Membangun Lingkungan Kerja Suportif dengan Workplaze Helpdesk

Dalam dunia kerja serba cepat, memaksimalkan produktivitas dan employee experience menjadi prioritas bagi para pimpinan dan profesional HR. Namun, terdapat satu elemen yang sering kali mereka abaikan, yaitu waktu yang karyawan habiskan untuk mencari informasi seputar hal-hal di kantor. Mulai dari implikasi pajak, masalah maintenance, isu teknis, dan masih banyak lagi. Memahami regulasi dan kebijakan perusahaan, serta mengetahui sumber informasi yang tepat dapat menjadi tantangan bagi karyawan baru. Hal ini kemudian menjurus kepada skenario di mana karyawan saling mengejar informasi melalui email, telepon, percakapan di area kerja yang dapat menghambat produktivitas dan menumbuhkan rasa frustasi.

Namun, semua permasalahan tersebut dapat diatasi dengan Workplaze Internal Helpdesk! Sebagai sentral hub, fitur ini mentransformasikan proses pencarian informasi dalam perusahaan demi meningkatkan kemudahan bagi karyawan untuk mendapatkan informasi dan bantuan dengan mudah, serta mengeliminasi berbagai tantangan yang muncul karena metode pencarian informasi tradisional.

Artikel ini akan membahas lebih lanjut mengenai Workplaze Internal Helpdesk, dan bagaimana fitur terbaru Workplaze ini dapat menjadi elemen esensial dalam meningkatkan efisiensi perusahaan dan kepuasan karyawan.

Apa Itu Internal Helpdesk dan Bagaimana Helpdesk Dapat Membantu Perusahaan?

Sistem Layanan Konsumen merupakan sistem yang jamak digunakan perusahaan untuk melayani pertanyaan dan kebutuhan pelanggan. Sistem yang serupa kemudian diterapkan dalam Internal Helpdesk, yang secara khusus ditujukan untuk melayani kebutuhan karyawan di perusahaan. Dengan kata lain, Internal Helpdesk menjadi platform yang dapat membantu karyawan mendapatkan layanan dan bantuan dari departemen yang sesuai sehingga meningkatkan efisiensi komunikasi, mempermudah problem-solving, dan tentunya membangun ruang kerja yang lebih produktif dan menyenangkan, sehingga berujung pada operasi bisnis yang lancar.

Kelebihan yang Ditawarkan Workplaze Internal Helpdesk

Workplaze Internal Helpdesk adalah sebuah mini-app yang terintegrasi dalam platform HR kami. Semua karyawan, baik pengguna Workplaze maupun tidak, dapat mengakses aplikasi ini untuk mengajukan permintaan dalam bentuk tiket yang terdata, baik dari proses pengajuan hingga resolusi. Solusi inovatif ini juga mencakup fitur pengaturan penugasan, pengiriman pesan, penilaian layanan, dan arsip informasi.

Dengan mengutamakan kemudahan, koherensi, dan efisiensi, Workplaze Helpdesk juga mencakup berbagai sarana yang dapat semakin memenuhi seluruh kebutuhan karyawan dan menghadirkan pengalaman kerja yang lebih mudah.

Tampilan Pengguna
Workplaze Helpdesk memiliki desain intuitif untuk mempermudah karyawan dan administrator. Selain itu, sebagai bagian dari platform Workplaze HR, aplikasi ini juga memiliki protokol keamanan yang setara demi menjaga keamanan data-data sensitif.
Sistem Tiket
Setiap karyawan dalam perusahaan dapat mengajukan pertanyaan atau permintaan mereka secara online untuk memastikan adanya komunikasi yang jelas, informasi perkembangan, dan skala prioritas yang tepat. Sistem yang efisien ini tidak hanya mempercepat resolusi permasalahan karyawan, tetapi juga meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
FAQ – Arsip Informasi
Melalui Helpdesk, karyawan dapat mengakses repositori FAQ dan berbagai informasi yang disusun berdasarkan kategori. Fitur ini hadir sebagai platform layanan mandiri untuk mempermudah karyawan mencari informasi yang dibutuhkan.
Routing
Administrator Helpdesk dapat mengarahkan pertanyaan kepada individu atau departemen yang sesuai untuk memastikan kecepatan dan akurasi dari informasi yang dibutuhkan karyawan. Tidak hanya itu, fitur ini juga bertujuan untuk mendukung distribusi beban kerja yang adil kepada seluruh departemen.
Komunikasi dan Kolaborasi
Fungsi chat dalam Helpdesk memungkinkan komunikasi langsung dan terbuka, demi mendukung proses penyelesaian masalah yang lebih efektif, serta pendataan yang baik.
Identifikasi FAQ
Workplaze Helpdesk memiliki fitur “Promote to FAQ” yang dapat membantu admin menginput pertanyaan yang diajukan ke dalam arsip informasi.
Penilaian Kepuasan Layanan
Workplaze Helpdesk juga memiliki fitur penilaian kepuasan layanan. Setelah tiket ditutup, setiap karyawan dapat memberikan umpan balik berdasarkan pengalaman mereka masing-masing dengan tujuan untuk mengidentifikasi area-area yang harus diperbaiki.
Pemantauan dan Pengukuran
Adanya pemantauan berkala terhadap waktu respon dan resolusi, serta kepuasan karyawan, dapat memberikan gambaran mengenai kinerja Helpdesk secara keseluruhan dan hambatan yang terjadi. Selain itu, dengan menganalisis masalah yang banyak terjadi, para pimpinan dapat mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah serupa di seluruh tingkatan organisasi.

Workplaze Helpdesk bukan hanya sebuah sistem ticketing perusahaan, tetapi juga merupakan sarana dengan potensi untuk membangun budaya kolaborasi dan sistem layanan yang lebih baik. Sistem yang mendukung proses kerja karyawan dan komunikasi yang efektif seperti Workplaze Helpdesk, pada akhirnya dapat menjadi kunci terbentuknya ruang kerja yang lebih efisien dan produktif.

Apa Saja Manfaat Menggunakan Workplaze Helpdesk?

Agar perusahaan dapat berkembang, krusial bagi para pimpinan untuk menganalisis kelebihan dan kelemahan perusahaannya. Untuk itu, Workplaze Helpdesk menghadirkan solusi pragmatis untuk mengumpulkan, melacak, dan memonitor permasalahan yang sering terjadi dalam perusahaan. Bagi karyawan, Helpdesk merupakan akses langsung untuk mendapatkan jawaban dan layanan. Sementara untuk perusahaan, fitur ini merupakan hub umpan balik yang dapat ditindaklanjuti melalui penyesuaian atau perbaikan.

Berikut ini adalah berbagai manfaat yang dapat diberikan oleh Workplaze Helpdesk bagi perusahaan.

Untuk KaryawanUntuk Perusahaan
Menjembatani Komunikasi
Memfasilitasi komunikasi antara karyawan dan departemen untuk penyelesaian masalah secara kolaboratif, kapan pun dan di mana pun.
Mempersingkat Komunikasi
Seluruh layanan dilakukan secara online melalui platform yang rutin diakses, sehingga meminimalkan waktu yang terbuang dan mengeliminasi kebutuhan untuk bertemu secara langsung.
Mudah Digunakan
Workplaze Helpdesk sangat mudah digunakan. Sejak tahap awal pertanyaan diajukan hingga pemberian umpan balik, semuanya sangat mudah, transparan, dan tidak memakan waktu.
Meningkatkan Produktivitas dengan Otomatisasi
Memberdayakan layanan yang lebih cepat dengan mengotomatisasi pekerjaan repetitif. Admin dapat mengatur alur kerja dan penugasan melalui tampilan yang user-friendly. Admin juga dapat memasukan pertanyaan yang sering ditanyakan ke dalam FAQ untuk menghemat waktu.
Resolusi Masalah Lebih Cepat
Seluruh kebutuhan karyawan terdata dalam satu platform, baik perkembangannya, statusnya, alarm pengingat, hingga informasi mengenai hambatannya sehingga dapat meningkatkan kualitas layanan kepada karyawan.
Onboarding & Training
Karyawan baru seringkali memiliki banyak pertanyaan dan membutuhkan banyak bantuan. Helpdesk dapat memenuhi kebutuhan ini dengan memberikan platform yang berisi jawaban akan semua pertanyaan mereka.
Arsip Informasi untuk Mendukung Layanan Mandiri
Membantu perusahaan menyediakan database informasi kebijakan perusahaan, peraturan, tutorial, FAQ, dan informasi lainnya yang dapat diakses oleh karyawan 24/7.
Analitik dan Informasi
Menyediakan informasi mengenai kualitas layanan secara real-time. Mulai dari jumlah tiket yang masuk, waktu respon, waktu resolusi, hingga nilai kepuasan layanan.

Selain untuk meningkatkan komunikasi yang efisien dan membantu penyelesaian masalah karyawan, Workplaze Helpdesk juga menyediakan data yang dapat diolah menjadi informasi kebutuhan dan tantangan yang dihadapi karyawan. Informasi ini kemudian dapat diolah dan digunakan untuk membentuk strategi yang dapat mengoptimalkan proses-proses internal dan menciptakan lingkungan kerja yang positif.

Kekuatan dari Ruang Kerja yang Suportif

Dalam aktivitas sehari-hari di kantor, berbagai permasalahan dapat muncul. Mulai dari kesulitan memahami potongan pajak yang tinggi, printer rusak, e-mail yang eror, dan masih banyak lagi. Hal-hal ini tidak hanya menimbulkan rasa frustasi, tetapi juga menghabiskan banyak waktu dan produktivitas karyawan. 

Oleh karena itu, Workplaze Helpdesk hadir sebagai solusi. Dengan menyediakan sarana yang dapat menghubungkan setiap karyawan secara instan dan jalur komunikasi langsung, karyawan dapat saling berkolaborasi untuk menyelesaikan masalah dengan cepat, mudah, dan transparan.

Lebih dari sekedar meningkatkan efisiensi, sistem layanan internal yang responsif juga menjadi sarana yang dapat meningkatkan kepuasan dan kebahagiaan karyawan, demi produktivitas kerja yang semakin baik lagi.

Scroll to Top