Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là giấy tờ quen thuộc với doanh nghiệp và người lao động, nhưng không phải ai cũng rõ khi nào doanh nghiệp cần cấp, chứng từ điện tử hiện nay gồm những thông tin gì và cách lập, xuất chứng từ ra sao. Vậy người lao động có thể nhận chứng từ ở đâu và cần lưu ý gì khi sử dụng? Cùng tìm hiểu những thông tin cần biết trong bài viết dưới đây.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là chứng từ do tổ chức trả thu nhập lập và giao cho cá nhân khi đã khấu trừ thuế từ thu nhập của họ. Chứng từ ghi rõ tổng thu nhập đã trả, các khoản được trừ và số thuế đã khấu trừ trong kỳ.
Với người lao động, chứng từ này là căn cứ để tự quyết toán thuế, đề nghị hoàn thuế hoặc chứng minh số thuế đã nộp. Với doanh nghiệp, đây là một phần nghĩa vụ của tổ chức khấu trừ thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/06/2025.
Hiện nay, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là hình thức được áp dụng chủ yếu. Chứng từ điện tử được lập theo định dạng XML do cơ quan thuế quy định và có chữ ký số của tổ chức trả thu nhập.
Khi nào doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
Theo quy định, tổ chức trả thu nhập lập chứng từ tại thời điểm khấu trừ thuế. Tuy nhiên, số lần cấp và việc có cấp hay không phụ thuộc vào loại hợp đồng và việc cá nhân có ủy quyền quyết toán hay không.
| Trường hợp | Cách cấp chứng từ |
| Hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên | Cấp một chứng từ cho cả năm tính thuế |
| Hợp đồng dưới 3 tháng hoặc không ký hợp đồng | Cấp cho từng lần khấu trừ, hoặc gộp nhiều lần trong năm vào một chứng từ nếu cá nhân yêu cầu |
| Cá nhân đã ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay | Không cấp chứng từ khấu trừ |
Trường hợp không cấp cho người ủy quyền được bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Lý do là doanh nghiệp đã quyết toán thay, nên người lao động không cần chứng từ để tự quyết toán.
Trong thực tế, chứng từ cho nhân viên có hợp đồng từ 3 tháng trở lên thường được xuất sau khi kết thúc năm tính thuế, khi đã có đủ số liệu thu nhập và thuế cả năm. Với người nghỉ việc giữa năm, doanh nghiệp có thể cấp chứng từ cho phần thu nhập đã trả đến thời điểm nghỉ.
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gồm những nội dung gì?
Hiện tại, doanh nghiệp có thể dùng mẫu chứng từ của phần mềm chứng từ điện tử, miễn là có đủ các nội dung bắt buộc theo Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã sửa đổi).
| Nhóm thông tin | Nội dung cần có |
| Thông tin chứng từ | Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu và số thứ tự chứng từ |
| Tổ chức trả thu nhập | Tên, địa chỉ, mã số thuế |
| Cá nhân nhận thu nhập | Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, quốc tịch, tình trạng cư trú |
| Thu nhập và khấu trừ | Khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế, bảo hiểm bắt buộc, đóng góp từ thiện, khuyến học, thu nhập tính thuế, số thuế đã khấu trừ |
| Xác nhận | Ngày lập, chữ ký số của tổ chức trả thu nhập |
So với trước đây, Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung số điện thoại, số định danh của cá nhân và tách riêng các khoản bảo hiểm, từ thiện, khuyến học. Vì vậy, nếu doanh nghiệp vẫn dùng mẫu cũ, bạn nên kiểm tra lại với nhà cung cấp phần mềm trước khi xuất chứng từ cho năm 2026.
Cách lập và xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được lập trên phần mềm chứng từ điện tử mà doanh nghiệp đang dùng, thường là cùng nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Giao diện mỗi phần mềm khác nhau, nhưng quy trình chung gồm các bước sau.
- Chuẩn bị số liệu. Bạn tổng hợp thu nhập, các khoản giảm trừ và số thuế đã khấu trừ của từng nhân viên từ bảng lương. Số liệu này cần khớp với tờ khai thuế TNCN đã nộp.
- Kiểm tra thông tin định danh. Bạn đối chiếu họ tên, số định danh cá nhân và số điện thoại của nhân viên, vì đây là các trường bắt buộc theo quy định mới.
- Lập chứng từ trên phần mềm. Bạn nhập tay từng chứng từ hoặc nhập khẩu từ file Excel nếu phần mềm hỗ trợ, rồi chọn kỳ và loại thu nhập phù hợp.
- Ký số và phát hành. Sau khi kiểm tra, bạn ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp để phát hành chứng từ.
- Gửi cho nhân viên. Chứng từ được gửi qua email hoặc đường dẫn tra cứu mà phần mềm cung cấp. Việc truyền dữ liệu chứng từ đến cơ quan thuế thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế và nhà cung cấp phần mềm.
Nếu chứng từ đã phát hành có sai sót, doanh nghiệp lập chứng từ thay thế hoặc điều chỉnh trên cùng phần mềm, không sửa trực tiếp trên chứng từ đã ký.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN lấy ở đâu?
Chứng từ do nơi trả thu nhập và đã khấu trừ thuế lập. Vì vậy, nếu bạn là người lao động, bạn có thể liên hệ bộ phận nhân sự hoặc kế toán của công ty để nhận chứng từ.
Với chứng từ điện tử, bạn thường nhận được qua email kèm file chứng từ hoặc đường dẫn tra cứu và mã tra cứu. Bạn nên lưu lại file này để dùng khi tự quyết toán hoặc đề nghị hoàn thuế.
Nếu đã nghỉ việc, bạn vẫn có thể đề nghị công ty cũ cấp chứng từ cho phần thu nhập đã bị khấu trừ. Trường hợp bạn đã ủy quyền cho công ty quyết toán thay, công ty sẽ không cấp chứng từ theo quy định.
Lưu ý cho doanh nghiệp khi xuất chứng từ cuối năm
Số liệu trên chứng từ khấu trừ cần khớp với bảng lương, tờ khai thuế TNCN đã nộp trong năm và hồ sơ quyết toán. Khi thông tin giữa các nguồn này chênh lệch, doanh nghiệp phải rà soát lại từng nhân viên và có thể phải lập chứng từ thay thế.
Vì vậy, cuối năm là thời điểm phù hợp để bộ phận nhân sự và kế toán đối chiếu dữ liệu thu nhập, thuế đã khấu trừ và thông tin định danh của nhân viên. Việc kiểm tra sớm giúp doanh nghiệp chủ động xác định ai cần được cấp chứng từ, ai đã ủy quyền quyết toán, và hạn chế sai sót khi phát hành.
Việc rà soát và đối chiếu dữ liệu cuối năm sẽ thuận tiện hơn khi thông tin nhân sự được quản lý tập trung và đồng bộ trên một hệ thống, thay vì phân tán ở nhiều file khác nhau. SunFish HR giúp doanh nghiệp tập trung quản lý thông tin nhân viên trên cùng một nền tảng, hỗ trợ bộ phận nhân sự dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và chủ động chuẩn bị dữ liệu cho các nghiệp vụ cuối năm.
Tìm hiểu thêm về SunFish HR hoặc liên hệ với chúng tôi tại: dataon.com/vi-vn/lien-he/
Câu hỏi thường gặp
- Xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi nào? Chứng từ được lập tại thời điểm khấu trừ thuế. Với nhân viên có hợp đồng từ 3 tháng trở lên, doanh nghiệp cấp một chứng từ cho cả năm tính thuế, thường sau khi có đủ số liệu cả năm.
- Cam kết không khấu trừ thuế TNCN là gì? Là bản cam kết theo mẫu 08/CK-TNCN (Thông tư 80/2021/TT-BTC). Cá nhân không ký hợp đồng hoặc hợp đồng dưới 3 tháng, chỉ có một nguồn thu nhập và ước tính tổng thu nhập năm chưa đến mức phải nộp thuế, có thể làm cam kết để doanh nghiệp tạm chưa khấu trừ 10%.
- Cá nhân đã ủy quyền quyết toán có được cấp chứng từ không? Không. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì doanh nghiệp không cấp chứng từ khấu trừ.
- Nhân viên nghỉ việc giữa năm thì cấp chứng từ thế nào? Doanh nghiệp cấp chứng từ cho phần thu nhập đã trả và thuế đã khấu trừ đến thời điểm nghỉ việc. Người lao động dùng chứng từ này khi tự quyết toán.
- Chứng từ khấu trừ lập sai thì xử lý thế nào? Doanh nghiệp lập chứng từ thay thế hoặc điều chỉnh trên phần mềm chứng từ điện tử và gửi lại cho người lao động.
- Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì? Trước đây, doanh nghiệp dùng chứng từ đặt in, tự in phải báo cáo tình hình sử dụng chứng từ theo mẫu CTT25/AC. Với chứng từ điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp nên xác nhận với cơ quan thuế quản lý về nghĩa vụ báo cáo này.
