkatkan produktivitas.

Meningkatkan Produktivitas dengan Teknologi HR

Di tengah-tengah tantangan administrasi dan penurunan waktu fokus kerja, banyak perusahaan semakin beralih ke human resource information system (software HRIS) sebagai solusi nyata. Langkah strategis ini bertujuan untuk mengoptimalkan tugas sehari-hari karyawan yang memakan waktu sekaligus menjadi sumber informasi berharga bagi organisasi.

Dengan merampingkan alur kerja, mengotomatisasi manajemen data, dan menyederhanakan proses yang rumit, software HRIS dapat meringankan beban administratif yang kompleks, sehingga memberikan lebih banyak waktu untuk pengambilan keputusan strategis dan pemecahan masalah secara kreatif. Selain mengatasi inefisiensi, teknologi HR memiliki peran yang lebih luas dalam peningkatan produktivitas dengan membantu penetapan tujuan perusahaan, mendukung pertumbuhan karyawan, dan mengidentifikasi peluang pengembangan yang selaras dengan kemampuan karyawan.

Untuk tujuan inilah SunFish Workplaze hadir. Software HRIS canggih ini dirancang oleh DataOn Humanica untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang rumit dalam mengatasi kompleksitas hambatan produktivitas. Dengan lebih dari 10 modul, SunFish Workplaze mencakup seluruh spektrum manajemen karyawan, mulai dari proses rekrutmen karyawan, onboarding hingga offboarding. Berbeda dengan pendekatan solusi one-size-fits-all, SunFish Workplaze berkembang dengan sistem modular yang terintegrasi, menawarkan fleksibilitas untuk beradaptasi dengan kebutuhan unik setiap perusahaan, hingga ke detail terkecil.

Mari kita pelajari bagaimana teknologi HR seperti SunFish Workplaze mampu meningkatkan produktivitas karyawan dan bisnis.

Proses Penggajian yang Efisien
Salah satu area yang sangat terbebani oleh ketidakefisienan adalah proses penggajian. Software Payroll SunFish Workplaze secara langsung menjawab kebutuhan akan proses yang efisien dengan mengintegrasikan data gaji karyawan dengan kehadiran, tunjangan, dan komponen lainnya. Hal ini memungkinkan penghitungan gaji dan pajak secara otomatis dan cepat, mengurangi waktu pemrosesan penggajian dari berhari-hari menjadi beberapa jam saja. Demikian pula, distribusi slip gaji dipercepat hanya dengan beberapa klik mouse, sehingga menghilangkan waktu yang dihabiskan untuk mencetak dan mengirim.

Administrasi HR yang Mudah
SunFish Workplaze unggul dalam menghilangkan ketidakefisienan waktu yang timbul dari banyak tugas administratif. Mulai dari pembuatan laporan hingga persetujuan cuti atau lembur, menangani layanan luar kota hingga helpdesk, software HRIS ini mengotomatiskan alur kerja untuk semua tugas sehari-hari dan memusatkan data untuk mendapatkan informasi secara real-time. Hal ini memungkinkan fokus yang lebih tajam pada inisiatif yang lebih strategis, yang selaras dengan kebutuhan mendesak untuk meningkatkan produktivitas.

Mengotomatiskan Langkah-langkah Rekrutmen yang Repetitif
SunFish Workplaze memiliki kemampuan untuk menghilangkan proses seleksi kandidat manual karena seluruh data pelamar sudah disimpan secara digital. Kemampuan ini tidak hanya menyederhanakan proses seleksi yang harus dilewati oleh kandidat, tetapi juga meningkatkan akurasi antara kebutuhan bisnis dan kemampuan pelamar. Dengan teknologi mutakhir yang dapat membandingkan data dengan kriteria pra-penyaringan, proses rekrutmen menjadi lebih efektif dan efisien.

Meningkatkan Keterlibatan Karyawan
Modul-modul SunFish Workplaze, seperti Career Transition dan Performance Management, secara langsung merespons tantangan penurunan waktu fokus karyawan. Modul-modul ini mendukung perusahaan untuk mengevaluasi kinerja karyawan demi menumbuhkan keterlibatan dan memberikan apresiasi karyawan. Modul Training juga dapat membantu dalam mengidentifikasi kebutuhan pelatihan karyawan, yang berkontribusi pada penyelarasan keterampilan dalam mendukung strategi bisnis.

Kesimpulannya, adopsi teknologi HR, seperti SunFish Workplaze, tidak hanya menjadi solusi untuk mengatasi inefisiensi, tetapi juga menjadi kebutuhan strategis bagi perusahaan yang ingin meningkatkan produktivitas dan kesuksesan yang berkelanjutan dalam lanskap bisnis yang dinamis.

Scroll to Top