Cập Nhật Thông Tư 08/2026/TT-BNV: Quy Định Chi Tiết Và Hướng Dẫn Thi Hành Một Số Điều Của Nghị Định Số 337/2025/NĐ-CP Về Hợp Đồng Lao Động Điện Tử

Từ ngày 01/7/2026, Thông tư 08/2026/TT-BNV chính thức có hiệu lực, thiết lập khung hướng dẫn kỹ thuật cho việc quản lý hợp đồng lao động điện tử trên phạm vi toàn quốc. Doanh nghiệp cần lưu ý hàng loạt quy định mới liên quan đến cấp mã định danh (ID) hợp đồng, sử dụng tài khoản VNeID, kết nối hệ thống eContract, quyền khai thác dữ liệu và thời hạn lưu trữ hồ sơ điện tử. Đồng thời, Thông tư cũng quy định các mốc thời gian chuyển tiếp quan trọng mà doanh nghiệp và nhà cung cấp dịch vụ cần tuân thủ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp những điểm đáng chú ý và lộ trình thực hiện để doanh nghiệp sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu pháp lý mới.

Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định về những vấn đề gì?

Thông tư 08/2026/TT-BNV là văn bản hướng dẫn kỹ thuật chính thức quy định chi tiết quy định chi tiết và hướng dẫn việc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID); cấp, khóa, mở khóa tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử; kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử; quản lý, sử dụng, khai thác Nền tảng hợp đồng lao động điện tử; dữ liệu và cập nhật, khai thác, lưu trữ, chia sẻ dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Thông tư được Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành ngày 15/5/2026, có hiệu lực từ 01/7/2026.

Nguyên tắc và cấu trúc mã định danh (ID) hợp đồng lao động điện tử

Nguyên tắc cấp ID theo Điều 4 Thông tư 08

Theo Điều 4 Thông tư 08, việc cấp ID tuân thủ 4 nguyên tắc:

• ID là duy nhất và không trùng lặp: Mỗi hợp đồng lao động điện tử khi được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử nếu đảm bảo quy định sẽ được cấp một ID duy nhất và không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng lao động điện tử nào khác.
• ID được cấp một lần, không thay đổi suốt vòng đời hợp đồng: ID được cấp một lần, không thay đổi cả trong trường hợp hợp đồng lao động điện tử được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Phụ lục, thông báo tạm hoãn, thông báo chấm dứt hợp đồng lao động điện tử được gắn ID của hợp đồng lao động điện tử đó.
• ID là mã quản lý dữ liệu của cơ quan nhà nước: Cơ quan nhà nước dùng ID làm mã quản lý dữ liệu số về hợp đồng lao động điện tử. 
  Quan trọng: Việc cấp ID đối với hợp đồng lao động điện tử không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung, thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử đã được các bên giao kết.
• ID được liên kết với các mã tra cứu: ID được liên kết với các mã hiển thị hoặc mã tra cứu (theo mã số đơn vị hành chính, mã định danh người lao động, mã số thuế của người sử dụng lao động) do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử xây dựng phục vụ nhu cầu khai thác dữ liệu nhưng các mã này không thay thế cho ID.

Cấu trúc mã định danh hợp đồng lao động điện tử (Điều 5 Thông tư 08)

ID hợp đồng lao động điện tử có cấu trúc cố định gồm 1 ký tự chữ + 12 ký tự số, tổng cộng 13 ký tự:

• Ký tự chữ (vị trí đầu tiên) – cho biết loại hợp đồng:
  • A: Là ký tự gán cho HĐLĐ điện tử giao kết từ 01/7/2026 qua eContract bảo đảm quy định tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
  • B: Là ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy
  • C: Là ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01 tháng 7 năm 2026.
• 12 ký tự số – cấu thành như sau:
  • 2 số đầu: 02 số cuối của năm hợp đồng lao động điện tử được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp ID (ví dụ: hợp đồng được cấp ID năm 2026 → “26”)
  • 10 số sau: Là dãy số tự nhiên được cấp ngẫu nhiên.

Ví dụ minh họa ID thực tế:

• A261234567890 → HĐLĐ điện tử mới giao kết năm 2026 qua eContract đủ điều kiện
• B260987654321 → HĐLĐ điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng giấy, cấp ID năm 2026
• C261122334455 → HĐLĐ điện tử đã giao kết trước 01/7/2026, nay được bổ sung lên Nền tảng

Quy trình đăng ký tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử bằng VNeID

Theo quy định tại Điều 7 Thông tư 08/2026/TT-BNV:

“1. Việc đăng ký tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của người sử dụng lao động, người lao động được thực hiện như sau:

a) Đăng ký tài khoản định danh điện tử theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử, sử dụng tài khoản định danh điện tử do Hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia (VNeID) cấp theo quy định của pháp luật để đăng nhập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử: người lao động sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân; người sử dụng lao động là tổ chức sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức, người sử dụng lao động là cá nhân sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân. Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức không đăng ký được tài khoản định danh tổ chức theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử thì đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

b) Nền tảng hợp đồng lao động điện tử khai thác trạng thái hiệu lực của tài khoản định danh điện tử do Hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia cung cấp.

c) Trường hợp tài khoản định danh điện tử của người sử dụng lao động, người lao động bị khóa hoặc thay đổi trạng thái theo quy định của pháp luật, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thực hiện việc điều chỉnh quyền truy cập, sử dụng tài khoản tương ứng trên cơ sở kết quả xác thực do Hệ thống định danh và xác thực điện tử cung cấp.

2. Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam; Sở Nội vụ; Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất; các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ; công chức, viên chức, người lao động của các cơ quan, đơn vị nêu trên được giao nhiệm vụ quản lý, vận hành, khai thác Nền tảng hợp đồng lao động điện tử sử dụng tài khoản do Bộ Nội vụ cấp.

3. Tổ chức, cá nhân khác thực hiện đăng ký tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều này.”

Vậy quy trình đăng ký tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được thực hiện qua tài khoản VNeID – hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia – theo 3 trường hợp khác nhau tùy loại đối tượng (Điều 7):

• Trường hợp 1 – Người lao động (cá nhân): Sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân do VNeID cấp để đăng nhập Nền tảng.
• Trường hợp 2 – Người sử dụng lao động là tổ chức: Sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức do VNeID cấp. Trường hợp tổ chức chưa đăng ký được tài khoản định danh tổ chức theo pháp luật định danh điện tử, có thể đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
• Trường hợp 3 – Người sử dụng lao động là cá nhân (hộ kinh doanh cá thể…): Sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân do VNeID cấp – tương tự người lao động nhưng với quyền truy cập của bên sử dụng lao động.

Cơ chế tự động điều chỉnh quyền truy cập và Khóa/Mở khóa tài khoản

Nền tảng khai thác trạng thái hiệu lực của tài khoản VNeID theo thời gian thực. Khi tài khoản định danh điện tử của người sử dụng lao động hoặc người lao động bị khóa hoặc thay đổi trạng thái theo quy định pháp luật, Nền tảng tự động điều chỉnh quyền truy cập tương ứng – không cần can thiệp thủ công.

Ý nghĩa thực tiễn: Nếu người đại diện pháp luật của doanh nghiệp bị khóa tài khoản VNeID (ví dụ do vi phạm pháp luật), tài khoản truy cập Nền tảng cũng bị điều chỉnh ngay lập tức. Doanh nghiệp cần chỉ định người đại diện thay thế và đảm bảo tài khoản VNeID của người này hoạt động bình thường để không bị gián đoạn hoạt động giao kết hợp đồng điện tử.

Theo Điều 8 Thông tư 08, tài khoản truy cập Nền tảng bị khóa trong các trường hợp:

• Theo đề nghị của chủ tài khoản;
• Tài khoản định danh điện tử (VNeID) của chủ tài khoản bị khóa;
• Sự kiện an toàn thông tin khẩn cấp gồm mọi trường hợp có nguy cơ gây mất bí mật, mất toàn vẹn, mất sẵn sàng của hệ thống, dịch vụ hoặc dữ liệu nếu không áp dụng biện pháp ngăn chặn ngay;
• Theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền;
• Các trường hợp khác theo quy định pháp luật.

Tài khoản được mở khóa khi không còn căn cứ khóa hoặc theo quyết định của cơ quan thẩm quyền. Thông báo về việc khóa, mở khóa tài khoản truy cập được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử gửi tự động cho chủ tài khoản theo địa chỉ thư điện tử hoặc số điện thoại do chủ tài khoản đăng ký khi truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Quy định về lưu trữ và quyền khai thác dữ liệu của Doanh nghiệp

Thời hạn lưu trữ dữ liệu hợp đồng (Điều 18 Khoản 3)

Dữ liệu về HĐLĐ điện tử, phụ lục hợp đồng và các văn bản điện tử liên quan trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt. Trường hợp người sử dụng lao động và người lao động giao kết nhiều hợp đồng lao động liên tục theo Điều 20 Bộ luật Lao động 2019 thì thời hạn 10 năm được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động cuối cùng.

Ý nghĩa với doanh nghiệp: Đây là thông tin quan trọng để HR lập kế hoạch quản trị hồ sơ nhân sự dài hạn. Dữ liệu hợp đồng không bị xóa tự động trong 10 năm – nhưng sau thời hạn này, doanh nghiệp cần có kế hoạch lưu trữ nội bộ bổ sung nếu cần thiết.

Quyền khai thác dữ liệu của người sử dụng lao động (Điều 16)

Theo Điều 16 Khoản 2, người sử dụng lao động được sử dụng tài khoản Nền tảng để:

• Khai thác và chia sẻ thông tin về HĐLĐ điện tử của mình.
• Thực hiện các báo cáo về lao động theo quy định pháp luật thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử (thay vì báo cáo thủ công như hiện nay).
• Khai thác các chức năng, dịch vụ được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cho phép.

Đồng thời, từ 1/7/2026, theo Điều 19 khoản 2, doanh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng lao động thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

2. Người sử dụng lao động có trách nhiệm báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động đã được sửa đổi năm 2025 thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. 

Điều khoản chuyển tiếp và Lộ trình thực hành cho Doanh nghiệp

Xử lý tình huống chuyển tiếp (Điều 24 Khoản 2)

• Tình huống 1 – eContract đã nộp hồ sơ nhưng chưa kết nối xong trước 01/7/2026: Nhà cung cấp eContract đã đảm bảo đủ điều kiện và gửi hồ sơ đến Bộ Nội vụ, nhưng đến 01/7/2026 chưa hoàn thành kết nối thì được tiếp tục cung cấp dịch vụ trong thời gian chờ. Chậm nhất 20/7/2026, Nhà cung cấp eContract phải hoàn thành việc kết nối eContract với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Hợp đồng giao kết trong giai đoạn chờ này có giá trị pháp lý đầy đủ và được cấp ID ngay sau khi hoàn thành kết nối.
• Tình huống 2 – Hợp đồng điện tử đã ký trước 01/7/2026: Hợp đồng lao động điện tử giao kết trước 01/7/2026 và được bổ sung lên Nền tảng sẽ được cấp ID áp dụng riêng cho hợp đồng cũ và được gắn ký tự C ở đầu mã ID.

Bảng tóm tắt lộ trình thực hành cho doanh nghiệp:

SunFish HR – Giải pháp quản lý tài liệu và chữ ký số cho doanh nghiệp chuẩn bị chuyển đổi số nhân sự

Trong bối cảnh Thông tư 08/2026/TT-BNV yêu cầu toàn bộ quy trình giao kết hợp đồng lao động điện tử phải đảm bảo chữ ký số hợp lệ, dấu thời gian và tính toàn vẹn dữ liệu, việc doanh nghiệp có một nền tảng HRM tích hợp sẵn năng lực ký số trở thành lợi thế cạnh tranh đáng kể trong giai đoạn chuyển đổi.

SunFish HR hỗ trợ doanh nghiệp số hóa quy trình quản lý hợp đồng lao động và tài liệu nhân sự với hệ sinh thái HRM tích hợp toàn diện, được tin chọn bởi hơn 2.000 doanh nghiệp hàng đầu Đông Nam Á. Thay vì xử lý thủ công qua email hoặc nhiều hệ thống rời rạc, doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ vòng đời nhân viên trên một nền tảng thống nhất.

Một số lợi thế nổi bật của SunFish HR:

• Ký số trực tiếp trên hệ thống & mobile: Ký duyệt tài liệu, thư nhân sự và hợp đồng mọi lúc, mọi nơi mà không cần rời khỏi nền tảng.
• Quản lý hợp đồng và tài liệu tập trung: Chia sẻ theo cá nhân, phòng ban hoặc toàn công ty với phân quyền linh hoạt về xem, chỉnh sửa và thời hạn truy cập.
• Quản lý biểu mẫu thông minh: Tự động điền dữ liệu nhân sự vào hợp đồng mẫu, kéo-thả vị trí chữ ký và tối ưu quy trình phê duyệt – loại bỏ việc theo dõi thủ công qua email.
• Tích hợp toàn bộ nghiệp vụ HR: Quản lý xuyên suốt từ tuyển dụng, onboarding, hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương, đánh giá hiệu suất đến phát triển nhân tài trên cùng một hệ thống.
• Phù hợp doanh nghiệp quy mô vừa và lớn: Hỗ trợ doanh nghiệp từ hàng trăm đến hàng nghìn nhân sự, đảm bảo tính mở rộng và vận hành đồng bộ.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị số hóa quản lý hợp đồng lao động và vận hành nhân sự?
Đăng ký demo SunFish HR ngay hôm nay để khám phá cách hệ thống giúp tối ưu quy trình ký số, quản lý tài liệu nhân sự và tự động hóa toàn bộ nghiệp vụ HR trên một nền tảng thống nhất nhé.

Lưu ý: Toàn bộ thông tin trong bài viết này được tổng hợp và biên soạn chỉ nhằm mục đích tham khảo, cung cấp thông tin chung cho cộng đồng doanh nghiệp và người dùng. Chúng tôi không chịu trách nhiệm pháp lý cũng như không có bất kỳ nghĩa vụ nào đối với các thiệt hại, rủi ro phát sinh (nếu có) của cá nhân hoặc tổ chức nào khi tự ý sử dụng thông tin này ngoài mục đích tham khảo nêu trên. Doanh nghiệp cần chủ động đối chiếu, cập nhật các văn bản pháp luật chính thức từ Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để áp dụng chính xác cho trường hợp cụ thể của mình.