Cập Nhật SunFish Quý 3/2025: Công Cụ Thông Minh Hơn, Quy Trình Liền Mạch Và Tích Hợp Mạnh Mẽ Hơn

Tại DataOn, đổi mới là một phần trong DNA của chúng tôi. Mỗi bản cập nhật đều được thiết kế nhằm giúp công tác nhân sự trở nên đơn giản và thông minh hơn. Trong Quý III/2025, chúng tôi tiếp tục thúc đẩy sự phát triển của SunFish HR, cải tiến cách doanh nghiệp kết nối, giao tiếp và cộng tác thông qua những công cụ vận hành phù hợp với cách con người làm việc — tự nhiên, linh hoạt và an toàn.

Bản phát hành trong quý này tập trung tăng cường khả năng tích hợp, tinh gọn hoạt động giao tiếp và trao cho đội ngũ HR nhiều quyền kiểm soát hơn tại mọi điểm tương tác. Từ tính năng trò chuyện thông minh hơn và chữ ký số trên thiết bị di động đến các chức năng báo cáo và tuân thủ được nâng cấp tại Đông Nam Á, SunFish tiếp tục phát triển như một nền tảng cốt lõi đáng tin cậy cho hoạt động quản trị nhân sự — giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt, tuân thủ quy định và sẵn sàng cho những thay đổi tiếp theo.

Hãy cùng tìm hiểu những cập nhật mới và lý do các cập nhật này quan trọng.

Những tính năng mới đáng khám phá

Giới thiệu SunFish Chat: Trao đổi an toàn, cộng tác liền mạch

Giao tiếp hiệu quả là nền tảng của mọi tổ chức phát triển bền vững. Tuy nhiên, đối với nhiều đội ngũ HR, hoạt động giao tiếp vẫn đang bị phân tán trên nhiều nền tảng. Việc liên tục chuyển đổi giữa ứng dụng nhắn tin, chuỗi email và bảng tính thường dẫn đến thất lạc bối cảnh, hiểu nhầm thông tin và lãng phí thời gian.

Với SunFish Chat, người dùng không còn phải chuyển đổi liên tục giữa các ứng dụng công việc. Hoạt động giao tiếp nội bộ hiện được thực hiện ngay trên nền tảng nơi công việc đang diễn ra. Nhân viên và quản lý có thể kết nối trực tiếp trong SunFish để:

• Bắt đầu các cuộc trò chuyện riêng tư một – một hoặc trò chuyện nhóm an toàn
• Gửi tệp, hình ảnh và biểu tượng cảm xúc theo thời gian thực mà không cần rời khỏi hệ thống
• Mọi tin nhắn đều được mã hóa và lưu nhật ký nhằm bảo đảm tính bảo mật đầy đủ và tuân thủ chính sách giao tiếp của doanh nghiệp

Giới thiệu SunFish PORT: Kết nối khả năng tự phục vụ với môi trường làm việc trực tiếp

Không phải nhân viên nào cũng làm việc tại bàn hoặc luôn có kết nối Internet, nhưng mọi nhân viên đều cần được tiếp cận các dịch vụ HR một cách liền mạch.

SunFish PORT là kiosk thông minh mới, đóng vai trò kết nối môi trường làm việc kỹ thuật số với môi trường làm việc trực tiếp.

SunFish PORT là thiết bị đầu cuối tự phục vụ, cho phép nhân viên:

• Sử dụng nhận diện khuôn mặt, thẻ ID hoặc mã QR để ghi nhận giờ vào, giờ ra hoặc xác nhận tham dự
• In phiếu lương an toàn bằng cách nhập mã PIN và sử dụng máy in Bluetooth
• Thực hiện tất cả thao tác thông qua giao diện được thiết kế dành cho nhà máy, kho hàng và những môi trường làm việc có lưu lượng sử dụng cao

Dữ liệu được đồng bộ trực tiếp với các phân hệ tiền lương và chấm công, giúp bảo đảm tính chính xác trên toàn hệ thống.

AI Hub: Nơi tập trung toàn bộ sức mạnh AI

Trí tuệ nhân tạo không còn chỉ là một tiện ích bổ sung của tương lai mà đã trở thành đối tác chiến lược trong cách HR vận hành hiện nay. Từ sàng lọc ứng viên đến phân tích xu hướng lực lượng lao động, AI đang thay đổi cách doanh nghiệp ra quyết định, cá nhân hóa trải nghiệm và nâng cao hiệu quả.

Trong SunFish HR, AI cũng đã âm thầm hỗ trợ nhiều tính năng trên toàn nền tảng trong nhiều năm, từ phân tích chuyên sâu tự động đến hỗ trợ viết nội dung thông minh. Tuy nhiên, khi các khả năng này ngày càng được mở rộng, chúng tôi nhận thấy người dùng cần một cách đơn giản hơn để tìm kiếm, truy cập và quản lý chúng.

Trong bản phát hành Quý III/2025, chúng tôi giới thiệu AI Hub — trung tâm điều khiển tập trung dành cho mọi tính năng được hỗ trợ bởi AI trong SunFish. Đây là nơi tập hợp toàn bộ những “siêu năng lực” HR của người dùng — trực quan, được tổ chức rõ ràng và luôn sẵn sàng hỗ trợ.

AI Hub sắp xếp các tính năng thông minh thành ba nhóm:

Trợ lý ảo: Trợ lý HR kỹ thuật số hoạt động 24/7

Đây là nơi chatbot của bạn hoạt động. Người dùng có thể sử dụng chatbot để:

• Gửi yêu cầu nghỉ phép, xem phiếu lương hoặc đặt phòng họp
• Đặt câu hỏi về chính sách doanh nghiệp hoặc nội dung trong eHelp
• Điều hướng hệ thống và thực hiện các tác vụ HR nhanh hơn mà không cần thao tác thủ công phức tạp

Phân tích dữ liệu: Khai thác thông tin theo yêu cầu mà không cần bảng Pivot

Bạn muốn tương tác trực tiếp với dữ liệu? Phần này kết nối AI với các báo cáo để người dùng có thể:

• Đặt câu hỏi về xu hướng chấm công hoặc cơ cấu tiền lương
• Nhận bản tóm tắt tức thời hoặc phát hiện các giá trị bất thường
• Phân tích dữ liệu lực lượng lao động mà không cần phụ thuộc vào đội ngũ BI

Các tính năng được hỗ trợ bởi AI: Hỗ trợ sáng tạo đúng lúc, đúng nơi

Phần này đưa người dùng đến tất cả các vị trí trong SunFish mà AI có thể hỗ trợ, chẳng hạn:

• Đề xuất thông minh khi viết mô tả công việc
• Tự động tạo bài kiểm tra trong các chương trình đào tạo
• Xây dựng Báo cáo Điều hành Nhân sự chỉ với một vài câu lệnh

Chữ ký số: Hiện đã có trên SunFish Mobile

Kể từ khi giới thiệu chữ ký số vào đầu năm nay, chúng tôi đã liên tục mở rộng phạm vi chức năng của tính năng này.

Trong quý này, chữ ký số cũng đã được tích hợp vào ứng dụng di động, cho phép người dùng ký tài liệu mọi lúc, mọi nơi, ngay cả khi đang di chuyển. Quy trình ký tài liệu giờ đây trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn bao giờ hết.

Người dùng có thể ký tài liệu trực tiếp trong Inbox thông qua SunFish Mobile:

• Xem lại nội dung thư hoặc tài liệu
• Sử dụng chữ ký đã lưu hoặc vẽ/tải lên chữ ký mới
• Xác nhận và gửi ngay lập tức

Các cải tiến lớn cho từng phân hệ

Tiếp tục cải tiến Hệ thống quản lý tài liệu (DMS): Cấu trúc thông minh hơn, khả năng kiểm soát tốt hơn

Tính năng Quản lý tài liệu tiếp tục được phát triển với những cải tiến mới về cấu trúc và khả năng sử dụng.

Trong quý này, tính năng được nâng cấp đáng kể thông qua việc giới thiệu Client Repository mới với Folder Templates, cho phép quản trị viên xác định trước cấu trúc thư mục dựa trên loại khách hàng hoặc nhu cầu kinh doanh.

Các điểm nổi bật khác bao gồm:

• Tự động tạo các thư mục lồng nhau bằng từ khóa theo ngày như [YYYY]/[MM]/[DD] để tổ chức tài liệu theo trình tự thời gian
• Quản trị viên có thể chia sẻ hoặc giới hạn quyền truy cập theo vai trò người dùng
• Xem trước tài liệu báo cáo và tệp nhân viên mà không cần tải xuống

Cải tiến Utilities và hệ thống backend: Được xây dựng để tăng khả năng kiểm soát và tính minh bạch

Khi các chức năng, tác vụ và quy trình trên nền tảng SunFish HR ngày càng mở rộng, việc bảo đảm các quy trình backend có thể được theo dõi và vận hành hiệu quả trở nên đặc biệt quan trọng.

• Utilities Sidebar: Là mục menu mới tập trung Helpdesk, DMS, Report Designer và Settings trong một giao diện rõ ràng. Các chức năng này hiện có thể được truy cập thông qua thanh điều hướng riêng, thay vì nằm phân tán tại nhiều vị trí trong phần mềm.
• Cron Job Management: Dành cho người dùng IT và quản trị viên, chức năng Cron Job Management cho phép theo dõi và chỉnh sửa các tác vụ nền tự động, từ đào tạo, tuyển dụng đến quản lý hiệu suất và các hoạt động khác.
• Data Mart Snapshots: Cho phép người dùng lên lịch tạo ảnh chụp dữ liệu định kỳ cho dashboard hoặc kích hoạt thủ công, qua đó tăng khả năng kiểm soát thời điểm cập nhật dữ liệu phân tích và mức độ mới của báo cáo.

Báo cáo: Linh hoạt, trực quan và dễ lọc dữ liệu

Chuyên viên HR cần câu trả lời, không chỉ cần những con số. Vì vậy, SunFish Reporting hiện không còn giới hạn ở các bảng dữ liệu tĩnh mà cung cấp khả năng trực quan hóa linh hoạt, bộ lọc nâng cao và các công cụ tùy chỉnh thông minh hơn.

Bản phát hành này bổ sung nhiều khả năng mạnh mẽ hơn cho SFReports:

• Người dùng có thể thay đổi kích thước các dải bố cục để dữ liệu được hiển thị rõ ràng hơn
• Áp dụng bộ lọc checkbox cho các trường cho phép chọn nhiều giá trị
• Thiết lập trước bộ lọc báo cáo bằng tham số URL
• Tùy chỉnh khả năng hiển thị trong báo cáo sử dụng nhiều nguồn dữ liệu, bao gồm ẩn/hiện bảng và đổi tên các phần
• Lọc theo trường tùy chỉnh để cung cấp thông tin phân tích chính xác hơn

Giới thiệu công cụ tạo thẻ nhân viên

Công cụ ID Card Generator mới kết hợp tính nhất quán của thương hiệu với sự thuận tiện. Đội ngũ HR có thể tạo thẻ nhân viên tiêu chuẩn dựa trên các mẫu được thiết lập sẵn. Người dùng có thể lưu trữ, áp dụng và tái sử dụng thiết kế thẻ, bao gồm logo, bố cục và dữ liệu nhân viên.

SunFish Helpdesk: Hỗ trợ tập trung dành cho nhân viên và khách hàng

Hỗ trợ nhân viên và khách hàng thông qua một không gian rõ ràng, tập trung để báo cáo sự cố, yêu cầu hỗ trợ và truy cập thông tin. SunFish Helpdesk giúp đơn giản hóa hoạt động giao tiếp nội bộ và xây dựng một môi trường làm việc phản hồi nhanh, hỗ trợ tốt hơn. Trong Quý 3, chúng tôi đã mở rộng Helpdesk để tích hợp trực tiếp với Customer Support Site.

Khách hàng hiện có thể tạo phiếu hỗ trợ gửi đến đội ngũ hỗ trợ DataOn phụ trách trực tiếp ngay trong ứng dụng SunFish HR, thay thế hệ thống tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ khách hàng trước đây.

Các cải tiến theo từng quốc gia nhằm bảo đảm tuân thủ liền mạch

Mở rộng hoạt động xuyên biên giới đồng nghĩa với việc phải quản lý nhiều mã số thuế, luật lao động và định dạng báo cáo tiền lương khác nhau. Để hỗ trợ HR duy trì tuân thủ, SunFish HR tiếp tục nâng cấp cấu hình bản địa hóa dành cho khu vực Đông Nam Á. Trong quý này, chúng tôi đã phát hành các cập nhật cho những quốc gia sau:

Malaysia

• Yêu cầu phê duyệt đối với các thay đổi về dữ liệu pháp định như EPF và SOCSO
• Hỗ trợ thời điểm áp dụng thuế cho chương trình Returning Expert Program
• Tự động xác định EPF dành cho người không mang quốc tịch Malaysia
• Bổ sung trường người đại diện theo pháp luật cho biểu mẫu CP22A
• Nâng cao khả năng hỗ trợ từ khóa trong công thức tính làm thêm giờ

Philippines

• Bổ sung Form 2307 mới phục vụ báo cáo thuế
• Nhóm dữ liệu theo trung tâm chi phí trong báo cáo tiền lương hằng tháng

Indonesia

• Bổ sung phương pháp tính thuế TER trong công cụ tính PPh
• Bổ sung NITKU của vợ hoặc chồng vào dữ liệu tiền lương
• Xuất Form VI và Form VII phục vụ báo cáo thuế hằng tháng
• Hỗ trợ sử dụng email cá nhân để gửi phiếu lương

Singapore

• Tự động tạo Tax File Number từ số định danh cá nhân
• Bổ sung thông tin quốc tịch và loại người nước ngoài vào tệp tải lên dành cho nhân viên mới

Những cải tiến khác bạn sẽ đánh giá cao

Những cải tiến mới nhất của chúng tôi tác động đến gần như mọi giai đoạn trong vòng đời nhân viên, từ tuyển dụng đến Helpdesk, với trọng tâm lớn là giúp các tương tác hằng ngày của nhân viên trở nên trực quan hơn.

Chấm công và quản lý dự án

Các tính năng mới giúp quản lý có khả năng theo dõi đầy đủ cách lực lượng lao động phân bổ thời gian:

• Work Checklist & QR Tracking: Phân công danh sách công việc hằng ngày, tạo mã QR và theo dõi mức độ hoàn thành
• Break Time Logging: Nhân viên có thể ghi nhận thời gian nghỉ trực tiếp từ trang chủ
• Team Calendar: Người giám sát có thể xem đầy đủ trạng thái chấm công và phê duyệt của nhóm trong bất kỳ ngày nào được lựa chọn

Tiền lương và đãi ngộ

Các cải tiến giúp quy trình xử lý trở nên đơn giản, nhanh chóng và thuận tiện hơn:

• Thiết lập khoảng lương theo trung tâm chi phí
• Thêm nhân viên vào các kế hoạch đãi ngộ đang được triển khai
• Sử dụng “Quick Apply” để áp dụng hàng loạt lý do điều chỉnh tăng lương
• Giao diện mới dành cho thiết lập Payroll Period và Payroll Component
• Xem trước và lên lịch gửi phiếu lương kèm thông báo qua email hoặc thiết bị di động

Hiệu suất và đánh giá

Các cập nhật giúp bảo đảm quy trình đánh giá có cấu trúc, công bằng và đúng thời hạn:

• Đánh giá hàng loạt để xử lý theo lô
• Bắt buộc nhập ghi chú tại từng bước phê duyệt
• Hiển thị tên chu kỳ trong báo cáo hiệu suất
• Gửi email và lời nhắc trên dashboard cho quy trình phản hồi 360 độ

Đào tạo

Các chức năng mới giúp bảo đảm dữ liệu học tập sạch, có thể báo cáo và cải thiện việc quản lý phản hồi:

• Thư viện sách điện tử dành cho hoạt động tự học
• Tải nhiều tệp đính kèm lên yêu cầu đào tạo
• Quản trị viên có thể xóa người tham gia sau sự kiện để làm sạch và điều chỉnh dữ liệu

Helpdesk

Các chức năng bổ sung giúp hoạt động hỗ trợ nội bộ minh bạch và có tổ chức hơn:

• Thiết lập mẫu phiếu hỗ trợ tùy chỉnh
• Thêm nhiều tệp đính kèm vào phiếu hỗ trợ
• Trạng thái phiếu “Fixed” hiện sẽ khóa ngày xử lý hoàn tất

Hoàn trả chi phí và khoản vay

Các chức năng bổ sung giúp nâng cao tính trực quan và khả năng sử dụng:

• Khôi phục hàng loạt các yêu cầu hoàn trả đã tải lên
• Xử lý lỗi trong số dư hoàn trả chi phí dành cho thành viên gia đình
• Liên kết mã yêu cầu công tác với yêu cầu hoàn trả
• Tải tệp đính kèm lên hồ sơ khoản vay
• Kích hoạt tự động xác minh đối với tệp khoản vay mới được tải lên
• Bổ sung ghi chú và bộ lọc trong báo cáo khoản vay

Tuyển dụng

Các cải tiến mới giúp đưa ra quyết định tuyển dụng nhanh chóng và thông minh hơn:

• Thiết lập và lưu tùy chọn nhiều múi giờ
• Theo dõi số AI credit còn lại
• Lưu bộ lọc tùy chỉnh trong User-Defined Applicant Reports

Kết luận: Tinh gọn, mở rộng và không ngừng phát triển

Các cập nhật SunFish HR Quý III/2025 tập hợp hàng trăm cải tiến nhỏ và một số đổi mới lớn, tất cả đều tập trung giúp công việc hằng ngày của đội ngũ HR, nhân viên và những người ra quyết định trở nên thuận tiện hơn.

Dù doanh nghiệp đang tự động hóa báo cáo, tinh chỉnh quy trình tiền lương, triển khai kiosk tự phục vụ, cải thiện quy trình trên thiết bị di động hay duy trì tuân thủ tại nhiều quốc gia, SunFish vẫn tiếp tục phát triển đồng hành cùng doanh nghiệp, đặt con người và hiệu suất ở vị trí trung tâm trong quá trình tăng trưởng của tổ chức.

Hẹn gặp lại quý khách trong quý tiếp theo với nhiều cập nhật mới hơn nữa.