Galenium Pharmasia Laboratories: Dari Struktur Organisasi Hingga Talent Management, SunFish Menyediakan Sebuah Sistem yang Terintegrasi
PT Galenium Pharmasia Laboratories bergerak di bidang farmasi dengan salah satu produk andalannya adalah bedak Caladine. Pabrik dan fasilitas logistik perusahaan berlokasi di Bogor, Jawa Barat, sementara kantor pusat (head office) berada di Jakarta Selatan, di Jalan Adityawarman No. 67. Kantor marketing tersebar di seluruh kota-kota besar di Indonesia. Saat ini, PT Galenium Pharmasia Laboratories memiliki kurang lebih 850 karyawan yang tersebar di berbagai lokasi operasional di seluruh Indonesia.
Sebagai perusahaan yang berkomitmen terhadap standar kualitas tinggi dalam produksi dan operasional, PT Galenium Pharmasia Laboratories telah memperoleh berbagai sertifikasi, termasuk Sertifikasi Sistem Jaminan Halal (SJH) dari MUI, Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2018, serta Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja ISO 45001:2018.
Setelah bertahun-tahun menghadapi tantangan dengan proses HR yang masih manual, tim HR Galenium akhirnya memutuskan untuk mengangkat standar operasional internal mereka ke level yang sama tingginya dengan standar kualitas produk yang mereka hasilkan.
Permasalahan HR yang Dihadapi Galenium
Meskipun beroperasi secara nasional dengan kantor pusat di Jakarta, pabrik di Bogor, dan kantor marketing di berbagai kota besar, tim HR Galenium masih mengandalkan proses manual dalam pengelolaan sumber daya manusia. Mengelola 850 karyawan yang tersebar di banyak lokasi bukan hal yang mudah. Tim HR kerap terjebak dalam siklus yang memakan waktu: mencari data dan riwayat karyawan, memastikan data absensi akurat untuk keperluan penggajian, hingga merekonsiliasi berbagai set data yang berbeda-beda.
Struktur Organisasi dan Data Karyawan yang Tidak Terupdate
Salah satu permasalahan utama yang dirasakan tim HR adalah ketidakmampuan untuk mendapatkan gambaran yang jelas dan terkini mengenai struktur organisasi serta data karyawan. Proses manual membuat sulit untuk mengetahui hierarki departemen dan posisi secara real-time. Pelacakan berbasis kertas untuk perpindahan lokasi, mutasi, promosi, dan pengunduran diri karyawan pun menambah kerumitan tersendiri. Tanpa sistem terpusat, memperbarui dan menemukan informasi dasar saja sudah menjadi pekerjaan yang melelahkan.
Absensi yang Tidak Termonitor dan Masalah Penggajian
Dampak nyata dari pengelolaan HR manual sangat terasa pada keterkaitan antara absensi dan penggajian. Di Galenium, absensi secara langsung memengaruhi pembayaran gaji, sehingga pencatatan jam masuk dan keluar karyawan menjadi hal yang sangat krusial. Sayangnya, tanpa sistem otomatis, tim HR kerap menghadapi data absensi yang tidak konsisten, tidak lengkap, bahkan tidak tersedia sama sekali. Situasi ini mempersulit proses pengambilan keputusan terkait penggajian. Masalah serupa juga terjadi ketika ada karyawan yang mengundurkan diri — tanpa visibilitas yang jelas atas catatan absensi dan komunikasi yang lambat dari lokasi, HR kesulitan menentukan tanggal efektif pengunduran diri dan apakah karyawan tersebut berhak atas gaji penuh atau sebagian. Akibatnya, keterlambatan dan kesalahan perhitungan pun sering terjadi.
Data Historis Sulit Diakses untuk Performance Review
Meski tenggelam dalam administrasi HR yang padat, tim HR Galenium tetap berkomitmen menjalankan performance review tahunan. Namun setiap tahunnya, mereka selalu kesulitan menemukan berbagai file yang dibutuhkan untuk proses tersebut.
"Ketika kami membutuhkan data historis sebagai dasar diskusi dan review Talent Management, kami harus mencari file fisiknya terlebih dahulu. Ini membutuhkan waktu. Kadang file-nya tersimpan di gudang, kadang sudah dimusnahkan."
Rekrutmen yang Tidak Sesuai Kebutuhan
Permasalahan lain yang muncul berkaitan langsung dengan ketidaktersediaan struktur organisasi yang terupdate — yang berarti tim HR pun tidak memiliki gambaran lengkap mengenai posisi-posisi yang kosong di perusahaan. Akibatnya, perencanaan tenaga kerja yang akurat dan rekrutmen yang tepat sasaran menjadi hampir mustahil untuk dilakukan. Tim HR jarang mengetahui permintaan penambahan karyawan dari para manajer, dan ketika proses rekrutmen akhirnya berjalan, waktu yang dibutuhkan untuk mencari, menyaring, dan merekrut kandidat yang tepat pun menjadi sangat panjang. SLA rekrutmen pun tidak terukur karena tidak adanya sistem yang memantau prosesnya.
Perjalanan Transformasi HR Galenium
Dengan visi yang jelas untuk meningkatkan efisiensi HR, Galenium memutuskan untuk mengadopsi sistem HR yang sepenuhnya terintegrasi. Setelah meyakinkan manajemen mengenai inefisiensi yang selama ini terjadi, tim HR mulai mengevaluasi berbagai solusi dan vendor yang dapat dipercaya untuk mendigitalisasi seluruh proses HR mereka. Setelah mengeksplorasi beberapa alternatif, Galenium akhirnya memilih SunFish dari DataOn karena modulnya yang lengkap dan mampu mengakomodir seluruh kebutuhan perusahaan — mulai dari absensi, payroll, manajemen performa, database karyawan yang terintegrasi dan terpusat, hingga modul training untuk pengembangan karyawan.
Galenium mengikuti metodologi implementasi terstruktur dari DataOn yang dirancang untuk memastikan kelancaran dan ketepatan waktu proses rollout. Bekerja sama erat dengan tim delivery DataOn untuk memetakan kebutuhan utama dan tambahan, serta aktif berpartisipasi dalam proses pengumpulan data, verifikasi, dan pelatihan — Galenium berhasil go live dalam waktu 3 bulan pada Desember 2021.
Digitalisasi HR – Sebuah Game Changer
Dengan SunFish, Galenium berhasil mentransformasi pengelolaan HR-nya secara menyeluruh. Kini seluruh proses HR ditopang oleh satu platform terintegrasi dengan fitur lengkap yang mendukung pengelolaan berbagai tugas dan inisiatif HR secara transparan untuk 850 karyawan yang tersebar di seluruh Indonesia.
Tim HR Galenium kini telah mengatasi berbagai kendala proses manual — mulai dari rekrutmen yang tidak efisien, pencatatan yang rumit, hingga pemantauan absensi yang melelahkan. Dengan alat manajemen yang lebih powerful dan insight berbasis data, tim mampu menghilangkan inefisiensi, meningkatkan produktivitas di seluruh fungsi HR, mengakses data kapan pun dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, serta memberikan layanan yang jauh lebih baik kepada karyawan.
Pemetaan Struktur Organisasi dan Rekrutmen Berbasis Posisi Vacant
Dengan SunFish, Galenium dapat memetakan seluruh struktur organisasinya secara komprehensif — menggambarkan hierarki, posisi, dan karyawan yang mengisinya di setiap lokasi dengan mudah. Hal ini memberikan gambaran transparan mengenai posisi yang sudah terisi maupun yang masih vacant. Setiap perubahan karir dan pengunduran diri karyawan secara otomatis memperbarui struktur organisasi, sehingga tim HR selalu memiliki gambaran real-time yang akurat.
Sebelum memulai proses rekrutmen, tim HR kini selalu merujuk pada posisi vacant di org chart terlebih dahulu. Tujuannya jelas: memastikan jumlah karyawan tidak melebihi pos-pos posisi yang telah ditetapkan dalam struktur organisasi. Proses rekrutmen itu sendiri pun kini jauh lebih terstruktur dan terstandarisasi — diawali dengan manpower plan request, dilanjutkan dengan proses seleksi bertahap yang termonitor, hingga onboarding kandidat terpilih. Fitur chat dan berbagi file mempermudah kolaborasi antara tim HR, manajer, dan kandidat, sehingga memperpendek durasi rekrutmen secara keseluruhan.
Integrasi Data di Seluruh Modul
Keunggulan terbesar penggunaan HRIS bagi tim HR Galenium adalah tidak perlu lagi khawatir soal data. Satu database terpusat berisi informasi karyawan yang lengkap kini dapat diakses kapan saja — mulai dari data absensi yang terhubung langsung ke payroll, riwayat promosi dan mutasi, data transaksi karyawan untuk performance review, hingga keterkaitan hasil evaluasi kinerja dengan rencana pengembangan. Semuanya terotomasi, selalu tersedia, dan mudah ditemukan.
Integrasi antara absensi dan payroll menjadi salah satu perubahan paling signifikan. Tim HR kini mengetahui secara pasti siapa yang masuk dan keluar pada waktu berapa, berapa lama bekerja, siapa yang cuti, sakit, dan sebagainya. Data yang logis dan konsisten ini menghilangkan faktor human error dalam perhitungan gaji, sehingga menghasilkan proses payroll yang lebih transparan, akurat, dan tepat waktu.
Efisiensi juga dirasakan dalam proses onboarding karyawan baru. Begitu seorang kandidat diterima, datanya secara otomatis masuk ke sistem sebagai karyawan aktif — data profil umum tersimpan di Modul Informasi Karyawan, data posisi diperbarui di modul Karir dan Organisasi, serta informasi gaji dan pajak langsung terupdate ke modul Payroll. Tidak ada lagi input manual yang berulang dan berisiko kesalahan.
HR Galenium Kini Bekerja Lebih Efektif dan Efisien
Secara keseluruhan, tim HR Galenium sangat merasakan manfaat dari sistem baru ini. Dengan memanfaatkan otomasi yang hadir dari sistem HRIS terintegrasi, mereka berhasil menghilangkan inefisiensi dan ketidaktransparanan yang selama ini menghambat, mencapai level produktivitas baru, meningkatkan kualitas pengambilan keputusan, serta memberikan pengalaman yang lebih baik bagi seluruh karyawan.
Karena SunFish dapat mengintegrasikan seluruh scope pekerjaan HR dalam satu platform, sistem ini sangat membantu tim HR untuk bekerja lebih efektif dan efisien. Dengan keyakinan penuh atas manfaat yang telah dirasakan, Galenium siap merekomendasikan SunFish HR kepada para praktisi HR di perusahaan lain.
