Nghị Định 337/2025/NĐ-CP Về Hợp Đồng Lao Động Điện Tử: Những Quy Định Doanh Nghiệp Bắt Buộc Phải Cập Nhật

Có hiệu lực từ 01/01/2026, Nghị định 337/2025/NĐ-CP là văn bản đầu tiên quy định toàn diện về hợp đồng lao động (HĐLĐ) điện tử tại Việt Nam. Để đảm bảo tính hợp pháp, doanh nghiệp bắt buộc phải tuân thủ khung kỹ thuật mới về chữ ký số, mã định danh (ID) và chứng thực dữ liệu. Bài viết sau đây sẽ phân tích toàn diện các quy định cốt lõi, lộ trình triển khai và những rủi ro pháp lý quan trọng mà bộ phận HR, pháp chế và ban lãnh đạo cần đặc biệt lưu ý.

Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về vấn đề gì?

Nghị định 337/2025/NĐ-CP là văn bản chuyên biệt đầu tiên quy định về giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử và xây dựng, vận hành Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia tại Việt Nam, do Chính phủ ban hành ngày 24/12/2025 theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.

Cụ thể, Nghị định này xác lập ba nền tảng cốt lõi: khung pháp lý về tính hợp pháp của HĐLĐ điện tử, kiến trúc kỹ thuật bắt buộc cho quy trình giao kết và lộ trình triển khai theo hai mốc thời gian rõ ràng.

Khái niệm HĐLĐ điện tử theo Nghị định 337:

Theo Điều 3 Khoản 1, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Phạm vi điều chỉnh (Điều 2):

Nghị định áp dụng cho ba nhóm đối tượng:

• Người lao động theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Bộ luật Lao động khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử.
• Người sử dụng lao động theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Bộ luật Lao động khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử.
• Cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc thực hiện quy định tại Nghị định, bao gồm nhà cung cấp eContract.

Hai mốc thời gian hiệu lực quan trọng (Điều 28):

Lưu ý quan trọng về giai đoạn chuyển tiếp (Điều 29): Hợp đồng lao động điện tử đã được giao kết trước ngày 01/01/2026 và vẫn còn hiệu lực thì được tiếp tục thực hiện theo pháp luật lao động và pháp luật giao dịch điện tử đến hết thời hạn hợp đồng, và có giá trị tương đương HĐLĐ điện tử đáp ứng điều kiện theo Nghị định này.

Những quy định quan trọng nào về Hợp đồng lao động điện tử doanh nghiệp bắt buộc phải nắm rõ?

Có 2 nhóm quy định kỹ thuật cốt lõi mà doanh nghiệp bắt buộc phải tuân thủ: quy định về mã định danh hợp đồng và quy định về thời điểm có hiệu lực pháp lý – hai yếu tố quyết định một HĐLĐ điện tử có được công nhận hay không theo Điều 6 và Điều 7 Nghị định 337.

Mã định danh HĐLĐ điện tử là gì và quy trình cấp phát ra sao?

Theo Điều 3 Khoản 5, mã định danh HĐLĐ điện tử (ID) là dãy số duy nhất được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp cho mỗi hợp đồng lao động điện tử, bao gồm cả hợp đồng được chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang điện tử.

Vai trò của mã định danh:

ID là mã số định danh chính thức giúp Nền tảng quốc gia ghi nhận trạng thái hợp đồng và cho phép các cơ quan nhà nước tra cứu, xác minh thông tin hợp đồng lao động. Theo Điều 14 và Điều 15, dữ liệu hợp đồng được lưu trữ tập trung và chia sẻ phục vụ các mục đích như giải quyết thủ tục hành chính, quản lý nhà nước về lao động và cung cấp dịch vụ dữ liệu cho doanh nghiệp, người dân.

Quy trình cấp mã định danh (Điều 6, Khoản 4):

Bước 1 – Tạo lập và xác thực danh tính: Hợp đồng được tạo lập trên eContract. Danh tính các bên giao kết được xác thực theo pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

Bước 2 – Ký số và gắn dấu thời gian: Cả hai bên ký số vào hợp đồng, dấu thời gian được gắn kèm chữ ký số của từng bên theo quy định. Nhà cung cấp eContract thực hiện chứng thực thông điệp dữ liệu vào hợp đồng trên hệ thống eContract.

Bước 3 – Gửi về Nền tảng để cấp ID: Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để được gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ. Đây là trách nhiệm của Nhà cung cấp eContract, không phải của doanh nghiệp trực tiếp thực hiện.

Bước 4 – Nhà cung cấp eContract gửi lại hợp đồng có ID: Theo Điều 21 Khoản 1, Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi bản hợp đồng lao động điện tử đã được gắn ID cho cả người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu.

Thời điểm có hiệu lực của HĐLĐ điện tử được xác định thế nào?

Theo Điều 7 Nghị định 337, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng – trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Ba yếu tố đồng thời xác định hiệu lực hợp đồng:

1. Chữ ký số của bên ký sau cùng: Hợp đồng chỉ hoàn tất khi cả hai bên đều đã ký số. Thời điểm bên ký sau cùng hoàn tất chữ ký số là mốc thời gian quan trọng để xác định hiệu lực.

2. Dấu thời gian gắn kèm chữ ký số: Dấu thời gian phải được gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết theo quy định tại Điều 6 Khoản 2c – tức là sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo pháp luật về giao dịch điện tử.

3. Chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract: Đây là yếu tố thứ ba bắt buộc, thể hiện vai trò không thể thiếu của Nhà cung cấp eContract trong quy trình giao kết. Không có chứng thực này, hợp đồng chưa đáp ứng đầy đủ điều kiện hiệu lực theo Điều 7.

Tình huống thực tế cần lưu ý:

Doanh nghiệp gửi hợp đồng điện tử cho nhân viên mới ký lúc 17h thứ Sáu. Nhân viên ký ngay, nhưng người đại diện doanh nghiệp ký duyệt lúc 9h sáng thứ Hai. Thời điểm có hiệu lực hợp đồng là thời điểm chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract hoàn tất sau khi bên sau cùng (doanh nghiệp) ký – ảnh hưởng trực tiếp đến ngày bắt đầu thử việc và thời hạn hợp đồng chính thức.

Giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử khác gì so với hợp đồng giấy truyền thống?

HĐLĐ điện tử tương đương hoàn toàn với hợp đồng giấy về giá trị pháp lý theo Điều 3 Khoản 1 Nghị định 337; hợp đồng giấy có ưu thế về thói quen xử lý và không đòi hỏi hạ tầng kỹ thuật; trong khi đó HĐLĐ điện tử tối ưu về khả năng truy xuất, chống giả mạo và tích hợp với hệ thống quản trị nhân sự hiện đại.

Tuy nhiên, để HĐLĐ điện tử thực sự đạt được sự tương đương pháp lý trong thực tế, Nghị định 337 đặt ra các điều kiện kỹ thuật cụ thể mà hợp đồng giấy không cần đáp ứng. Bảng so sánh dưới đây làm rõ điểm khác biệt theo từng tiêu chí quan trọng.

Bảng so sánh toàn diện:

Điểm cần lưu ý: Sự tương đương pháp lý của HĐLĐ điện tử theo Nghị định 337 có điều kiện – hợp đồng phải đáp ứng đầy đủ điều kiện tại Điều 6 và được cấp ID hợp lệ. Một HĐLĐ điện tử thiếu bất kỳ yếu tố nào trong ba yếu tố (chữ ký số, dấu thời gian, chứng thực eContract) đều chưa đáp ứng đầy đủ điều kiện hiệu lực theo Điều 7.

Lợi thế bổ sung của HĐLĐ điện tử: Theo Điều 19 Khoản 1c, người sử dụng lao động được phép chia sẻ và sử dụng dữ liệu hợp đồng từ Nền tảng để báo cáo tình hình sử dụng lao động và thực hiện các thủ tục hành chính liên quan – đây là lợi thế về chuyển đổi số quản trị nhân sự mà hợp đồng giấy không thể có.

Có bắt buộc phải chuyển đổi tất cả hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng điện tử từ năm 2026 không?

Không bắt buộc chuyển đổi toàn bộ hợp đồng giấy hiện hữu sang điện tử – Nghị định 337 tiếp cận theo hướng khuyến khích (Điều 4 Khoản 3), không áp đặt nghĩa vụ chuyển đổi bắt buộc. Tuy nhiên, có 3 tình huống thực tế mà doanh nghiệp nên ưu tiên chuyển đổi sớm để đảm bảo tuân thủ và tối ưu hóa quy trình quản trị.

Cụ thể, Điều 4 Khoản 3 quy định rõ: “Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.”

Ba tình huống doanh nghiệp nên ưu tiên chuyển đổi sớm:

Tình huống 1 – Giao kết hợp đồng mới từ 01/07/2026: Khi Nền tảng quốc gia chính thức vận hành, việc giao kết HĐLĐ điện tử theo Nghị định 337 trở thành tiêu chuẩn thực hành tốt nhất vì: đảm bảo giá trị pháp lý đầy đủ ngay từ đầu, dễ tích hợp vào hệ thống quản lý nhân sự và tận dụng được dịch vụ dữ liệu từ Nền tảng quốc gia để thực hiện thủ tục hành chính liên quan.

Tình huống 2 – Sửa đổi, bổ sung hợp đồng giấy hiện hữu: Theo Điều 9 Khoản 2, khi doanh nghiệp muốn sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng giấy thông qua hình thức thông điệp dữ liệu, cần thực hiện chuyển đổi hợp đồng giấy sang điện tử trước, sau đó mới thực hiện thay đổi. Đây là thời điểm thực tế buộc doanh nghiệp phải chuyển đổi nếu muốn xử lý hợp đồng theo phương thức điện tử.

Tình huống 3 – Doanh nghiệp có nhu cầu khai thác dữ liệu hợp đồng qua Nền tảng quốc gia: Các doanh nghiệp muốn sử dụng dịch vụ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử từ Nền tảng quốc gia (phục vụ báo cáo, đối chiếu BHXH, giải quyết thủ tục hành chính) theo Điều 15 và Điều 19 thì bắt buộc phải có HĐLĐ điện tử được cấp ID hợp lệ.

Về quy trình chuyển đổi hợp đồng giấy sang điện tử (Điều 8 Khoản 1): Phải xác thực danh tính các bên giao kết theo pháp luật định danh điện tử; hợp đồng điện tử sau chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc; và bắt buộc phải được gắn ID sau khi chuyển đổi.

Doanh nghiệp đối mặt với rủi ro gì khi vi phạm hoặc không tuân thủ Nghị định 337?

Có 3 nhóm rủi ro chính khi doanh nghiệp vi phạm hoặc không tuân thủ Nghị định 337: sử dụng nhà cung cấp eContract không đủ điều kiện pháp lý, HĐLĐ điện tử không đáp ứng đầy đủ điều kiện hiệu lực dẫn đến tranh chấp, và không thể khai thác được các dịch vụ dữ liệu từ Nền tảng quốc gia phục vụ thủ tục hành chính.

Quan trọng hơn, các rủi ro này không chỉ phát sinh khi doanh nghiệp cố ý vi phạm mà còn xuất hiện do thiếu hiểu biết kỹ thuật – chẳng hạn lựa chọn nhà cung cấp eContract không có giấy phép hợp lệ, bỏ sót yếu tố chứng thực thông điệp dữ liệu, hoặc nhầm tưởng hợp đồng ký qua email là đủ điều kiện. Dưới đây là phân tích từng nhóm rủi ro theo quy định thực tế của Nghị định.

Tiêu chuẩn an toàn thông tin Cấp độ 3 đối với nhà cung cấp dịch vụ eContract được quy định như thế nào?

Theo Điều 6 Khoản 3c, điều kiện bắt buộc với Nhà cung cấp eContract là phải có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy với loại dịch vụ được phép kinh doanh là cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật giao dịch điện tử – đây là giấy phép do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, không phải chứng chỉ kỹ thuật thông thường.

Lưu ý quan trọng về tiêu chuẩn an toàn thông tin Cấp độ 3: Theo Điều 16 Khoản 2b, yêu cầu an toàn thông tin tối thiểu Cấp độ 3 áp dụng cho hệ thống thông tin của cơ quan nhà nước và tổ chức khi kết nối chính thức với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử – không phải là điều kiện riêng của Nhà cung cấp eContract. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai quy định này để tránh nhầm lẫn khi đánh giá nhà cung cấp.

Điều kiện kỹ thuật bắt buộc của eContract (Điều 6, Khoản 1) mà doanh nghiệp cần kiểm tra khi lựa chọn nhà cung cấp:

☐ Có sử dụng phần mềm ký số, kiểm tra chữ ký số đáp ứng yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.

☐ Có biện pháp bảo mật để bảo đảm an toàn thông tin khách hàng và dữ liệu hợp đồng lao động điện tử; có phương án kỹ thuật bảo đảm duy trì và khắc phục hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử khi có sự cố xảy ra.

☐ Có phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử; bảo đảm khả năng tra cứu hợp đồng lao động điện tử đã được giao kết trên eContract.

☐ Có chức năng bảo đảm được định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử người lao động và người sử dụng lao động.

☐ Có chức năng chứng thực hợp đồng lao động điện tử theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử để thực hiện chứng thực hợp đồng lao động điện tử trước khi gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID.

☐ Có chức năng chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

☐ Kết nối qua giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn (API) với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định của Bộ Nội vụ.

☐ Có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy loại cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu (Điều 6 Khoản 3c)

Rủi ro khi chọn nhà cung cấp eContract không đủ điều kiện:

Nếu nhà cung cấp không đáp ứng điều kiện tại Khoản 1 và Khoản 3 Điều 6, hợp đồng được ký kết qua hệ thống đó sẽ không đủ điều kiện được gắn ID từ Nền tảng quốc gia, đồng nghĩa với hợp đồng không đạt giá trị pháp lý đầy đủ theo Điều 7. Theo Điều 22 Khoản 6, Bộ Nội vụ có trách nhiệm công bố danh sách Nhà cung cấp eContract đủ điều kiện – doanh nghiệp nên ưu tiên tra cứu danh sách này trước khi lựa chọn.

Quy trình chuyển đổi ngược từ hợp đồng điện tử sang hợp đồng giấy phục vụ thanh tra khác gì với việc ký hợp đồng giấy?

Chuyển đổi từ HĐLĐ điện tử sang bản giấy là quy trình được pháp luật quy định rõ tại Điều 8 Khoản 2, thực hiện theo Khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử – hoàn toàn khác với việc ký một hợp đồng giấy mới, vì quy trình này không tạo ra hợp đồng mới và không thay đổi bất kỳ điều khoản nào của hợp đồng điện tử gốc.

Nguyên tắc cốt lõi theo Điều 8 Khoản 3: Hợp đồng được chuyển đổi (sang giấy hoặc sang điện tử) có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ các điều kiện theo pháp luật giao dịch điện tử. Điều này có nghĩa là bản giấy được chuyển đổi đúng quy trình có giá trị tương đương hợp đồng điện tử gốc – nhưng chỉ khi đáp ứng đủ điều kiện, không phải chỉ đơn giản là in ra và ký tay thêm.

Rủi ro thực tế doanh nghiệp cần tránh:

Một số doanh nghiệp nhầm lẫn và in hợp đồng điện tử ra giấy rồi ký tay thêm khi thanh tra yêu cầu xem xét. Hành động này không tuân thủ đúng quy trình Điều 8 Khoản 2 và có thể tạo ra một tài liệu không rõ giá trị pháp lý, gây khó khăn hơn trong quá trình thanh tra.

Quy trình đúng khi cần xuất trình hợp đồng điện tử cho cơ quan nhà nước:

Bước 1 – Trích xuất hợp đồng từ hệ thống eContract: Trích xuất file hợp đồng điện tử gốc kèm thông tin ID, dấu thời gian và dữ liệu chứng thực.

Bước 2 – Chuyển đổi sang bản giấy theo Điều 8 Khoản 2: Thực hiện đúng quy trình chuyển đổi theo Khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử để bản giấy có giá trị pháp lý như bản gốc điện tử.

Bước 3 – Sử dụng dịch vụ dữ liệu từ Nền tảng quốc gia: Theo Điều 18, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước có thể tra cứu, xác minh thông tin hợp đồng trực tiếp trên Nền tảng thông qua ID – đây là cách xác thực nhanh và chính xác nhất trong quá trình thanh tra.

Hợp đồng lao động ký qua email, tin nhắn Viber hoặc Zalo có được công nhận theo Nghị định 337 không?

Không, hợp đồng lao động ký qua email, Viber hoặc Zalo không đáp ứng điều kiện của Nghị định 337 vì thiếu đồng thời ba yếu tố bắt buộc tại Điều 6 và Điều 7: không có chữ ký số từ tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực được cấp phép, không có dấu thời gian hợp lệ, và không có chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract – do đó không thể được gắn ID từ Nền tảng quốc gia.

Phân tích từng điều kiện bị thiếu:

1. Không có chữ ký số hợp lệ (Điều 6 Khoản 1a và Khoản 2c): Chữ ký số phải đến từ phần mềm ký số đáp ứng yêu cầu pháp luật giao dịch điện tử. Việc gõ tên trong email, chụp ảnh chữ ký tay hoặc nhắn tin “đồng ý” qua Zalo không đáp ứng yêu cầu này.

2. Không có dấu thời gian hợp lệ (Điều 6 Khoản 2c): Các bên phải sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo pháp luật về giao dịch điện tử. Dấu thời gian trong email và Zalo chỉ phản ánh thời gian thiết bị người gửi, không phải dịch vụ cấp dấu thời gian được cấp phép.

3. Không có chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract (Điều 7): Email và các ứng dụng nhắn tin không phải eContract được cấp phép, do đó không thể thực hiện chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định. Thiếu yếu tố này, hợp đồng không đáp ứng điều kiện hiệu lực theo Điều 7.

Hậu quả pháp lý thực tế:

Lưu ý thực tiễn: Trước Nghị định 337, nhiều doanh nghiệp dùng email xác nhận điều khoản tuyển dụng như hình thức thoả thuận tạm thời. Từ 01/07/2026 khi Nền tảng chính thức vận hành, doanh nghiệp nên chuyển toàn bộ quy trình giao kết hợp đồng mới sang eContract đủ điều kiện – đặc biệt trong giai đoạn onboarding nhân viên mới khi xác nhận điều khoản hợp đồng là bước pháp lý quan trọng nhất.

Sẵn sàng cho Hợp đồng Lao động Điện tử cùng SunFish HR

Trước những thay đổi mới từ Thông tư 08/2026/TT-BNV và Nghị định 337/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần một nền tảng đủ linh hoạt để vừa đảm bảo tuân thủ pháp lý, vừa tối ưu quy trình vận hành nhân sự.

SunFish HR hỗ trợ doanh nghiệp số hóa toàn diện quy trình quản lý tài liệu và ký kết nhân sự thông qua hệ thống Document Management & Digital Signature tích hợp. Doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, lưu trữ và chia sẻ tài liệu nhân sự tập trung trên cùng một nền tảng với khả năng phân quyền truy cập linh hoạt, tăng cường tính bảo mật cho các tài liệu quan trọng.

Đối với quy trình ký kết, SunFish HR hỗ trợ ký điện tử cho hợp đồng lao động, thư từ nhân sự, báo cáo và các quy trình phê duyệt nội bộ, giúp giảm đáng kể thời gian xử lý hồ sơ và hạn chế quy trình giấy tờ thủ công. Hệ thống còn hỗ trợ luồng phê duyệt tuần tự, tự động điền dữ liệu từ template và tích hợp xác thực bên thứ ba khi doanh nghiệp có nhu cầu tăng cường tính pháp lý và minh bạch của tài liệu.

Đặc biệt, với Digital Signature trên SunFish Mobile, người dùng có thể xem xét và ký tài liệu trực tiếp trên điện thoại — cho phép hoàn tất quy trình ký kết mọi lúc, mọi nơi, đặc biệt phù hợp với môi trường làm việc linh hoạt và doanh nghiệp có nhiều cấp phê duyệt.