Galenium Pharmasia Laboratories: Nuôi Dưỡng Sức Khỏe, Nâng Tầm Chất Lượng
PT Galenium Pharmasia Laboratories là nhà sản xuất và phân phối một loạt các sản phẩm chăm sóc sức khỏe, da và mỹ phẩm chất lượng cao. Bắt đầu từ một mô hình kinh doanh tại gia vào năm 1960 do Tiến sĩ Joesoef Bagindo Sutan và con trai ông, Eddy, sáng lập, công ty đã phát triển thành một doanh nghiệp quy mô quốc gia trong 30 năm qua, với nhà máy và cơ sở logistics rộng 20.000 m² tại Bogor cùng 850 nhân viên hỗ trợ sản xuất các sản phẩm chất lượng cao và phân phối tại Đông Nam Á, Trung Đông, châu Âu và Mỹ. Trong khi thương hiệu chăm sóc da trẻ em yêu thích của gia đình, Calendine, là sản phẩm chủ lực, công ty còn tiếp thị nhiều thương hiệu nổi tiếng khác như Clarite Laxacod, Laxadilac, Galpain, Selefit, Imunex và nhiều thương hiệu khác.
Cam kết với tiêu chuẩn chất lượng cao trong sản xuất và vận hành, Galenium Pharmasia Laboratories đã đạt được nhiều chứng nhận theo thời gian, bao gồm Sertifikasi Sistem Jaminan Halal (SJH) từ MUI, Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2018 và Hệ thống quản lý an toàn lao động ISO 45001:2018.
Sau nhiều năm gặp khó khăn với quy trình HR thủ công, đội ngũ HR của Galenium đã quyết định vào năm 2020 rằng đã đến lúc nâng tiêu chuẩn vận hành HR nội bộ cùng mức độ cao như các sản phẩm của họ.
Những Khó Khăn Của Galenium Với Quy Trình Quản Trị Thông Thường
Dù hoạt động trên phạm vi toàn quốc, với trụ sở chính tại Jakarta, nhà máy tại Bogor và nhiều văn phòng marketing ở các thành phố lớn trên khắp quần đảo, đội ngũ HR của Galenium vẫn dựa vào quy trình thủ công để quản lý nhân sự. Quản lý 850 nhân viên tại nhiều địa điểm khác nhau không phải là nhiệm vụ dễ dàng. Đội ngũ HR thường bị mắc kẹt trong một chu trình tốn thời gian: tìm hồ sơ nhân viên, lịch sử công việc hay file đánh giá hiệu suất, xác minh dữ liệu chấm công chính xác để đảm bảo thanh toán lương đúng, hay cố gắng đối chiếu các bộ dữ liệu khác nhau.
Cấu trúc tổ chức và hồ sơ nhân viên lỗi thời
Một trong những vấn đề khiến đội ngũ HR đau đầu là không thể có bức tranh rõ ràng và cập nhật về cơ cấu tổ chức và hồ sơ nhân viên. Quy trình thủ công khiến việc nắm bắt sơ đồ phòng ban, vị trí và nhân viên đảm nhận các vị trí đó trở nên khó khăn. Việc theo dõi bằng giấy về di chuyển nhân viên giữa các địa điểm, luân chuyển công việc, thăng chức, nghỉ việc và tìm lại các hồ sơ này sau đó càng làm tăng thêm áp lực. Không có hệ thống tập trung, việc cập nhật và tìm kiếm các thông tin cơ bản trở thành một nhiệm vụ gian nan.
Giám sát chấm công không đều & vấn đề thanh toán lương
Tác động thực sự của quản lý HR thủ công được cảm nhận rõ nhất trong mối liên hệ giữa chấm công và thanh toán lương. Ở Galenium, chấm công trực tiếp liên quan đến thanh toán lương, vì vậy việc theo dõi giờ vào và ra là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, do thiếu hệ thống tự động, đội ngũ HR thường gặp bảng chấm công không đều. Các vấn đề bao gồm dữ liệu không đầy đủ, không nhất quán hoặc thậm chí không có dữ liệu, khiến việc quyết định thanh toán lương trở nên khó khăn.
Vấn đề này càng rõ rệt với nhân viên nghỉ việc. Hồ sơ giấy, thiếu dữ liệu chấm công và giao tiếp chậm từ các địa điểm khiến HR khó xác định ngày nghỉ việc thực tế của nhân viên và liệu họ nên nhận lương đầy đủ hay chỉ một phần tháng. Hậu quả là chậm trễ và sai sót trong thanh toán lương.
Khó khăn trong việc truy xuất dữ liệu lịch sử cho đánh giá hiệu suất
Dù phải dành nhiều thời gian cho các công việc hành chính và vận hành HR cơ bản, đội ngũ HR của Galenium vẫn luôn cam kết với các đợt đánh giá hiệu suất hàng năm. Nhưng mỗi năm, họ lại gặp khó khăn trong việc tìm kiếm các file liên quan.
“Khi chúng tôi cần dữ liệu lịch sử làm cơ sở cho các cuộc thảo luận và đánh giá Quản lý Nhân tài, chúng tôi phải đi tìm các hồ sơ giấy trước. Điều này tốn thời gian. Đôi khi chúng tôi phát hiện chúng được lưu trữ trong kho, và đôi khi lại bị tiêu hủy.”
Tuyển dụng không phù hợp với nhu cầu
Một nguồn thất vọng khác của đội ngũ HR xuất phát từ việc không có sơ đồ tổ chức cập nhật, đồng nghĩa với việc họ cũng không nắm được bức tranh đầy đủ về các vị trí còn trống trong công ty. Vì vậy, việc lập kế hoạch nhân sự chính xác và tiến hành tuyển dụng nhắm đúng các vị trí cần thiết tại các địa điểm cần nhân lực gần như là bất khả thi. Đội ngũ HR hiếm khi nắm được yêu cầu nhân sự từ các quản lý, và khi có tuyển dụng, quá trình tìm kiếm, lọc hồ sơ và tuyển chọn nhân tài phù hợp thường mất rất nhiều thời gian.
Hành trình chuyển đổi quản trị nhân sự của Galenium
Suy nghĩ này đã trở thành tư duy của đội ngũ HR, và để giải quyết các vấn đề và khai thác tối đa tiềm năng của phòng HR, Galenium quyết định áp dụng một hệ thống HR tích hợp đầy đủ. Sau khi thuyết phục ban quản lý về sự thiếu hiệu quả trong cấu trúc hiện tại, họ bắt đầu tìm kiếm giải pháp và nhà cung cấp có thể tin cậy để số hóa toàn bộ quản lý HR và các sáng kiến chiến lược.
Với một tầm nhìn rõ ràng về những gì hệ thống HCM/HRIS của họ cần làm, Galenium đã khảo sát nhiều giải pháp để hiểu các tùy chọn và cách thức vận hành khác nhau. Cuối cùng, họ quyết định chọn SunFish của DataOn vì:
Galenium áp dụng phương pháp triển khai đã được chứng minh của DataOn, vốn được thiết kế để đảm bảo dự án triển khai đúng tiến độ và giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đầu tư HR đã đặt ra.
Trong suốt quá trình triển khai, Galenium phối hợp chặt chẽ với đội ngũ Solution Delivery của DataOn để xác định rõ các must-have và nice-to-have, đồng thời chủ động tham gia vào các giai đoạn thu thập – kiểm tra dữ liệu – đào tạo người dùng.
Nhờ sự hợp tác tích cực từ cả hai phía, Galenium đã go-live chỉ trong 3 tháng, vào tháng 12/2020.
Số Hóa Quản Trị Nhân Sự – Thay Đổi Cùng Thời Đại
Với SunFish, Galenium đã chuyển đổi toàn diện cách vận hành quản trị của mình. Doanh nghiệp hiện có một nền tảng HR tích hợp sâu, thống nhất, hỗ trợ toàn bộ cấu trúc và quy trình nhân sự, giúp quản trị minh bạch và đồng bộ cho hơn 850 nhân viên trên toàn quốc.
Đội ngũ HR đã vượt qua hoàn toàn các điểm nghẽn của quy trình thủ công: tuyển dụng kém hiệu quả, lưu trữ hồ sơ phức tạp, theo dõi chấm công tốn nhiều thời gian. Nhờ sở hữu công cụ mạnh mẽ và dữ liệu tập trung, họ loại bỏ được sự rời rạc trước đây, nâng cao năng suất trong mọi tác vụ quản trị, truy xuất dữ liệu tức thì cho việc ra quyết định, và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho nhân viên. Những giá trị mà họ cảm nhận rõ nhất gồm:
Dễ Dàng Xây Dựng Sơ Đồ Tổ Chức & Tuyển Đúng Vị Trí Cần Thiết
Nhờ SunFish, Galenium có thể tạo sơ đồ tổ chức đầy đủ và trực quan cho toàn công ty. Các cấp bậc, chức danh, nhân sự và địa điểm làm việc đều được gắn kết chặt chẽ với nhau. Điều này giúp họ nhìn rõ vị trí nào đã có người, vị trí nào đang trống — và tất cả được cập nhật theo thời gian thực khi có luân chuyển, thăng chức hoặc nghỉ việc.
Nhờ đó, kế hoạch nhân sự và tuyển dụng trở nên chính xác hơn bao giờ hết. Mục tiêu của đội ngũ quản trị là chỉ tuyển cho những vị trí nằm trong cơ cấu hoặc đang cần bổ sung — và với hệ thống tích hợp, họ đã đạt được điều đó.
Trước khi tuyển dụng, họ kiểm tra sơ đồ tổ chức để xem vị trí nào thật sự trống. Quy trình tuyển dụng cũng được chuẩn hóa:
– Bắt đầu bằng đề nghị kế hoạch nhân sự và quy trình phê duyệt
– Tiếp theo là yêu cầu tuyển dụng chi tiết (kỹ năng, tiêu chí sàng lọc, quy trình đánh giá, thời hạn xử lý)
– Bao gồm thông tin về kênh đăng tuyển, thời gian, chi phí, mức lương và phúc lợi
Khi được phê duyệt, quy trình tuyển chọn được tự động hóa, giúp HR theo dõi từng bước, đánh giá ứng viên xuyên suốt. Chat và chia sẻ tệp được tích hợp, tạo trải nghiệm mượt mà cho cả HR và ứng viên, đồng thời rút ngắn thời gian tuyển.
Tích Hợp Dữ Liệu Xuyên Suốt Các Phân Hệ
Điểm nổi bật lớn nhất của HRIS đối với Galenium là không còn nỗi lo thất lạc hay thiếu thông tin. Họ đã xây dựng một cơ sở dữ liệu duy nhất — nơi mọi thông tin nhân viên được truy cập nhanh chóng và đầy đủ.
Từ dữ liệu chấm công, thăng chức, luân chuyển, nghỉ việc liên kết trực tiếp với bảng lương, đến hồ sơ phục vụ đánh giá kết quả và kế hoạch phát triển — tất cả đều được tự động hóa và luôn sẵn sàng.
Việc tích hợp HRIS trở thành “đột phá” trong quản lý các giao dịch ảnh hưởng đến payroll. Chấm công được ghi nhận chính xác, liên kết với bảng lương giúp HR biết rõ ai vào – ra lúc nào, làm việc bao lâu, nghỉ phép hay nghỉ ốm. Họ dễ dàng phát hiện dữ liệu bất thường, bổ sung kịp thời trước kỳ lương, đảm bảo chi trả chính xác và minh bạch.
Một lợi ích lớn khác: khi một ứng viên được tuyển, mọi dữ liệu của họ sẽ tự động chuyển thành hồ sơ nhân viên chính thức.
Ví dụ:
– Thông tin cá nhân → Module Employee Information
– Vị trí trúng tuyển → Career & Organization
– Mức lương & thông tin thuế → Payroll & Employment Information
Giúp đội ngũ HR tiết kiệm thời gian và giảm tối đa sai sót.
Giúp Đội Ngũ Quản Trị Nhân Sự Của Galenium Làm Việc Hiệu Quả Và Tối Ưu Hơn
Nhìn chung, Galenium đánh giá rất cao hệ thống mới vì nó giúp họ thiết lập một chuẩn mực mới trong quản trị nhân sự. Nhờ tự động hóa và tích hợp toàn diện, họ đã loại bỏ được sự kém hiệu quả và thiếu minh bạch trước đây, nâng tầm năng suất, cải thiện chất lượng ra quyết định và mang đến trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên.
