Tunas Toyota Mempercepat Pertumbuhan dengan Sistem HR yang Lebih Ramping

Sejak dipercaya menjadi dealer resmi mobil Toyota 5 dekade lalu, Tunas Toyota telah menjadi pemain dominan di industri otomotif Indonesia. Perusahaan ini menawarkan berbagai macam kendaraan Toyota, suku cadang mobil, perawatan, layanan penjualan, dan purna jual. 

Komitmen teguh mereka terhadap layanan pelanggan yang luar biasa adalah landasan kesuksesan mereka dan telah membantu mereka memenangkan banyak penghargaan sebagai Best Car Dealer dalam kategori Sales, After Sales Services, dan Customer Satisfaction sejak tahun 2012.

Hingga saat ini, Tunas Toyota telah mendapatkan pencapaian yang luar biasa: penguasaan pangsa pasar sebesar 33% di Indonesia, menjual lebih dari 27.000 kendaraan setiap tahun, mengelola 24 dealer resmi, 2 showroom, 2 bengkel, dan 20 pusat servis.  Selain itu, Tunas Toyota juga mempekerjakan lebih dari 1.400 orang yang berdedikasi tinggi di Jakarta, Bekasi, Banten, Bandung, Bogor, dan Lampung.

Hambatan dalam Pertumbuhan Tunas Toyota

Seiring dengan pertumbuhan yang mengesankan, Tunas Toyota tak luput dari hambatan, terutama dalam operasional HR. Mengelola administrasi dan dokumen untuk 1.400 karyawan di berbagai cabang dan lokasi bukanlah hal yang mudah.

Untuk mengimbangi pertumbuhan, Tunas Toyota menerapkan beberapa sistem HR terpisah untuk mengelola berbagai aspek siklus hidup karyawan. Hal ini justru menciptakan lanskap sistem yang terfragmentasi, yang masih membutuhkan banyak pekerjaan manual dan waktu untuk mengumpulkan data secara koheren.

Pada akhirnya, upaya digitalisasi tersebut tidak memberikan efisiensi operasional HR yang diharapkan. Berikut adalah beberapa tantangan yang mereka hadapi:

  • Data yang Terpencar: Mengelola permintaan karyawan di berbagai sistem itu rumit, sehingga sulit untuk mendapatkan gambaran holistik tentang kebutuhan tenaga kerja dan melacak status permintaan.
  • Ketidakkonsistenan Data: Memelihara data dalam sistem yang berbeda membuat sulit untuk mendapatkan pandangan terpadu tentang tenaga kerja, mendapatkan laporan yang akurat, atau membuat keputusan berbasis data.
  • Proses yang Memakan Waktu: Mengelola tugas-tugas seperti entri data, transfer antar sistem, serta permintaan dan persetujuan secara manual memakan waktu, sehingga memperlambat operasional HR dan mengurangi produktivitas secara keseluruhan.
  • Keterbatasan Skalabilitas: Sistem yang ada tidak dirancang untuk mendukung secara efisien kebutuhan tenaga kerja yang terus berkembang di banyak lokasi berbeda.

Rizqi, People & Culture Manager di Tunas Toyota, mengenang periode tersebut dalam pengelolaan HR mereka sebagai: “Tantangan yang kami hadapi sebelum menggunakan SunFish adalah memiliki sistem terpisah untuk berbagai permintaan dan banyak proses HR yang dilakukan secara manual, yang menyebabkan operasional HR tidak efektif dan efisien.”

Menimbang HR sebagai komponen penting dalam mempertahankan keunggulan kompetitif perusahaan, tim Tunas Toyota tahu mereka harus bertransformasi untuk mendukung keseluruhan strategi bisnis “TUNAS”.

SunFish Workplaze Sebagai Solusi Mengoptimalkan Proses HR

Untuk meningkatkan kompetensi HR, keakuratan data, dan mengatasi tantangan mereka untuk mendukung dan memberdayakan tenaga kerja yang terus berkembang, Tunas Toyota menerapkan SunFish Workplaze dari DataOn, sebuah HRIS (Human Resource Information System) yang komprehensif. Transformasi ini membawa perubahan signifikan, termasuk:

  1. Platform Terpadu: SunFish Workplaze menggantikan berbagai sistem terpisah dengan platform tunggal yang terintegrasi. Hal ini menyederhanakan akses data dan alur kerja untuk personel HR dan karyawan.
    • Peningkatan transparansi data: Semua data HR sekarang terpusat di satu lokasi, memberikan pandangan yang jelas dan komprehensif tentang tenaga kerja.
    • Alur kerja yang lebih efisien: Karyawan sekarang dapat mengakses semua fungsi HR seperti permintaan cuti, penggantian biaya, dan slip gaji melalui satu platform, menghemat waktu dan mengurangi kemungkinan kesalahan.
  2. Otomatisasi Proses HR: SunFish Workplaze mengotomatiskan tugas berulang, membebaskan staf HR untuk inisiatif yang lebih strategis.
    • Tidak ada lagi beban kerja manual: Tugas seperti pelacakan waktu dan kehadiran, penggantian biaya, dan tahap awal rekrutmen sekarang otomatis.
    • Peningkatan efisiensi HR: Mengotomatiskan tugas-tugas ini memungkinkan staf HR untuk fokus pada inisiatif yang lebih strategis seperti pengembangan karyawan dan manajemen talenta.
  3. Peningkatan Fungsionalitas: SunFish Workplaze menambahkan fungsi komprehensif untuk lebih memberdayakan karyawan dan meningkatkan perolehan talenta.
    • Pengembangan karier: Modul khusus dalam HRIS memfasilitasi inisiatif pengembangan karyawan dan perencanaan karier.
    • Proses perekrutan yang efisien: Alur kerja perekrutan yang efisien membuat proses menarik dan mempekerjakan talenta terbaik menjadi lebih mudah dan cepat.

Hasilnya: Tim HR yang Lebih Efisien dan Diberdayakan

Konsolidasi dan digitalisasi seluruh operasi HR mereka dalam satu platform terpusat secara fundamental mengubah manajemen personalia Tunas Toyota, memungkinkan mereka untuk lebih memperhatikan profesionalisme dan produktivitas tenaga kerja serta mendorong loyalitas karyawan setiap tahun. Manfaat terbesar yang diperoleh Tunas Toyota adalah:

  1. Peningkatan efisiensi operasional: Alur kerja yang efisien dan proses otomatis telah meningkatkan efisiensi HR secara signifikan.
  2. Peningkatan kepuasan karyawan: Akses yang lebih cepat ke fungsi HR dan platform terpusat untuk mengelola informasi pribadi memberikan pengalaman yang baik karyawan.
  3. Tim HR yang diberdayakan: Dengan mengotomatiskan tugas berulang, staf HR dapat mengalokasikan lebih banyak waktu untuk inisiatif strategis yang mendukung pertumbuhan organisasi.

“SunFish Workplaze telah membantu meningkatkan efektivitas dalam banyak aspek proses HR Tunas Toyota. Tim People & Culture kami terus berkolaborasi dan bergerak maju untuk memaksimalkan penggunaan sistem,” Rizqi, People & Culture Manager di Tunas Toyota, merangkum dengan puas dampak positif yang dihasilkan dari digitalisasi HR.

Kesimpulan

Transformasi HR yang sukses di Tunas Toyota dengan SunFish Workplaze menjadi contoh pentingnya HRIS yang kuat untuk perusahaan besar yang sedang berkembang. Dengan menerapkan operasi HR terpusat, digitalisasi, dan otomatisasi proses, mereka telah meletakkan dasar untuk pertumbuhan dan kesuksesan berkelanjutan. Dengan tim HR yang lebih efisien, Tunas Toyota kini berada dalam posisi yang tepat untuk mengelola produktivitas karyawan, mengembangkan strategi retensi karyawan berbasis data, dan menavigasi lanskap talenta yang terus berkembang di industri otomotif Indonesia yang kompetitif.

Perusahaan Anda juga kesulitan dengan data yang tersebar dan tugas HR manual seperti Tunas Toyota? Hubungi kami hari ini dan temukan bagaimana HRIS kami, SunFish Workplaze, dapat mendukung proses HR Anda menjadi lebih mudah dan produktif!

Scroll to Top